5. Добивайтесь установления обратной связи.

Существует ряд спо­собов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы. К примеру, вы только что обсудили изменение процедуры выполне­ния работ и можете задать такой вопрос: «С чего следует начать, изменяя процедуры выполнения работ, чтобы все прошло гладко?» Если вопросов, связанных с изменением процедуры выполнения работ, много, лучше их записать. В любом случае, вероятно, разумно направить подчиненному записку, сообщив в ней письменно об из­менении процедуры его работ.

Другой способ задавать вопросы — заставить че­ловека пересказать ваши мысли. Например: «Я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры, рассказать мне, какие вопросы вы считаете наиболее важными в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?»

Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто ука­зывают на замешательство или непонимание. Например, если вы даете новое задание работнику, не появляется ли в выражении его лица напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли человек вниз, слушая вас? Эти сигналы свидетельствуют о том, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен из-за него.

Обратную связь можно установить путем контроля первых резуль­татов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

Наконец, еще один способ установления обратной связи — про­ведение относительно подчиненных «политики открытых дверей». Пусть они знают, что вы готовы в определенное время обсудить с ними любые их вопросы и подкрепить свои слова действиями. Если работнику, пришедшему поговорить с вами, вы сообщаете о том, что заняты, ваши подчиненные узнают «реальный» стиль вашего управления. С другой стороны, вы не хотите, чтобы вас без конца прерывали. Поэтому выделите определенный час в течение дня, когда вы готовы выслушать подчиненных по любому интересующему их вопросу.

Преграды в организационных коммуникациях.

1. Искажение сооб­щений. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непред­намеренно в силу затруднений в межличностных контактах. Созна­тельное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сооб­щений могут возникать также вследствие фильтрации. В организа­ции существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня управления на другой уровень шли только те сооб­щения, которые его касаются. Для ускорения движения информа­ции, придания сообщению ясности сведения приходится сумми­ровать и упрощать. Управляющие определяют, какие сообщения отсеивать, какие направлять. На каждом уровне управления отфиль­тровывается 30—50% информации.

Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу разных статусов уровней организации. Часто нижние уровни управления ста­раются снабжать высшие инстанции только положительно воспри­нимаемой информацией, так как подчиненные хотят получить одоб­рение от руководителя. Причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть недостаточное внимание руководителей среднего звена к сообщениям их подчиненных. В числе причин могут быть страх наказания, ощущение бесполезности информирования.

2. Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный перера­боткой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную ин­формацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важ­ной. К сожалению, понимание важности информации у работников может различаться.

3. Неудовлетворительная структура организации. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планиро­вать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В органи­зации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уро­вень управления может корректировать и отфильтровывать сообще­ния. Многие большие организации в последние десятилетия перешли к структуре с малым числом уровней управления и каналами сравни­тельно прямого информационного обмена.

К другим аспектам, которые могут вызвать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач.

Совершенствование коммуникаций в организациях.

1. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организа­ции должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественную и количественную стороны своих инфор­мационных потребностей, а также других потребителей информа­ции в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

2. Управленческие действия. Руководитель может практиковать ко­роткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Он может также по своему усмотрению предпочесть вари­ант периодических встреч с участием всех подчиненных для рас­смотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении руководителями еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

3. Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной масти организации в другую с целью обсуждения проблем. Напри­мер, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Опрос сотрудников - еще один вариант системы обратной свя­зи. Такие опросы можно проводить с целью получения информа­ции по сотням вопросов, например:

1) четко ли доведены до них цели деятельности;

2) с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руко­водитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

4. Системы сбора предложений. Системы сбора предложений раз­работаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, ка­сающиеся совершенствования любого аспекта деятельности орга­низации. Цель подобных систем — снижение тенденции фильтра­ции или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется уполномоченными по сбору предложений или в виде ящиков для предложений, куда сотрудники могут опускать свои предложения. При этом следует создавать меха­низмы подтверждения факта рассмотрения предложений и стимули­рование работников, в особенности тех, чьи предложения пошли организации на пользу. Другой вариант системы — создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуж­дают вопросы, представляющие взаимный интерес.

5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи сосре­доточивают общую информацию в организации. Крупные организа­ции, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содер­жат информацию для всех работников. В бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные ма­териалы представляют возможность оценить данные по существу, а видеоматериалы позволяют персоналу составить представление о стиле и особенностях руководителей организации.

6. Современные информационные технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер, локальные и глобальные сети, из которых наиболее известна сеть Интернет, уже оказали огромное воздей­ствие на информацию, которую менеджеры и другой персонал рас­сылают и получают. Электронная почта дает работникам возмож­ность направлять письменные сообщения любому человеку в орга­низации и вне ее, любому количеству людей одновременно. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, обсужда­ют всевозможные проблемы, глядя, друг другу в лицо.

ТЕМА: УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ.

Решение — это выбор альтернативы.

Организационное решение – это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

Цель организационного решения — обес­печение движения к поставленным перед организацией задачам. Поэтому наиболее эффективным организационным решением явит­ся выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наиболь­ший вклад в достижение конечной цели.

Организационные решения можно классифицировать по следующим категориям:

1. Запрограммированные решения (Алгоритмические решения) — это результат реализации опреде­ленной последовательности шагов или действий, подобных тем, что предпринимаются при решении математического уравнения. Как пра­вило, число возможных альтернатив ограничено, и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией.

На­пример, главный врач больницы при составлении графика работы медсестер и санитаров может исходить из формулы, требующей определенного соотношения между числом пациентов и обслуживающего персонала. Если правилами больницы предусмотрена одна медсестра на 5 пациентов, то решение принимается автоматически – в отделении с 50-ю пациентами нужно иметь 10 медсестер.

В организациях программируют решения для часто повторяю­щихся ситуаций. При этом необходимо сообщать об обоснованиях мето­дологии принятия алгоритмических решений тем, кто этой мето­дологией пользуется, нежели просто предложить ее для употребления. Неспособность ответить на вопросы, начинающиеся с «почему» в связи с процедурой принятия ре­шений, зачастую порождает напряжение и обижает людей, которые должны применять эту процедуру.

2. Незапрограммированные решения (Неалгоритмические решения) требуются в ситуациях, которые в той или иной степени новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. Эти решения опираются на теоретические знания и опыт. Руководитель должен разработать процедуру принятия решения. К числу таких решений часто можно отнести решения следующего типа: какими должны быть цели орга­низации, как улучшить продукцию, как усовершенствовать систе­му управления, как усилить мотивацию подчиненных. В каждом подобном случае руководитель может выбирать решения из множе­ства вариантов.

На практике немногие управленческие решения оказываются чисто алгоритмическими или неалгоритмическими. В большинстве случаев решения сочетают элементы того и другого.

3. Компромиссы. Практически во всех случаях затруднительно, если вообще возможно, принятие решения, не имеющего отрицатель­ных последствий. Каждое решение или выбор, затрагивающие пред­приятие, будут иметь негативные последствия для каких-то его час­тей. Вот почему следует рассматривать организацию с позиций си­стемного подхода и учитывать возможные последствия управлен­ческого решения для всех частей организации.

Эффективно работающий руководитель понимает, что выбран­ная им альтернатива может иметь недостатки и даже значительные. Он принимает решение, которое с учетом всех факторов наиболее желательно с точки зрения конечного эффекта. Эффективные ме­неджеры не позволяют недостаткам решений парализовать их волю и отказаться от принятия решений. Не следует забывать, что отказ от выбора тоже может быть хорошим решением.

Подходы к принятию решения.

Рассматривая процессы принятия решений, следует учитывать два момента. Первый заключается в том, что принимать решения, как правило, сравнительно легко. Все, что при этом делает человек, сводится к выбору направления действий. Трудно принять хорошее решение. Второй момент состоит в том, что принятие решения – это психологический процесс. Все мы по опыту знаем, что человеческое поведение не всегда логично. Иногда нами движет логика, иногда – чувства. Поэтому способы, используемые руководителем для принятия решений, варьируют от спонтанных до высокологичных. В связи с этим выделяют следующие подходы к принятию решений:

1. Интуитивное решение — это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взве­шиванием «за» и «против» и не нуждается даже в понимании ситуа­ции. Просто человек делает выбор. Это то, что можно назвать озарени­ем или шестым чувством. Менеджерам часто приходится опираться на интуитивные суждения. Юридические нормы допускают, а до 80%; руководителей заявляют, что им случалось решать серьезные про­блемы лишь благодаря неформальному диалогу в узком кругу и ин­туиции, которой обладают талантливые менеджеры.

2. Решение, основанное на суждениях — это выбор, обусловлен­ный знаниями или накопленным опытом. Человек использует знание о том, что случалось в сходных ситуациях ранее, чтобы прогнозиро­вать результат выбора в существующей ситуации. Опираясь на здра­вый смысл, он выбирает альтернативу, которая принесла успех в прошлом. Суждение как основа организационного решения полез­но, поскольку многие ситуации в организациях часто повторяются. В этом случае ранее принятое решение может сработать снова не хуже, чем прежде. Вот почему наниматели, как правило, придают большое значение опыту при найме на работу.

Поскольку решения на основе суждения принимаются в голове управляющего, они быстры и дешевы, опираются на здравый смысл, однако истинный здравый смысл встречается редко. Одно лишь суж­дение будет недостаточно для принятия решения, когда ситуация уникальна или очень сложна. Суждение невозможно в подлинно новой ситуации, поскольку у руководителя отсутствует опыт, на котором он мог бы основывать логический выбор.

3. Рациональные решения, в отличие от основанных на суждении, не зависят от прошлого опыта. Они обосновываются с помощью объек­тивного аналитического процесса, описанного ниже.

Этапы принятия и реализации управленческих решений.

Решение проблем, как и управление, является процессом, т.к. речь идет о нескончаемой последовательности взаимосвязанных шагов. Процесс решения проблемы состоит из пяти этапов (плюс внедрение и обратная связь), хотя фактическое число этапов определяется самой проблемой:

1. Диагностика про­блемы. Первый шаг на пути решения проблемы — это опреде­ление проблемы, диагноз полный и правильный. Существуют два определения проблемы. Согласно одному, проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты. О проблеме узнают потому, что не случается то, что должно было случиться. Например, мастер может установить, что производительность на его участке ниже нормы.

Согласно другому определению, проблему можно рассматри­вать как потенциальную возможность. Это, например, активный поиск способов повышения производительности какого-то подраз­деления, даже когда она и так высока. В этом случае проблему осоз­нают, когда понимают, что кое-что можно сделать для улучшения дел или для извлечения выгоды из представляющейся возможнос­ти. Так поступают предприимчивые менеджеры.

Полностью определить проблему трудно, поэтому диагностика проблемы сама по себе часто становится процедурой, имеющей несколько шагов, с принятием промежуточных решений.

Определение проблемы включает: выявление симптомов; формули­ровку возможных причин или базовых проблем, лежащих в основе симптомов; выявление альтернативных действий, которые может пред­принять лицо, принимающее решение, для разрешения проблем.

Например, для руководства высшего звена можно выделить сле­дующие подходы к выявлению проблем:

- анализ результатов хозяйственной деятельности. Изучают и анали­зируют отчетные, нормативные документы и статистические данные. Большая роль в этом принадлежит методам обработки статистичес­кой информации. Существенным недостатком этого подхода явля­ются трудности определения конкретных проблем, «доли вины» конкретных факторов среди множества других. Эта задача может быть решена только в результате специального исследования;

- выявление проблем путем экспертного опроса руководителей и спе­циалистов. Экспертные оценки широко применяются в практике вы­явления проблем, поскольку они позволяют получить сравнительно надежную, а иногда и единственную информацию о проблемах орга­низации.

2. Формулировка ограничений и критериев принятия решения. Когда руководитель диагностирует проблему с целью принятия ре­шения, он должен отдавать себе отчет в том, что именно можно предпринять. Многие возможные решения проблем организации не будут реалистичными, поскольку либо у руководителя, либо у орга­низации недостаточно ресурсов для реализации принятых решений. Кроме того, причиной возникновения проблемы могут быть нахо­дящиеся вне организации силы, которые руководитель не властен изменить. Ограничения действий сужают возможности в принятии решений. Перед тем как переходить к следующему этапу процесса, руководитель должен беспристрастно определить суть ограничений и только потом выявлять альтернативные варианты. Если этого не сделать, то руководители впустую потеряют массу времени. Еще хуже, если будет выбрано нереалистичное направление действий. Естественно, это усугубит, а не разрешит существующую проблему.

Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей. Некоторые общие ограничения — это недостаток средств, численности работников, имеющих требуемую квалифи­кацию и опыт, неспособность закупить ресурсы по приемлемым ценам или потребность в технологии, еще не разработанной или чересчур дорогой; исключительно острая конкуренция; законы и этические соображения. Как правило, для крупной организации существует меньше ограничений, чем для маленькой.

Кроме того, руководителю необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора. Эти стандарты — критерии принятия решений, которые выступают в качестве рекомендаций по оценке решений. Например, принимая решение о покупке персонального компьютера, можно ориентиро­ваться на критерий стоимости — не дороже 80 тыс. тг., а также на критерий оперативной памяти — не менее 512 мегабайт.

3. Определение альтернатив — это формулирование набора аль­тернативных решений, т. е. вариантов решения проблемы. Желатель­но выявить все возможные действия, которые могли бы устранить причины проблемы и, тем самым, дать возможность организации достичь своих целей. На практике руководитель редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую возможную альтернативу. Кроме того, рассмотре­ние очень большого числа альтернатив труднообозримо и ведет к путанице. Поэтому руководитель, как правило, ограничивает число вариантов выбора для серьезного рассмотрения всего несколькими альтернативами, которые представляются наиболее желательными.

Для трудных проблем необходим углубленный анализ, чтобы разработать нескольких действительно различающихся альтернатив, включая возможность бездействия. Когда руководство не в состоя­нии оценить, что произойдет, если ничего не предпринимать, су­ществует опасность не устоять перед требованием немедленных дей­ствий тогда, когда они просто вредны. Опытные менеджеры в таких случаях имитируют «кипучую» деятельность.

4. Оценка альтернатив. Исследования показывают, что как ко­личество, так и качество альтернативных предложений растет, ког­да выдвижение предложений отделено от их окончательной оценки.

При оценке решений руководитель определяет достоинства и недостатки каждого из них, и возможные последствия. Почти лю­бая альтернатива сопряжена с отрицательными аспектами, поэто­му почти все управленческие решения содержат компромисс. Для сопоставления решений применяют выработанные ранее критерии. Если какая-либо альтернатива не может удовлетворить одному или нескольким установленным критериям, ее дальше нельзя рассмат­ривать как возможную альтернативу.

Критерии выбора могут быть качественными и количественны­ми. Возможно, для их применения придется составить собственную шкалу оценок. Например, для оценки моделей автомобиля в шкале внешней привлекательности потребуется выделить классы: очень и умеренно привлекательные, обладающие средней и ниже средней привлекательностью, непривлекательные модели.

При этом могут возникнуть затруднения, поскольку сложно сравнивать вещи, если они не однотипны. Все решения следует выра­жать в определенных формах. Желательно, чтобы критерии исполь­зовались в форме, сопоставимой с той, в которой выражена цель деятельности организации. В предпринимательстве рост продаж и прибыль — неизменные потребности и приоритеты, с которыми должны быть связаны критерии. В некоммерческой организации глав­ная цель — это предоставление наилучших услуг при наименьших затратах. Каждый качественный и количественный показатель варианта решения можно представить в сопоставимых величинах, если придать им определенный вес с помощью весовых коэффициентов или оце­нивать все показатели в баллах по определенной шкале. Например, в баллах можно оценивать и стоимость компьютера, и величину опе­ративной памяти, и наличие дополнительных устройств относитель­но какой-то выбранной эталонной модели. Важным моментом в оценке является определение вероятности осуществления каждого возмож­ного решения в соответствии с намерениями. Если последствия какого-то решения благоприятны, но шанс его реализации неве­лик, оно может оказаться менее желательным вариантом выбора.

5. Выбор альтернативы. Если проблема была правильно опреде­лена, а альтернативные решения тщательно взвешены и оценены, сделать выбор, т. е. принять окончательное решение, сравнительно просто. Руководитель просто выбирает альтернативу с наиболее благо­приятными общими последствиями, поскольку самое лучшее решение не всегда можно выбрать из-за нехватки времени и информации.

6. Реализация. Для разрешения проблемы или извлечения выгоды из имеющейся возможности решение должно быть реализовано. Уро­вень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет признано теми, кого оно затрагивает. Руководитель должен убеждать в правильности своей точки зрения других людей в орга­низации, доказывать людям, что его выбор несет благо организа­ции в целом и каждому работнику в отдельности. Некоторые руко­водители необоснованно считают попытки убеждения напрасной тратой времени, однако подход типа «начальник всегда прав» се­годня в мире образованных людей, как правило, не срабатывает. Поэтому хороший способ завоевать признание решения состоит в привлечении других людей к процессу принятия решения. Тем не менее, бывают ситуации, когда руководитель вынужден принимать решение, не консультируясь с другими.

7. Обратная связь — поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения - позволяет руководителю скоррек­тировать решение, пока организации еще не нанесен значительный ущерб. Оценка решения руководством выполняется с помощью функ­ции контроля.

Моделирование.

Модель — это представление объекта, системы или идеи в не­которой форме, отличной от самого объекта или системы. Напри­мер, схема организации,— это модель, представляющая ее структу­ру. Главная особенность модели — упрощение реальной ситуации или системы. Модель менее сложна, не относящиеся к делу детали, маскирующие проблему в реальной жизни, устраняются, поэтому возможности понимания и разрешения проблем увеличиваются.

Существует ряд причин, обусловливающих использование модели вместо попыток прямого взаимодействия с реальным миром. К ним относятся:

1. Сложность. Реальный мир организации исключительно сложен и число переменных, относящихся к конкретной проблеме, значи­тельно превосходит возможности любого человека. Постичь реаль­ный мир можно, упростив его с помощью моделирования.

2. Экспериментирование в определенных случаях в условиях ре­ального мира может и должно выполняться. Когда предприятия создают новую сложную продукцию, они всегда изготавливают образцы, проверяют его в реальных условиях и только потом развер­тывают производство. Но прямое экспериментирование стоит до­рого и требует времени. Кроме того, прямая экспериментальная проверка решений, связанных с экстремальными ситуациями, ча­сто просто невозможна, так как может быть связана или с банкрот­ством организации, или с разрушением объектов, или с гибелью людей.

3. Ориентация управления на будущее. Невозможно наблюдать яв­ление, которое еще не существует и может быть, никогда не будет существовать. Поэтому моделирование — единственный способ увидеть варианты будущего, определить потенциальные последствия возможных решений, сравнить их и выбрать предпочтительное.

Типы моделей.

Существует три основных типа моделей:

1. Физическая модель представляет сдобой увеличенную или умень­шенную копию объекта или системы. Особенность физической мо­дели состоит в том, что в некотором смысле она выглядит как моде­лируемая целостность. Например, авиационные предприятия всегда изготавливают уменьшенные физические копии новых самолетов, чтобы проверить аэродинамическое сопротивление. Модель должна вести себя аналогично разрабатываемому новому самолету, при этом стоит она в миллионы раз меньше настоящего самолета.

2. Аналоговая модель представляет исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой. Известные каждому экономисту или менеджеру графики, иллюстри­рующие соотношения объема производства и издержек, является ана­логовой моделью. График показывает, как уровень производства вли­яет на издержки.

Математическая модель — это описание свойств объекта или системы с помощью математических символов. В математической модели используются символы для описания свойств или характе­ристик объекта либо события. Математические модели чаще всего используются при принятии организационных решений.

Процесс построения модели.

Построение модели, как и управление, является процессом и состоит из нескольких этапов:

1. Постановка задачи — первый и наиболее важный этап построе­ния модели, способный обеспечить правильное решение управленчес­кой проблемы. Использование математики и компьютера не принесет никакой пользы, если проблема не будет точно определена.

Руководитель, сформулировав проблему, должен суметь выя­вить симптомы и их причины. Например, жалобы магазинов на за­держки выполнения их заказов могут быть следствием производ­ственных проблем на предприятиях. Причиной может оказаться нехватка сырья и запасных частей к оборудованию, которые обуслов­лены плохим планированием.

2. Построение модели. Сначала необходимо определить главную цель модели, — какие выходные данные нужно получить, используя мо­дель, чтобы помочь руководству разрешить стоящую перед ним проблему. В рассматриваемом примере нужна выходная информация о точных сроках и количестве подлежащих заказу сырья и запасных частей.

Затем следует определить, какая информация требуется для построения модели, и какие нужны сведения на выходе. В рассмат­риваемом случае необходимой информацией будет точный прогноз потребности по каждому исходному материалу, сведения о характере и количестве сырья для каждого вида продукции, ожидаемой долговечности и количестве узлов и деталей оборудования, исполь­зуемого для производства продукции.

Кроме того, следует оценить расходы на создание модели и реак­цию людей, которые должны будут ее использовать. Модель, которая стоит больше, чем принесет выгод, никому не нужна, а слишком сложная модель может быть не понятна пользователям, и не будет применяться на практике.

3. Проверка модели на достоверность почти всегда необходима. Во-первых, надо определить степень соответствия модели реальному явлению, установить, все ли существенные факторы реальной си­туации встроены в модель. Во-вторых, следует понять, насколько моделирование действительно помогает руководству решить про­блему. В рассмотренном примере необходимо проверить, действи­тельно ли модель даст возможность планировать заказы на сырье и материалы, запасные части так, чтобы устранить жалобы магази­нов на задержки поставок. Желательно проверить модель на ситуа­ции, имевшей место в прошлом.

4. Применение модели. Основная причина ограниченного исполь­зования моделей руководителями заключается в том, что они не понимают их и поэтому опасаются применять. Во избежание этого руководители должны принимать участие в постановке задачи, ус­тановлении требований к результатам моделирования.

5. Обновление модели производится, если руководству потребуют­ся выходные данные в более удобной форме или дополнительные данные. Если цели организации изменяются, могут измениться и критерии принятия решений. Вновь появившаяся информация мо­жет помочь уточнить модель.

Общие проблемы моделирования.

Как все средства и методы, модели науки управления могут привести к ошибкам. Эффективность модели может быть снижена по ряду причин:

1. Недостоверные исходные допущения. Проблемы моделирования могут порождаться недостоверными исходными допущениями. Некоторые предпосылки, положенные в основу модели, не могут быть точно оценены и объективно прове­рены, например, предположение о росте продаж в будущем году на определенную сумму, не поддается проверке. Никто не знает наверняка, произойдет ли это действительно. Поэтому от точности предпосылок зависит точность модели.

2. Информационные ограничения являются основной причиной недостоверности предпосылок и других затруднений при модели­ровании. Точность модели определяется точностью информации по проблеме. Нередко возникают ситуации, когда невозможно полу­чить информацию по всем важным факторам и использовать ее в модели. Если внешняя среда подвижна, информацию о ней следует обновлять быстро, но на это может не хватать времени или это может оказаться слишком дорого.

3. Страх пользователей. Основная причина недостаточно широко­го использования моделей заключается в том, что руководители, для которых они создаются, часто не вполне понимают получаемые результаты и потому боятся их применять. Причиной является недо­статок у них знаний в этой области. Для борьбы с этим специалистам по количественным методам анализа следует значительно больше своего времени уделять ознакомлению руководителей с возможно­стями и методикой использования моделей.

При оценке издержек на моделирование руководству следует учитывать затраты времени руководителей высшего и низшего уров­ней на построение модели и сбор информации, расходы и время на обучение, стоимость обработки и хранения информации. Модели, имеющие чрезмерно высокую стоимость, неэффективны.

ТЕМА: ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Стратегическое планирование – набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, обеспечивающих достижение целей организации.

Основные виды деятельности в стратегическом планировании:

1. Распределение ресурсов

2. Адаптация к внешней среде

3. Внутренняя координация

4. Осознание организационных стратегий

Стратегия – детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.

Цели организации и анализ внешней и внутренней среды.

Миссия организации – основная общая цель организации.

На основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство, формируются общефирменные цели, которые должны обладать рядом характеристик: быть конкретными и измеримыми, сориентированными во времени (долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные), достижимыми и взаимно поддерживающими.

После установления своей миссии и целей начинается изучение внешней среды, оцениваемой по трем группам параметров:

1. Воздействующую на различные аспекты текущей стратегии

2. Представляющую угрозу для текущей деятельности фирмы

3. Обеспечивающую больше возможностей для достижения общефирменных целей путем корректировки плана.

Внешние угрозы и возможности для организации при стратегическом планировании:

1. Экономические факторы

2. Политические факторы

3. Рыночные факторы

4. Технологические факторы

5. Международные факторы

6. Факторы конкуренции

7. Государственно-распорядительные факторы

Аспекты обследования внутренних сторон организации:

1. Маркетинг – заслуживает внимания семь областей:

• Доля рынка и конкурентоспособность

• Разнообразие и качество ассортимента изделий

• Рыночная демографическая статистика

• Рыночные исследования и разработки

• Предпродажное и послепродажное обслуживание клиентов

• Эффективный сбыт, реклама и продвижение товара

• Прибыль

2. Финансы и бухгалтерский учет

3. Операции. В широком смысле – это анализ управления операциями, в узком – производством.

4. Трудовые ресурсы

5. Культура и образ корпорации. Культура отражает преобладающие обычаи, нравы и ожидания в организации. Образ (имидж) организации – впечатление, которое на создает с помощью сотрудников, клиентов и общественного мнения.

Изучение стратегических альтернатив

Перед организацией стоят 4 стратегические альтернативы:

1. Органический рост. Цели устанавливаются от достигнутого уровня с учетом инфляции. Характерна для зрелых отраслей промышленности со статичной технологией.

2. Рост. Осуществляется путем ежегодного значительного повышения уровня краткосрочных и долгосрочных целей над уровнем показателей предыдущего года. Обычно выбирается в динамично развивающихся отраслях с изменчивыми технологиями.

3. Сокращение. Для многих фирм может означать здравый путь рационализации и переориентации операций. При этом может быть несколько вариантов: ликвидация, отсечение лишнего, сокращение и переориентация.

4. Сочетание стратегий. Стратегия сочетания всех альтернатив придерживаются крупные фирмы, активно действующие в нескольких отраслях.

Реализация стратегического плана.

Основными компонентами формального планирования являются тактика, политика, процедуры и правила.

Тактика – краткосрочные стратегии, разрабатываемые в развитие долгосрочной стратегии на уровне руководства среднего звена.

Политика – общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Обычно формулируются высшими управляющими на длительный период времени. Оставляет свободу действий.

Процедуры – описание на основе прошлого опыта действий, которые следует применить в конкретной ситуации. По-существу это запрограммированное решение.

Правила используются для точного выполнения задания. Обычно исключают полностью свободу выбора. В отличие от процедуры правила рассчитаны на конкретный и ограниченный вопрос.

Управленческие инструменты по обеспечению высокой степени согласованности: бюджеты и управление по целям.

Бюджет представляет собой метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, также представленных количественно.

Управление по целям объединяет планирование и контроль. Он же и способ мотивации работников.

4 этапа управления по целям:

1. Выработка четких, кратких формулировок целей

2. Разработка реалистичных планов их достижения

3. Систематический контроль, измерение и оценка работы и результатов

4. Корректирующие меры для достижения запланированных результатов

Правила соответствия стратегии и структуры. После выбора стратегии и разработки последующего плана, руководство должно провести тщательную проверку структуры организации, чтобы выяснить, способствует ли она достижению общефирменных целей. Стратегия определяет структуру. Наилучшей организационной структурой будет та, которая соответствует размеру, динамизму, сложности и личному составу организации.

ТЕМА: ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Организация (функция) – это процесс обеспечения взаимодействия между уровнями полномочий и создания структуры предприятия, которая дает возможность персоналу эффективно работать вместе для достижения его целей.

Делегирование – передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность – обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность не может быть делегирована.

Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение поставленных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Линейные и аппаратные полномочия

Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Руководитель может принимать решения без согласования с другими руководителями в установленных пределах.

Норма управляемости – количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю (по последним данным 6).

Типы административного аппарата:

1. Консультационный аппарат – для консультирования линейного руководства в их области знаний. Обычно используются в области права, новейшей или специальной технологии, обучения и повышения квалификации

2. Обслуживающий аппарат – аппарат для выполнения определенных услуг – отдел кадров, связи с общественностью, маркетинговых исследований, финансирования, планирования, материально-технического снабжения

3. Личный аппарат – разновидность обслуживающего аппарата формируемого руководителем. Это помощники и секретари, действующие только по поручению руководителя

Аппаратные полномочия – делегируемые аппарату:

1. Рекомендательные полномочия – когда они ограничены только консультациями линейному руководству, которое может принимать решения даже не советуясь со штабом.

2. Обязательные согласования – для повышения обоснованности решения. Но линейные руководители и в этом случае не обязаны следовать рекомендациям аппарата.

3. Параллельные полномочия – когда аппарату дается право отклонять решения линейного руководства. Наиболее часто применяется во многих компаниях для контроля финансовых расходов, когда требуется 2 подписи в случае всех крупных покупок.

4. Функциональные полномочия – когда аппарат может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции. Используются в областях, требующих высокой степени единообразия, таких как методы бухгалтерского учета, трудовые отношения и контроль занятости.

Линейные полномочия внутри аппарата. В крупных организациях аппарат представляет подразделение более чем с одним уровнем управления и имеет также линейную организацию и обычную цеп команд внутри себя.

Бюрократические (механистические) структуры.

Система рациональной бюрократии:

1. Четкое разделение труда

2. Иерархичность уровней управления

3. Наличие взаимоувязанной системы обобщенных формальных правил и стандартов

4. Дух формальной обезличенности, с которой официальные лица выполняют свои должностные обязанности

5. Осуществление найма на работу в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Большинство современных организаций представляют собой варианты бюрократии. Функциональная департаментализация (традиционная, классическая используется обычно в компаниях среднего размера) – это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Традиционные функциональные блоки компании – это отделы производства, маркетинга и финансов.

При дивизиональной департаментализации (используют обычно фирмы, действующие на международных рынках) – деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров и услуг (продуктовая структура), группам покупателей (организационная структура, ориентированная на покупателя) или географическим регионам (региональная организационная структура).

Однако когда подразделения фирмы внутри страны и за рубежом действуют порознь, возникает необходимость в создании глобальной структуры:

1. Глобальная продуктовая структура – когда различие между различными видами выпускаемой продукции имеет большее значение, чем различия между регионами, в которых их продают

2. Глобальная региональная структура – когда региональные различия имеют большее значение, чем различия в продукции

Адаптивные (органические) структуры.

Адаптивные (органические) структуры начали разрабатываться применительно к быстро изменяющимся внешним условиям деятельности фирм:

1. Проектная организация – это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Позволяет собрать в одну команду на период работы над проектом своих квалифицированных специалистов и обеспечить выполнение сложного проекта в заданные сроки, не выходя за пределы установленной сметы.

2. Матричная структура – структура, в которой члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями, которые могут варьировать от практически всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чисто штабных функций.

Организация конгломератного типа- когда в одном отделении фирмы может использоваться продуктовая структура, в другом – функциональная, в третьем – проектная или матричная.

Централизованные и децентрализованные организации.

В централизованных организациях руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий.

В децентрализованных организациях полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

Степень централизации и децентрализации определяется уровнем делегирования высшим руководством организации нижестоящим уровням управления своих полномочий по принятию важнейших решений.

Даже в сильно децентрализованных организациях важнейшие решения принимаются только служащими, занимающими достаточно высокие должности на уровне не ниже руководителя отдела. Такая форма децентрализации в крупных фирмах называется федеральной децентрализацией.

Основное правило для любой организации состоит в том, чтобы вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд.

РОЛЬ МЕНЕДЖЕРА И УРОВНИ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять всякий руководитель.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации.

Касаясь содержания работы менеджера, Генри Минцберг находит общие черты управленческой работы, одна из которых – роли руководителя. Роль, по его определению, является «набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности». То есть менеджеры занимают определенные должности в качестве руководителей определенных организационных подразделений и именно это определяет их служебное поведение. «Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Так актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей».

В своих работах Минцберг выделяет 10 ролей, которые, по его мнению, принимают на себя менеджеры в различные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений. В табл. 1 представлена такая типизация ролей и приводятся примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого. Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают сферу его взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, менеджер способен играть роли, связанные с принятием решений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации, ведение переговоров от имени организации. Все эти 10 ролей, взятые вместе, определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от характера конкретной организации.

Хотя все руководители играют определенные роли и выполняют определенные функции, это не значит, что большое число руководителей в крупной компании заняты выполнением одной и той же работы. Организации, достаточно крупные для того, чтобы обеспечить четкие разграничения в работе руководителей и неруководителей, обычно имеют такой большой объем управленческой работы, что она тоже должна быть разделена.

Одна из форм разделения управленческого труда носит горизонтальный характер: расстановка конкретных руководителей во главе отдельных подразделений. Управленческая работа должна быть скоординирована, чтобы организация могла добиваться успеха в своей деятельности. Некоторым руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, также координируют работу руководителей, координирующих работу неуправленческого персонала – людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда в результате образует уровни управления. Обычно в организации можно определить, на каком уровне находится один руководитель по сравнению с другими. Это осуществляется через название должности. Однако название должности не является надежным указателем истинного уровня данного руководителя в системе.

Размер организации – это лишь один из нескольких факторов, которые определяют, сколько уровней управления должна иметь компания для достижения оптимальных результатов. Существует много примеров весьма преуспевающих организаций с гораздо меньшим количеством уровней управления, чем в значительно более мелких организациях.

Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, менеджеров традиционно делят на три категории. Социолог Талкотт Парсонс рассматривает эти три категории с точки зрения функции, выполняемой руководителем в организации. Согласно определению Парсонса, лица на техническом уровне в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг. Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном заняты управлением и координацией внутри организации, они согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации. Руководители на институциональном уровне заняты в основном разработкой долгосрочных (перспективных) планов, формулированием целей, адаптацией организации к различного рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует и функционирует данная организация.

Более общеупотребимый способ описания уровней управления состоит в выделении руководителей (управляющих/менеджеров) низового звена, или операционных управляющих, руководителей среднего звена и руководителей высшего звена. Рис. 1.3 иллюстрирует соответствие между этими уровнями и концепцией уровней управления по Парсонсу.

• Младшие начальники, которых также называют менеджерами первого (низового) звена или операционными руководителями – это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Младшие менеджеры в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители этого звена часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование.

Большинство людей начинают свою управленческую карьеру в этом качестве. Исследования показывают, что работа руководителя низового звена является напряженной и наполненной разнообразными действиями. Она характеризуется частыми перерывами, переходами от одной задачи к другой. Задачи сами по себе потенциально краткие. Временной период для реализации решений также короткий.

• Работа младших менеджеров координируется и контролируется руководителями среднего звена. В большой организации может быть столько менеджеров среднего звена, что возникает необходимость в разделении данной группы. И если такое разделение происходит, то возникают два уровня, первый из которых называется верхним уровнем среднего звена управления, второй – низшим.

Трудно сделать обобщения относительно характера работы руководителя среднего звена. Некоторые организации предоставляют своим менеджерам среднего звена большую ответственность, делая их работу в определенной степени похожей на работу руководителей высшего звена.

Менеджер среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел в организации. Характер его работы в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом.

В основном менеджеры среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового звеньев. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена, и передают эти решения обычно после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым линейным руководителям. Хотя существуют вариации, большая часть общения у руководителей среднего звена проходит в форме бесед с другими руководителями среднего и низового звеньев. Руководители среднего звена как социальная группа испытывали особенно сильное влияние различных изменений экономического и технологического характера на производстве в течение 80-х годов. Персональные компьютеры ликвидировали некоторые их функции и изменили другие, дав возможность руководителям высшего звена получать информацию непосредственно за своим рабочим столом прямо из первоисточника, вместо того, чтобы подвергать ее фильтрации на уровне руководителей среднего звена.

• Высший организационный уровень – руководство высшего звена – гораздо малочисленное других. Даже в самых крупных организациях менеджеров высшего звена всего несколько человек.

Менеджеры высшего звена отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом или для основной части организации. Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании. Например, атмосфера, в которой действует федеральное правительство, да и вся страна, обычно претерпевает значительные изменения при новом президенте. Влияние руководителя высшего звена в компании может быть блестяще проиллюстрировано на примере драматических изменений, которые претерпела компания «Крайслер» под руководством Ли Якокки. Поэтому успешно действующие руководители высшего звена в больших организациях ценятся очень высоко, и их труд оплачивается очень хорошо.

Но велики и тяготы такого поста: человек на этой должности, как правило, очень одинок. После тщательного изучения деятельности пяти руководителей высшего звена Минцберг пришел к такому выводу: «Таким образом, работу по руководству большой организацией можно назвать крайне изматывающей. Количество работы, которую приходится выполнять руководителю или которую он считает необходимым выполнять в течение дня, – огромно, а темп, с которой она должна быть выполнена, очень напряженный».

Основной причиной напряженного темпа и огромного объема работы является тот факт, что работа руководителя высшего звена не имеет четкого завершения. В отличие от рабочего на производстве, который должен выполнить норму выработки, на предприятии в целом не существует такого момента (если не считать полной остановки этого предприятия), когда работу можно считать законченной. Поэтому и менеджер высшего звена не может быть уверен, что он успешно завершил свою деятельность. Поскольку организация продолжает действовать и внешняя среда продолжает меняться, всегда существует риск неудачи. Рабочая неделя продолжительностью 60 – 80 часов для него не редкость.