Поля подстановки

На этом шаге мы рассмотрим еще один инструмент, используемый для создания шаблонов.

Поле подстановки - это специальный код для вызова одной из сервисных функций. В момент актуализации документа вызывается указанная функция и на место поля подставляется реальное значение, возвращаемое этой функцией. Под актуализацией документа следует понимать получение печатной копии (или ее просмотр на экране). Например, если в документ вставлено поле Дата печати, на каждой распечатке документа вместо этого поля будет появляться текущая дата.

Примечание. Для того чтобы при печати выполнялась актуализация (обновление) полей, следует в разделе Печать диалогового окна команды Параметры из меню Сервис установить опцию обновлять поля:

Рис.1. Установка опции обновлять поля

Чтобы вставить поле подстановки, необходимо разместить курсор ввода в позиции вставки, а затем выполнить следующую последовательность действий:

• активизируйте команду Поле из меню Вставка, вследствие чего откроется диалоговое окно для вставки поля, изображенное на следующем рисунке:

Рис.2. Диалоговое окно вставки поля

• в поле Категории укажите тип вставляемого поля, а в поле Свойства поля введите имя поля подстановки;

• в завершение нажмите кнопку ОК.

Word помещает вставленное поле в специальные фигурные скобки, которые отделяют его от текста документа. Поля можно вставлять в документ с помощью команды Вставка | Поле или комбинации клавиш Ctrl+F9. В последнем случае в документе на месте курсора ввода появляются фигурные скобки, между которыми можно ввести с клавиатуры имя поля подстановки и его параметры, не используя меню Вставка. Этот способ позволяет быстрее достигать результата. Однако ввод фигурных скобок с клавиатуры является ошибкой. Содержимое скобок не будет рассматриваться как поле подстановки.

Основные операции с полями подстановки

На этом шаге мы перечислим основные операции, которые можно выполнять над полями подстановки.

Отображение полей на экране. Word предоставляет в распоряжение пользователей около 60-ти стандартных полей. Каждое поле подстановки может отображаться на экране либо в виде кода поля, либо в виде результата подстановки, то есть значения поля. Код поля заключается в фигурные скобки, а значение поля - нет.

Рис.1. Различные представления значения поля подстановки

Чтобы изменить способ представления поля подстановки, следует установить курсор ввода в этом поле и нажать комбинацию клавиш Shift + F9. Просмотреть коды полей позволяет команда Коды/значения полей контекстного меню, которое открывается вследствие щелчка правой кнопкой мыши на поле или с помощью комбинации клавиш Shift + F10.

Способ представления полей во всем документе изменяется при нажатии клавиш Alt + F9 или вследствие включения/выключения опции коды полей в разделе Вид диалогового окна Сервис | Настройка. Если данная опция устаноыена, в документе отображаются коды полей, в противном случае - значения полей:

Рис.2. Опция коды полей

Обновление значения поля. В процессе обработки документа значения некоторых полей изменяются, например значения полей Время и Дата. Чтобы привести значение поля в соответствие с "текущим моментом", то есть обновить, необходимо разместить в нем курсор ввода и нажать клавишу F9. Для обновления значения поля можно использовать также команду Обновить поле из контекстного меню (смотри рисунок 1).

Примечание. Обновление значения осуществляется независимо от способа представления поля, но увидеть результат можно только в том случае, если поле находится в режиме отображения значения. Изменение способа представления выполняется с помощью комбинации Shift + F9 или команды контекстного меню.

Удаление поля. Чтобы удалить поле, нужно полностью выделить его, включая фигурные скобки, и клавишу Delete.

На следующем шаге мы вернемся к примеру и поместим в создаваемый шаблон дату.

Пример создания нового шаблона (и еще продолжение). Вставка поля даты

На этом шаге мы вернемся к нашему примеру создания шаблона и вставим в него поле даты.

Для вставки даты в текст документа предназначены следующие поля подстановки:

• Date - дата;

• CreateDate - дата создания;

• PrintDate - дата печати;

• SaveDate - дата сохранения.

Рис.1. Различные функции вставки даты

При вставке даты в шаблон документа можно использовать команды Дата и время и Поле из меню Вставка. Рекомендуется выполнять вставку даты с помощью команды Поле, поскольку эта команда позволяет не только вставлять в шаблон поле даты, но и задавать формат даты в соответствии с установленными требованиями. Вставка поля даты в документ выполняется следующим образом:

• установите курсор ввода в позиции вставки реквизита дата;

• вызовите команду Поле из меню Вставка и в поле списка Категории выберите значение Дата и время;

• поскольку на большинстве документов ставится дата их печати, в поле списка Поля выберите значение PrintDate и в списке Формат даты выберите требуемое отображение даты:

Рис.2. Выбор формата даты

• нажмите кнопку OK.

Если по каким-то причинам возникла необходимость отредактировать формат даты, то это можно сделать следующим образом (допустим, нужно, чтобы день и месяц отображались двумя символами):

• переключитесь в режим отображения кода подстановки, воспользовавшись, например, контекстным меню;

• после слова PRINTDATE введите dd.MM.yyyy:

Рис.3. Отредактированный формат даты

Поскольку выбранная функция поля оперирует с датой печати, а шаблон еще ни разу не был распечатан, дата печати будет представлена в тексте в виде последовательности нулей. При выводе на печать текущая дата будет внесена в документ автоматически.

Рис.4. Поле даты в режиме отображения значения

Вставляемая таким образом дата представляет собой поле подстановки, которое можно форматировать обычным образом. Если форматируется результат поля, его параметры могут измениться при обновлении. Чтобы сохранить форматирование даты, необходимо перейти в режим просмотра кодов полей, выделить код поля даты и щелкнуть на кнопках и , поскольку реквизит дата в документах, созданных на общих бланках предприятий, выделяется подчеркиванием.

В завершение создания шаблона бланка нужно обозначить позиции для реквизитов индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа и место составления или издания. Для этого после поля даты следует вставить символ номера, а затем вставить поля формы для ввода перечисленных реквизитов.

Рис.5. Результат вставки поля даты в шаблон