- •Тема 11. Узагальнення та оформлення контрольно-ревізійної інформації
- •1. Предмет і мета документування контрольних заходів та їх результатів
- •2. Оформлення матеріалів контрольних заходів
- •3. Узгодження і підписання матеріалів контролю
- •4. Реалізація результатів контрольних заходів і застосування процедури відповідальності за допущені фінансові порушення
- •5. Контроль за станом усунення виявлених порушень і виконанням вимог контролюючого органу
2. Оформлення матеріалів контрольних заходів
Документування контрольних заходів та їх результатів за змістом і формою зводиться до складання робочих, офіційних, додаткових і супровідних документів.
Робоча документація становить неофіційні (чернеткові) записи, в яких службова особа, яка здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію, з метою подальшої її опрацювання. Ці записи здійснюються лише з метою забезпечення складання офіційної документації і тому після завершення контрольного заходу робоча документація знищується особою, яка безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують її зберігання.
Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контролю і становить обов’язкові для складання документи. Це акти, довідки та протоколи.
У складанні акта чи довідки суб’єкти державного фінансового контролю самостійно встановлюють критерії формування структури офіційної документації, дотримуючись уніфікованого підходу, суть якого полягає в умовному поділі документа на такі частини:
вступну, в якій повністю або часткового зазначаються такі дані: підстава для здійснення контрольного заходу; тема контрольного заходу; назва суб’єкта господарювання, який підлягав контролю, місце його розташування та загальні відомості про нього; дати початку і закінчення контрольного заходу; період, який підлягав дослідженню під час контрольного заходу; перелік службових осіб, що його здійснювали;
констатуючу, в якій зазначається зміст, характер і результати контрольного заходу. Констатуюча частина може бути розділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процесами контрольного заходу.
Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід’ємною частиною офіційних матеріалів контролю і становить оформлену як додатки (найчастіше у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовано в акті, довідці чи протоколі.
Супровідна документація – це передусім листи та інформації, складені за результатами контрольних заходів (листування з органами державної влади, зокрема з правоохоронними органами, органами місцевого самоврядування, суб’єктами господарювання і громадянами, з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу; внутрішні документи суб’єктів державного фінансового контролю щодо розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).
У складанні офіційної та супровідної документації потрібно дотримуватися таких принципів викладення інформації:
об’єктивність і обґрунтованість;
чіткість, лаконічність і доступність;
повнота, комплексність і системність.
За результатами контрольних заходів, здійснених органами ДКРС, найчастіше складається акт ревізії (довідка перевірки). Вимоги до їх змісту закріплено в Методичних рекомендаціях з питань документування органами державної контрольно-ревізійної служби ревізійних дій та їх результатів, затверджених наказом ГоловКРУ України від 29.12.2000 № 110. Зокрема акт (довідка) обов'язково має складатися з таких частин:
вступна;
описова;
підсумкова.
Вступна частина акта ревізії (довідки перевірки) повинна містити такі дані:
дату акта ревізії (довідки перевірки). Під зазначеною датою мається на увазі дата підписання акта (довідки) посадовими особами органу ДКРС, що проводили ревізію (перевірку);
номер акта ревізії (довідки перевірки) – присвоюється під час реєстрації його у відповідному органі ДКРС;
назву місця проведення ревізії (перевірки);
назву акта (довідки) – зазвичай, повинна відображати тему ревізії (перевірки);
підставу для проведення ревізії (перевірки);
повну і скорочену назву об'єкта контролю відповідно до установчих документів (положення);
склад ревізійної групи (із зазначенням дати і номера посвідчення на проведення ревізії);
період, за який перевірялася фінансово-господарська діяльність об'єкта контролю;
дата початку і закінчення ревізії (перевірки) – визначається згідно з відповідними посвідченнями;
прізвища та ініціали посадових осіб, які відповідали за фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю впродовж періоду ревізії (перевірки);
дані про категорію ревізії (перевірки) – комплексна, тематична, зустрічна тощо;
юридичну адресу об'єкта контролю із зазначенням його основних реквізитів, дійсних на момент ревізії (перевірки);
коротко дані про дату, виконавців і тему попередньої ревізії (перевірки).
Інформацію про об'єкт контролю, як-от дані про відкриті в установах банків розрахункові (поточні) рахунки, статутні положення, виробничо-фінансові показники тощо, доцільно зазначити в додатках до основного акта ревізії (довідки перевірки) за підписами керівника чи одного з членів ревізійної групи від однієї сторони та головного (старшого) бухгалтера чи іншого головного спеціаліста об'єкта контролю – від другої.
Описова частина акта ревізії (перевірки) повинна містити повний, систематизований виклад виявлених фактів порушень і вад і пов'язаних з ними суттєвих обставин, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень за результатами ревізії (перевірки).
Описи виявлених фінансових порушень викладаються: в бюджетних установах, зазвичай, в порядку, що відповідає черговості кодів бюджетної класифікації, а в суб'єктів підприємницької діяльності – згідно з переліком питань програми ревізії чи перевірки.
Описова частина акта (довідки) ревізії (перевірки) повинна відповідати таким вимогам:
а) об'єктивність і обґрунтованість інформації;
Відображені в акті (довідці) факти повинні бути результатом ретельно проведеної перевірки, забезпечувати правомірність висновків про невідповідність чинному законодавству здійснених посадовими і матеріально-відповідальними особами об'єкта контролю фінансових операцій та інших фінансово-господарських дій.
За кожним виявленим ревізійними діями фактом порушення в акті ревізії (довідці перевірки) необхідно:
зазначити дані про метод ревізійних дій за ступенем охоплення первинних документів (суцільний, вибірковий) із вказівкою основних видів перевірених документів;
чітко викласти зміст порушення з покликанням на конкретні статті і пункти законодавчих та інших нормативних актів; спосіб його вчинення; період фінансово-господарської діяльності, до якого це порушення належить. Покликання на підзаконні акти наводяться лише у випадках, якщо законом відповідна норма не встановлена;
зазначити первинний документ бухгалтерського обліку, бухгалтерські проведення відображення відповідних операцій у регістрах і облікових документах та інші докази, що вірогідно підтверджують наявність факту порушення. Після викладення в акті (довідці) кожного факту порушення необхідно зазначити, які документи (належно засвідчені їх копії) додаються на підтвердження цього факту;
оцінити кількісні та сумарні розбіжності звітних і фінансово-економічних показників за даними об'єкта контролю та фактичними даними, встановленими під час ревізії (перевірки); навести розрахунки розміру наслідків порушень (суми зайво виплаченої зарплати, заниження бази оподаткування тощо). Зазначені розрахунки можуть бути внесені до акта ревізії (довідки перевірки) або наведені в складі додатків до них.
Не допускається внесення до акта (довідки) різного роду висновків, пропозицій, не підтверджених ревізійними діями даних, суб'єктивних припущень ревізорів, а також юридичної кваліфікації (оцінки) дій посадових осіб об'єкта контролю.
Наприклад, ревізорам треба чітко усвідомити, що неефективне використання бюджетних коштів не є бюджетним правопорушенням.
Такий висновок обумовлений тим, що нині законодавчо не визначено конкретних норм, недотримання яких можна було б вважати неефективним використанням бюджетних коштів.
З огляду на зазначене вище, «неефективне використання бюджетних коштів» доцільно трактувати не лише як операцію з їх обігу, а як оцінку того, що бюджетні кошти не були витрачені раціонально та економно.
Оскільки така оцінка є суб’єктивною (бо ревізор одноосібно визначає критерії і оцінює наслідки фінансово-господарських операцій) неприпустимим є внесення до актів ревізій і перевірок, що є двосторонніми документами, такої оцінки діяльності розпорядника чи одержувача бюджетних коштів.
Записи про те, що бюджетні кошти використано неефективно, можна робити лише в інформаціях, підготовлених за результатами контрольних заходів (листах-вимогах до об’єктів контролю, інформаціях на адресу органів влади і правоохоронних органів).
Навіть у цих інформаціях доцільно робити певні застереження такій оцінці використання бюджетних коштів, наприклад: «на нашу думку, зазначене свідчить про неефективне використання бюджетних коштів у сумі ...».
З метою обґрунтування в інформаціях за результатами контрольних заходів правомірності записів про наявність ознак неефективного використання бюджетних коштів у актах відповідних ревізій і перевірок обов’язково має бути задокументовано не лише факт бюджетного правопорушення, а і його наслідок.
Наприклад, у нецільовому використанні бюджетних коштів потрібно зазначити, які цілі не профінансовано або профінансовано не в повному обсязі і на яку суму.
У разі порушення законодавства про державні закупівлі в акті ревізії (перевірки) бажано зазначити вартість фактично придбаних товарів (робіт, послуг) та їх середню (або експертну) вартість у регіоні під час здійснення господарської операції.
З аналогічною метою в актах доцільно також документувати: вартість тієї кількості товарів, яка може бути застосована за своїм основним призначенням у терміни, обумовлені сертифікатами якості; інфляційні втрати на суму дебіторської заборгованості понад встановлений законодавством термін; суми фінансових санкцій, сплачених на суму кредиторської заборгованості або внаслідок порушення порядку ведення бухгалтерського обліку; видатки, проведені в сумах, менших за мінімальну потребу для реалізації визначеної цілі, через що вони не забезпечують надання необхідних послуг, тощо.
б) повнота, комплексність і системність викладу в акті (довідці) всіх суттєвих обставин, які стосуються справи;
Кожний встановлений факт порушення потрібно всебічно перевірити для повного з'ясування його суті.
В акті (довідці) повинно забезпечуватися відображення всіх суттєвих обставин, що належать до виявлених порушень, наприклад інформація про джерела оплати здійснених витрат, ринки придбання і збуту продукції (робіт, послуг), правильність і повнота відображення господарських операцій в обліку тощо.
У викладенні в акті (довідці) порушення необхідно зазначити, за чиїм розпорядженням здійснено дії чи операції, які призвели до цього порушення (номер і дата наказу, листа, резолюції тощо).
Виявлені в процесі ревізії (перевірки) порушення повинні бути згруповані за ознаками їх однорідності. Такими ознаками, зокрема, можуть бути:
конкретна норма закону чи підзаконного акта;
період вчинення порушень;
вид фінансово-господарської операції;
посадова особа, яка вчинила порушення.
Якщо ревізією (перевіркою) встановлено більше десяти однорідних порушень, їх рекомендується викласти в окремих відомостях, таблицях або розрахунках, які треба долучити до акта (довідки) на правах додатків за підписами керівника чи одного з членів ревізійної групи, з однієї сторони, та керівника і головного (старшого) бухгалтера чи іншого головного спеціаліста об'єкту контролю – від другої. В акті (довідці) докладно описується не менше трьох найбільш характерних і значущих прикладів порушень, зазначається загальна сума спричинених цим видом порушень збитків і робиться покликання на відповідний додаток. Однак ця рекомендація не поширюється на ревізії, що проводяться за дорученнями правоохоронних органів, за яких в акті треба описувати всі факти встановлених порушень.
У разі відсутності або незадовільного ведення об'єктом контролю бухгалтерського обліку, цей факт фіксується в описовій частині акта (довідки) із зазначенням передбачених чинними нормативними актами конкретних документів, відсутніх на момент ревізії (перевірки) або які перебувають у незадовільному стані.
в) чіткість, лаконічність і доступність викладу;
Під час складання акта (довідки) треба дотримуватися точності, зрозумілості описів виявлених порушень, що унемовживлювало б подвійне тлумачення наведених фактів і, мірою можливості, було б доступним для осіб, які не мають спеціальних знань з питань бухгалтерського обліку. Не допускається переобтяження описової частини акта викладом фактів, що не стосуються виявлених порушень.
Підсумкова частина акта (довідки) містить такі відомості:
кількість складених примірників акта (довідки);
прізвище, ініціали та підписи керівника ревізійної групи (ревізора) або всіх її членів;
прізвище, ініціали та підписи керівника і головного (старшого) бухгалтера або особи, на яку покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку;
дані (дата, прізвища) про ознайомлення, у разі потреби, з актом (довідкою) інших відповідальних (у тому числі – колишніх) працівників перевіреного об'єкта, що підтверджуються підписами;
дані (дата, прізвища, посада) про надання примірника акта (довідки) керівництву об'єкта контролю або в його канцелярію, що підтверджуються підписами або відповідними штампами.
Приклади опису окремих порушень і найбільш уживаних уніфікованих форм з документування результатів окремих контрольних заходів в актах (довідках) наведено в додатках до зазначених Методичних рекомендацій. Тому в підручнику ми наведемо лише один приклад опису встановлення недостачі грошових коштів і приклад опису незаконних видатків (табл. 9.1, 9.2).
Таблиця 9.1 Приклад опису встановлення недостачі грошових коштів |
|
Опис порушення |
Примітки |
Обов'язки касира КСП «Перемога» згідно з наказом по спілці від 22.08.97 № 32 виконувала бухгалтер-касир Верба О.М. Виконання нею обов'язків касира в ревізійному періоді переривалося двічі: на час відпустки з 01.06.98 по 26.06.98 (обов'язки касира в цей період згідно з наказом від 01.06.98 № 30 виконував бухгалтер Мних Є.П.); на час перебування на стаціонарному лікуванні з 20.01.99 по 28.02.99 (обов'язки касира згідно з наказом від 20.01.99 № 18 виконувала бухгалтер Ковбанюк М.П., договір про матеріальну відповідальність не укладався) |
Зазначено, коли, з якої причини переривалося виконання обов'язків касира, хто і на підставі яких розпорядчих документів виконував його обов'язки |
Передачу справ від бухгалтера-касира Верби О.М. до бухгалтера Мних Є.П. оформлено актом передачі від 31.05.98; в другому випадку згідно з поясненнями головного бухгалтера КСП Мотринець Г.П. від 20.01.00, «акта передачі по касі не складалося, а ключі від сейфів були передані бухгалтеру Ковбанюк М.П. сином Верби О.М., яка перебувала в лікарні». Верба О.М. в поясненні від 21.01.00 підтвердила слова Мотринець Г.П. про неможливість самостійно у січні 1999 року передати справи по касі бухгалтеру Ковбанюк М.П., яка за вказівкою голови КСП виконувала обов'язки касира. Інвентаризацією наявності грошових коштів і цінних паперів у касі КСП станом на 19.03.00 лишків чи недостач не виявлено (акт інвентаризації каси додається, додаток №3). Однак ревізією касових операцій, проведеною суцільним порядком за період з 01.01.99 до 19.03.00 встановлено порушення п. 24 Порядку ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.02.95 № 21 (у редакції постанови Правління НБУ від 13.10.97 № 334, зі змінами і доповненнями) |
Описується, як проводилася передача справ від однієї до іншої м.в.о. |
Зокрема встановлено, що по касі, на підставі видаткового ордера від 20.01.99 № 36 за підписом голови і головного бухгалтера КСП, бухгалтером Ковбанюк М.П. списано заробітну плату по рільничій бригаді № 2 в сумі 3430 грн., яку заборговано за збирання льону з вересня 1998 року. Видатки проведено на підставі наявної в журналі-ордері № 1 платіжної відомості № 2 від вересня (без вказання року) про виплату заборгованої зарплати на суму 3430 грн. 28 особам рільничої бригади, що підписана головою КСП Марчуком П.П. і головним бухгалтером Мотринець Г.П. без зазначення дати (оригінал даної відомості вилучено ревізором згідно з актом від 19.03.00 і передано листом від 20.03.00 прокуратурі району для забезпечення почеркової експертизи; копія долучається) |
Докладно зазначається, на підставі яких документів, за чиїм підписом і коли проведено списання готівки по касі; хто вилучив і де знаходяться оригінали вилучених документів |
Аналіз даних бухгалтерського обліку за вересень 1998 року (нарядів, журналів-ордерів №№ 2, 8, 10) показав, що рільничій бригаді № 2 за збирання льону нараховано і виплачено зарплати у сумі 1620 грн. В обліку це відображено проведеннями Дт.20 – Кт.70/1 (нарахована зарплата); Дт.70/1-Кт.68 (утримано прибутковий податок); Дт.70/1 – Кт.50 (виплачено гроші робітникам). Платіжної відомості на суму 1620 грн. в журналі-ордері № 1 ревізією не виявлено |
Наводяться не тільки бухгалтерські проведення, зрозумілі спеціалістам, а і їх коротке пояснення, що є необхідним для правоохоронців і суддів |
Опитуванням 12 осіб, зазначених у платіжній відомості на предмет достовірності одержаних у січні 1999 року сум зарплати, встановлено, що 7 з них, підтверджуючи своїми підписи у платіжній відомості, не пам'ятають величини виплаченої зарплати, але стверджують, що оплату праці за збирання льону проведено КСП у вересні або жовтні 1998 року. Ще 5 осіб підтвердили своїми і підписи, і суми одержаної зарплати, яку їм виплатили у вересні 1998 року. Решту осіб, зазначених у відомості, опитати не вдалося, оскільки вони не працюють у КСП, а будь-які дані щодо місця їх проживання відсутні (пояснення додаються) |
Зазначено причину неможливості опитати низку осіб |
Виплата зарплати за видатковим касовим ордером від 20.01.99 № 36 оформлена в обліку проведеннями: Дт.20 – Кт.70/1; Дт.70/1 – Кт.50. Відповідних нарядів і відомостей нарахування зарплати, відмінних від аналогічних документів за вересень 1998 року, до ревізії не пред'явлено (відповідний запит було адресовано голові КСП Марчуку П.П. та головному бухгалтеру Мотринець Г.П., що додається) |
У непред'явленні до ревізії окремих документів зазначено, кому було зроблено відповідний запит |
Перевіркою вилученої відомості, проведеною на прохання КРУ Львівською філією інституту судово-бухгалтерської експертизи, встановлено, що у 16 випадках сума «До одержання» у відомості від березня б/р виправлена з 68 грн. на 168 грн. (проставлено у більш пізній період від першого запису цифру «1»), у 7 випадках зі 118 грн. виправлено на 148 грн. і підсумок у відомості виправлено шляхом застосування хімічної речовини на 3430 грн. (експертний висновок від 24.03.00 № 12/4 додається). Оскільки одержання зарплати за видатковим ордером від 21.01.99 № 32 не підтверджено, утримання прибуткового податку з виплаченої суми зарплати не проведено, а відомість № 2 за вересень 1998 року судово-бухгалтерською експертизою визнано підробленою, то видатки в сумі 3430 грн. є такими, що списані бухгалтером Ковбанюк М.П. по касі безпідставно |
Коротко наводиться суть судово-бухгалтерської експертизи з конкретного документа |
На запитання, кому виплачено 3430 грн., бухгалтер Ковбанюк М.П. письмово пояснила, що «1620 грн. видано голові КСП на ремонт службової «Волги», а решта – 1810 грн. – використані нею та головним бухгалтером на лікування Верби О.М. і купівлю канцелярських товарів» (пояснення додається). Проведеною перевіркою документації автотракторного парку (журналу-ордера №№ 1, 5, 6, 8, 9, 10) за період з грудня 1998 до лютого 1999 року фактів ремонту автомобіля ГАЗ-24 «Волга», яка експлуатується головою КСП, не виявлено. Дорожньо-транспортних пригод за участю цього автомобіля в районному ДАІ також не зареєстровано (довідка ДАІ долучається). Бухгалтер-касир Верба О.М. у своєму поясненні від 24.03.00 підтвердила надання їй спілкою матеріальної допомоги на лікування в сумі 500 грн.: «Підпису в їх одержанні, наскільки я пам'ятаю, я не ставила. Гроші в лікарню мені принесла бухгалтер Ковбанюк М.П.» (пояснення додається) |
Перевіряється достовірність пояснення винної особи |
Оскільки 3430 грн. видано з каси на зарплату без належно підтверджених документів у їх одержанні, то ця сума згідно з п. 24 Порядку ведення касових операцій у національній валюті України, в редакції постанови Правління НБУ від 13.10.97 № 334, є недостачею. |
Зазначається порушений нормативно-правовий акт |
Бухгалтер Ковбанюк М.П. на відшкодування недостачі внесла в касу за прибутковим касовим ордером № 34 від 20.03.00 300 грн. і надала до правління КСП боргове зобов'язання на відшкодування впродовж квітня-червня п.р. ще 400 грн. (копія боргового зобов'язання додається). Голова КСП Марчук П.П. пояснення щодо використання 1620 грн., які, згідно з поясненням Ковбанюк М.П., були надані йому для ремонту службової автомашини, надати відмовився. Головний бухгалтер Мотринець Г.П. надала пояснення, що нею на закупівлю канцелярських товарів, копірки тощо використано 780 грн., на підтвердження чого приклала до пояснення товарний чек МП «Фенікс» від 23.01.99. Проведеною перевіркою фактів оприбуткування зазначених товарно-матеріальних цінностей і їх списання на витрати виробництва не виявлено. Провести зустрічну перевірку з МП «Фенікс» немає можливості, оскільки МП припинило свою діяльність у червні 1999 року |
Зазначається, хто, як і скільки збитків відшкодував під час ревізії |
Таблиця 9.2 Приклад опису встановлення незаконних видатків |
|
Опис порушення |
Примітки |
Перевіркою оплати праці працівників, які не перебувають у штаті професійно-технічного училища, встановлено, що для виконання робіт з виготовлення та монтажу систем центрального опалення, гарячого і холодного водопостачання, систем каналізації в гуртожитку № 2 училище 6 січня 1999 року уклало трудову угоду з приватною особою Іваненко О.П., яка мешкає за адресою м. Нивки, вул. Сосновий Бір, 12, паспорт КА 06312176, виданий Троянським РВ УМВСУ в Н-області. За якісне виконання в термін до 10 березня 1999 року зазначених в угоді робіт і закуплені для цього матеріальні цінності училище зобов'язалося сплатити виконавцю 5580 грн. з утриманням з цієї суми прибуткового податку згідно з чинним законодавством |
Зазначено паспортні дані та ким видано паспорт. Зазначено, чи сплачується з суми угоди прибутковий податок |
Трудову угоду від училища підписав заступник директора з навчально-виховної роботи Петрова І.І. (копія трудової угоди та калькуляції до неї додаються), хоча згідно з Посадовою інструкцією заступника директора з НВР, затвердженою директором училища 23.07.98, укладення господарських договорів не входить до його обов'язків. Пояснити причину перевищення своїх службових повноважень Петрова І.І. не змогла (пояснення долучається). Згідно з трудовим контрактом, укладеним 04.08.97 Міністерством освіти України з директором училища Фокіним М.П., право укладати господарські договори від імені училища мав лише директор ПТУ (витяг з контракту долучається). На час укладення угоди виконання обов'язків директора іншим працівникам не передавалося. До підготовки угоди працівники бухгалтерії та юрист, який обслуговує училище за контрактом, не залучалися (пояснення головного бухгалтера та юриста додаються) |
Перевірено, чи угоду укладала посадова особа, яка мала повноваження на це; відібрано пояснення за фактом перевищення повноважень. Зазначено, хто ухилився від виконання посадових обов'язків |
Перевіркою правильності складених калькуляцій вартості монтажних робіт, проведеною на прохання КРУ Управлінням капітального будівництва міської держадміністрації, встановлено, що на роботу, обсяги якої попередньо погоджено з училищем, виконавець завищив потребу в оцинкованих трубах на 126 м.п. та застосував у розрахунку вартості ринкові коефіцієнти, які в 9 разів перевищують середні в області (висновок УКБ від 22.02.00 додається) |
Перевірено правильність планування витрат |
Згідно з актом виконаних робіт ф-2 від 10 березня 1999 року, роботи з монтажу комунальних систем виконано якісно і вони прийняті комісією училища у складі заступника директора з НВР Петрової І.І., заступника з адмінгосподарської роботи Іванова А.І. та старшого майстра господарського відділу Сазонова С.К. Обсягів виконаних робіт в акті ф-2 не зазначено (додається). Згідно з поясненнями, одержаними від членів комісії Петрової І.І. та Сазонова С.К., обмірів фактично виконаних робіт комісія не проводила. Зазначене є порушенням наказу від 21.04.96 № 11, виданого по училищу за результатами попередньої ревізії, пункт 7 якого зобов'язує заступників начальника училища, завідувача господарством, комендантів гуртожитків та інших матеріально-відповідальних осіб приймати виконані ремонтно-будівельні роботи, надані послуги і отримані товари лише після детальної перевірки їх наявності, відповідності цін та якості |
Зазначено, хто і яким чином прийняв виконану роботу, що і ким при цьому порушено |
На підставі акта виконаних робіт від 10.03.98, що затверджений директором училища 15.06.99 і містить його резолюцію «Бухгалтерії, до оплати», бухгалтер Зайко В.П. нарахувала в червні до оплати 5580 грн. (за поясненням бухгалтера Зайко В.П. і заступника з НВР Петрової І.І., акт ф-2 було передано в бухгалтерію лише в червні місяці). Ця сума відображена в меморіальному ордері № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендії» за червень 1999 року. З урахуванням утриманого прибуткового податку та інших відрахувань за даними бухгалтерії приватній особі Іваненко О.П. виплачено 4325 грн. (видатковий касовий ордер № 176 від 18.06.99 підписано заступником директора з АГР Івановим А.І. та головним бухгалтером Сидоровою М.Л.) |
Зазначено, ким підписано видаткові документи |
Однак, на порушення вимог статті 23 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР (зі змінами, внесеними згідно із Законом від 23.01.97 № 210/97-ВР) та ст. 6 Указу Президента України від 28.02.97 № 187 «Про заходи щодо забезпечення наповнення державного бюджету та посилення фінансово-бюджетної дисципліни» заступник директора училища з АГР Іванов А.І. 4.05.99 видав розпорядження, яке погоджено з головним бухгалтером Сидоровою М.Л., про оплату Іваненку О.П. за виконані роботи продуктами харчування (копія розпорядження додається). Згідно з бухгалтерськими проведеннями, придбання продуктів харчування в училищі проводилося винятково за бюджетні кошти |
У безпідставному винесенні розпорядження зазначено, яку правову норму і ким порушено |
Згідно з видатковою накладною № 515 від 29.05.99, підписаною головним бухгалтером Сидоровою М.Л. і бухгалтером матеріального відділу Пєшко С.Т. і затвердженою заступником директора з АГР Івановим А.І., зі складу училища Іваненку О.П. видано в травні 1999 року (або на місяць раніше, ніж проведено нарахування заробітної плати) цукор у кількості 3500 кг на суму 4200 грн. і мішків у кількості 50 шт. на суму 75 грн. (копія накладної додається). Видача цукру і мішків зі складу здійснена комірником Власовою О.О. і підтверджується бухгалтерським записом у меморіальному ордері № 12 «Зведення накопичувальних відомостей за витраченими продуктами харчування» за травень 1999 року. Крім того, за накладною від 01.07.99 № 549 Іваненку О.П. видано зі складу училища в рахунок оплати праці цукру в кількості 15950 кг на суму 19140 грн. і мішків у кількості 319 шт. на суму 462 грн.; за видатковою накладною від 04.07,99 № 560 – свинини у кількості 245 кг на суму 1348 грн. (копії накладних додаються). Зазначені накладні підписані головним бухгалтером Сидоровою М.Л. і бухгалтером Пєшко С.Т. і затверджені заступником директора з АГР Івановим А.І. Видача продуктів харчування за цими накладними здійснена комірником Власовою О.О. і підтверджується бухгалтерським записом у меморіальному ордері № 12 за липень 1999 року |
Зазначено, за якими розпорядчими документами проведено видатки |
Фактично документів, що підтверджують виконання Іваненком О.П. будь-яких додаткових робіт, крім визначених трудовою угодою від 6 січня 1999 року, до ревізії не пред'явлено. Як пояснила бухгалтер Пєшко С.Т., видаткові накладні вона виписувала за розпорядженням головного бухгалтера Сидорової М.Л. За поясненням бухгалтера Зайко В.П., у неї не було ні трудової угоди, ні акта виконаних робіт для нарахування іншої оплати, крім 5580 грн. за трудовою угодою від 6.01.99 р. Заступник директора Іванов А.І. та головний бухгалтер Сидорова М.Л. у своїх поясненнях повідомили, що Іваненко О.П. виконав набагато більший обсяг роботи в гуртожитку № 2, ніж було визначено угодою, тому вони домовилися розрахуватися з ним продуктами харчування з наступним складанням трудової угоди. Пояснити причину неоформлення додаткової угоди в час виконання монтажних робіт заступник директора Іванов А.І. та головний бухгалтер Сидорова М.Л. не змогли (пояснення додаються). Факти отримання продуктів харчування у зазначених обсягах Іваненко О.П. у своєму поясненні підтвердив і вказав, які конкретно роботи і в яких обсягах ним було виконано в січні–червні 1999 року в гуртожитку (пояснення і копії документів додаються) |
Одержано пояснення від усіх причетних до виконання трудової угоди посадових і матеріально відповідальних осіб училища |
Проведеними під час ревізії за участю представників училища, спеціалістів ВАТ «Теплокомуненерго» та Іваненка О.П. контрольними обмірами обсягів виконаних робіт і наступними розрахунками їх вартості із застосуванням ремонтно-монтажних норм і розцінок встановлено, що Іваненком О.П. виконано робіт вартістю за середніми ринковими цінами в сумі 20 163 грн. (акти контрольних обмірів і розрахунки вартості ремонтно-монтажних робіт додаються) |
Контрольні обміри виконаних робіт і розрахунки їх вартості проведено за участю відповідних спеціалістів, за присутності зацікавлених осіб |
Таким чином, враховуючи необхідність утримати з 20 163 грн. прибутковий податок та інші обов'язкові відрахування, які визначено в сумі 4436 грн., Іваненку О.П. безпідставно виплачено коштами і продуктами харчування 13 823 грн. ((5580 + 4200 + 75 + 1940 + 462 + 1348) - 20163 + (4436 - (5580 - 4335)), що є незаконними видатками, оскільки проведено з недотриманням положень трудової угоди від 06.01.99 |
Для зрозумілості виведення результатів перевірки окремих операцій допускається зазначення розрахунку в акті |
Враховуючи подане Іваненком О.П. боргове зобов'язання на повернення переплати в сумі 13 823 грн., директор училища видав наказ для забезпечення відшкодування винними особами збитків упродовж 6 місяців поточного року (копія боргового зобов'язання і наказу додаються) |
Зазначено вжиті під час ревізії заходи для усунення порушень |
Щодо документування контрольних заходів і їх результатів у протоколах – ця форма роботи регламентується Порядком складання, передачі за належністю Протоколу про бюджетне правопорушення, затвердженого наказом Мінфіну від 26.02.2002 № 129.
Зокрема цим документом, який зареєстровано в Мін’юсті, визначено, що Протокол про бюджетне правопорушення – це документ, яким засвідчується факт недотримання учасниками бюджетного процесу установленого Бюджетним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами порядку складання, розгляду, затвердження, унесення змін, виконання бюджету чи звіту про виконання бюджету.
Протокол оформляється працівниками органів державного фінансового контролю на підставі довідок, складених за результатами проведених відповідно до законодавства перевірок і засвідчують факт бюджетного правопорушення, та матеріалів звітності, за аналізом яких виявлено бюджетні правопорушення.
У протоколі зазначаються:
дата і місце його складання;
посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка склала протокол;
відомості про учасника бюджетного процесу, яким вчинено бюджетне правопорушення (повна назва, місцезнаходження, інші реквізити – номер рахунку в банку чи в органі державного казначейства тощо; його підпорядкованість; прізвище, ім’я, по батькові керівника; реквізити відповідного бюджету);
час вчинення і суть бюджетного правопорушення із зазначенням положень законодавчих або інших нормативно-правових актів, які було порушено;
пояснення керівника (або особи, яка виконує його обов’язки) органу, установи, організації, підприємства, де вчинено бюджетне правопорушення;
додаток до Протоколу (довідка перевірки, інші матеріали з питань, що перевірялися).
Акт ревізії (довідка перевірки) складаються не менше як у двох примірниках, один з яких передається керівництву об’єкта контролю, а інший зберігається в контролюючому органі. Якщо ж під час ревізії (перевірки) виявлено правопорушення, про які необхідно докладно інформувати правоохоронні органи чи ініціаторів її проведення, складається три чи чотири примірники акта (довідки).
Протокол про бюджетне правопорушення зразу складається в чотирьох примірниках.
Документування контрольних заходів і їх результатів, проведених під час аудиту ефективності виконання бюджетної програми (використання бюджетних коштів), здійснюється в аудиторському звіті, який за формою і змістом має суттєві відмінності від акта ревізії (довідки перевірки).