2.6 Поиск и замена данных.

Чтобы найти некоторую текстовую строку или число, необходимо:

• в меню Правка выбрать пункт Найти;

• в поле Что диалогового окна Найти указать, что необходимо найти;

• для того, чтобы Microsoft Excel учитывал при поиске регистр символов (нижний – строчная буква, верхний – прописная), введенных в поле Что, следует установить флажок Учитывать регистр;

• для того, чтобы Microsoft Excel искал только те ячейки, все содержимое которых отвечает шаблону поиска, следует установить флажок Ячейка целиком;

• в поле Просматривать необходимо выбрать направление поиска по срокам или по столбцам;

• в поле Область поиска следует выбрать формулы, значения или примечания (поиск будет вестись только в указанных компонентах ячеек);

• щелкнуть кнопку Найти далее (после чего будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска);

• для поиска следующего фрагмента, отвечающего условиям, повторно щелкнуть кнопку Найти далее;

• для замены выделенных символов необходимо щелкнуть кнопку Заменить, после чего появится диалоговое окно Заменить.

Команда Заменить меню Правка аналогична команде Найти, но она позволяет найденные данные заменять на другие. В поле Что следует указать, что нужно искать, а в поле Заменить на указать, на что необходимо заменить найденный фрагмент. После нажатия кнопки Найти далее будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска. Для его замены следует щелкнуть кнопку Заменить.

2.7 Работа с базами данных.

С помощью Microsoft Excel можно создавать и обрабатывать базы данных. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и адреса абонентов.

Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые образуют записи.

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные.

В поле списка Сортировать по выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.

п

Рис. 38. Сортировка данных

о убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

При выполнении характерных для баз данных операций, таких как поиск, сортировка, подведение итогов, Microsoft Excel автоматически рассматривает таблицу как базу данных.

При просмотре, изменении, добавлении и удалении записи в базе данных, а также при поиске записей по определенному критерию удобно использовать формы данных. При обращении к команде Форма меню Данные Microsoft Excel считывает данные и создает диалоговое окно формы данных. В форме данных на экран выводится одна запись. При вводе или изменении данных в полях этого окна изменяется содержимое соответствующих ячеек базы данных.

Для использования форм данных таблица должна иметь имена столбцов. Имена столбцов становятся именами полей в форме данных. Поле соответствует каждому столбцу таблицы. Форма данных автоматически раскрывается так, чтобы вывести на экран сразу все поля в данной таблице, до 32 полей за один раз. С помощью полосы прокрутки можно прокручивать записи базы данных. Позиция выведенной записи указывается в верхнем правом углу. Передвигаться по полям формы можно с помощью мыши и клавиш Tab (вниз), Shift+Tab (вверх). В правой части окна расположены следующие кнопки.

Добавить – очищает поля для ввода новой записи базы данных. Если снова щелкнуть кнопку Добавить, то введенные данные будут добавлены, как новая запись, в конец базы данных.

Удалить – удаляет выведенную запись, другие записи базы данных сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены.

Вернуть – восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, удаляя сделанные изменения. Чтобы восстановить запись, необходимо сделать это перед нажатием клавиши Enter или перед переходом к другой записи.

Назад – выводит предыдущую запись в списке. Если был определен критерий с помощью кнопки Критерии, то кнопка Назад выведет предыдущую запись из тех, которые удовлетворяют заданному критерию.

Далее – выводит следующую запись базы данных.

Критерии – очищает поля перед вводом критериев сравнения с операторами сравнения для поиска необходимого подмножества записей.

Правка – служит для выхода из режима ввода критериев. Доступна только после нажатия кнопки Критерии.

Очистить – удаляет существующий критерий из окна диалога. Доступна только после нажатия кнопки Критерии.

Закрыть – закрывает форму данных.

Для добавления записи к базе данных необходимо:

• выделить ячейку в таблице, к которой следует добавить запись;

• в меню Данные выбрать команду Форма;

• щелкнуть кнопку Добавить;

• заполнить поля новой записи;

• для перемещения к следующему полю нажать клавишу Тab;

• после ввода данных нажать клавишу Enter для добавления записи;

• после добавления всех необходимых записей, щелкнуть кнопку Закрыть.

Новые записи будут добавлены в конец базы данных.

Критерии бывают двух типов.

• Критерии вычисления – это критерии, которые являются результатом вычисления формулы. Например, диапазон критериев =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21) выводит на экран строки, имеющие в столбце F значения большие, чем среднее значение величин в ячейках F7:F21. Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА. При фильтрации будут доступные только те строки, значения которых будут придавать формуле значения ИСТИНА.

• Критерии сравнения – это набор условий для поиска, используемый для извлечения данных при запросах по примеру. Критерий сравнения может быть последовательностью символов (константой) или выражением (например, Цена > 700).

Для поиска с помощью формы данных записей, отвечающих критерию, необходимо:

• выделить ячейку в таблице;

• в меню Данные выбрать команду Форма;

• щелкнуть кнопку Критерии;

• в полях редактирования ввести критерии для поиска данных;

• для вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Далее;

• для вывода на экран предыдущей записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Назад;

• для поиска записей в списке по другим критериям щелкнуть кнопку Критерии и ввести новые критерии;

• по окончанию щелкнуть кнопку Закрыть.

Чтобы снова получить доступ ко всем записям таблицы, необходимо щелкнуть кнопку Критерии, а затем – кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное подмножество данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр пункта Фильтр меню Данные.

Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов (рис.39). С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Цена выбрать 99 грн., то будут выведены только записи, у которых в поле Цена содержится значение 99 грн.

Рис. 39. Пример использования команды Автофильтр

Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно Пользовательский автофильтр (рис.40). В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа – выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону – значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий. Например, в окне на рис.40 введены условия для вывода записей по изделиям с ценой больше 99 грн. И меньше 187 грн.

Для вывода нескольких записей с самым большим или самым малым значением по любому полю следует в скрытом списке поля выбрать пункт Первые 10. В диалоговом окне Наложение условия по списку в первом поле со счетчиком необходимо выбрать количество записей, а в поле справа выбрать – наибольших или наименьших.

Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.

Рис. 40. Окно Пользовательский автофильтр

Команда Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные с использованием диапазона критериев для вывода только записей, удовлетворяющих определенным критериям (рис.41). При повторной фильтрации будут просматриваться все строки, и скрытые, и открытые. Значение переключателей и полей окна Расширенный фильтр следующие:

Рис. 41. Окно Расширенный фильтр

Фильтровать список на месте – переключатель, скрывающий строки, которые не удовлетворяют указанному критерию;

скопировать результат в другое место – копирует отфильтрованные данные на другой рабочий лист или на другое место на этом же рабочем листе;

Исходный диапазон – поле, определяющее диапазон, который содержит список, подлежащий фильтрации;

Диапазон условий – поле, определяющее диапазон ячеек на рабочем листе, который содержит необходимые условия;

Поместить результат в диапазон – поле, определяющее диапазон ячеек, в который копируются строки, удовлетворяющие определенным условиям; это поле активно только в том случае, если выбран переключатель скопировать результат в другое место;

Только уникальные записи – переключатель, который выводит только строки, удовлетворяющие критерию и не содержащие неповторяющихся элементов. Если диапазон критериев не определен, то в этом случае все строки списка, содержащие дубликаты, будут скрыты.

Для установления сложных критериев необходимо:

• вставить несколько строк в верхней части рабочего листа;

• в одном из вставленных пустых строк ввести имена столбцов, по которым следует отфильтровать таблицу;

• при использовании критериев сравнения, имена критериев должны быть идентичны именам столбцов, которые проверяются;

• в строках, расположенных под строкой с именами проверяемых столбцов, ввести критерии, которым должны соответствовать ячейки проверяемых столбцов;

• выбрать в меню Данные пункт Фильтр, затем – Расширенный фильтр, и в диалоговом окне ввести условия фильтрации.

Рис. 42. Образец применения команды Расширенный автофильтр

Для объединения критериев с помощью условного оператора И следует указать критерии в одной и той же строке, а для объединения критериев с помощью условного оператора ИЛИ следует ввести критерии в разных строках. Например, диапазон критериев на рис.42 выводит на экран все записи, имеющие в столбце Цена значения больше 50 и меньше 200.

После использования команд Автофильтр или Расширенный фильтр, таблица переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команд Microsoft Excel влияют только на видимые ячейки. После применения фильтра для вывода только нужных строк, можно скопировать полученное подмножество данных в другое место для дальнейшего анализа.

Чтобы снова вывести все записи следует в меню Данные выбрать пункт Фильтр, затем пункт Отобразить все.