3. 2. Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечи­вающих функций, качество которой является определяющим фак­тором обоснованности принимаемого управленческого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике, информа­ционное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Коммуникация - это путь сообщения, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений и доводит их до работников организации. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из вза­имосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Руководитель, 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене и процес­сах принятия решений по функциям управления. Обмен инфор­мацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре ба­зовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи, или собирающее информацию, и передающее ее;

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с по­мощью символов;

3. Канал - средство передачи информации;

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация, и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сооб­щение и использовать канал для его передачи таким образом, что­бы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимо­связанные этапы следующие:

1. Зарождение идеи;

2. Кодирование и выбор канала;

3. Передача;

4. Декодирование.

Предлагается следующая классификация информации:

1. по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-тех­нического уровня производства, социального развития коллекти­ва, охраны окружающей среды и др.;

2. по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию сис­темы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечиваю­щей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсис­теме;

3. по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;

4. по изменчивости во времени - условно-постоянная и услов­но-переменная (недолговечная);

5. по способу передачи - спутниковая, электронная, телефон­ная, письменная и др.;

6. по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по зап­росу и принудительно в определенные сроки;

7. по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8. по стадии жизненного цикла объекта - по стадии страте­гического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;

9. по отношению объекта управления к субъекту - между организацией и внешней средой, между подразделениями внутри организации по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполни­телями, неформальные коммуникации.

Основные требования к качеству информации:

• своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью);

• достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров предприятия и конкурентов и т.д.);

• адресность;

• правовая корректность информации;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность информации.

Организация массива информации. Информационный мас­сив - это упорядоченная по определенным признакам совокуп­ность всех видов информации, используемой органами для выра­ботки управляющих воздействий.

Цель создания массива информации - повысить эффектив­ность управления за счет рациональной систематизации инфор­мации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

• наиболее полное удовлетворение информационных потреб­ностей органов управления на всех уровнях;

• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

• предохранение информации от искажений;

• защиту от несанкционированного доступа к информации.

Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источни­ков до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее про­хождения и обеспечить рациональный обмен информацией меж­ду органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (нали­чием источника и потребителя информации), режимом (регламен­том) передачи от источника до потребителя и объемом передава­емой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации - количественная характеристика, изме­ряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).

Объем информации используется для определения информа­ционной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспе­чения является организация технологического процесса перера­ботки информации с помощью новых информационных техноло­гий (НИТ).

Новые информационные технологии включают:

• новые технологии коммуникаций на основе локальных и рас­пределительных сетей ЭВМ;

• новые технологии обработки информации на основе персо­нальных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

• технологии, исключающие бумагу как основной носитель ин­формации;

• новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, сис­тем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленчес­кую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информаци­онно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню их функций, а именно:

Общая обработка документов, их верификация и оформление;

Локальное хранение документов;

Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом;

Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;

Электронная почта;

Персональная обработка данных;

Составление, воспроизведение и полиграфическое раз­множение документов;

Объединение электронной и вербальной коммуникации;

Обмен информацией между базами данных;

Ввод данных или форм;

Ведение персональных баз данных;

Генерация отчетов по обработке данных;

Управление ресурсами;

Контроль исполнения;

Управление личным временем;

Контроль автоматической корреспонденции;

Поддержка технического и профессионального инструк­тажа служащих;

Передача данных;

Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

Обеспечение стилистического качества документов;

Моделирование решений и имитация их принятия, ин­формационная поддержка принятия решений;

Автоматизированное обучение;

Служба консультаций;

Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

Обмен локальной и персонализированной информацией;

Служба видеотекста;

Обмен и интеграция программных средств;

Перенос документов с одного носителя на другой;

Полиграфическое оформление документа;

Телефонные и телевизионные совещания;

Групповой контакт через терминалы.

На основе рассмотренных требований методика проектирова­ния системы менеджмента должна определять:

• задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

• исполнителей задач;

• информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;

• режим передачи информации, используемой в решении уп­равленческих задач;

• объемы поступающей органам управления информации в со­ответствии с составом решаемых задач;

• порядок и формы представления информации, необходимой для управления;

• время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;

• задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.