11.3 Роль архівної евристики у використанні документної інформації

Найважливіше значення для ефективного виявлення архівних документів та організації їх використання має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності формування документів фондоутворювачем, його історія; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та багато іншого.

Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів - певної тематики, спрямування, авторства тощо.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша є малодослідженим творчим процесом, що має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв’язків між явищами (інформацією, документами, фактами і ін). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у т. ч. і робота з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів. Ідея так званого перехресного пошуку вперше сформульована

В. М. Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників - однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Дослідниками є самі архівісти, які здійснюють пошук документів.

Перехресний пошук включає одночасний пошук і за генетич­ною вертикаллю та логічною горизонталлю. Пошук за генетич­ною вертикаллю спирається на пофондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду, до яких належать описи, огляди, різні покажчики. Пошук за логічною го­ризонталлю будується на системі міжфондових архівних довід­ників, до яких належать різні каталоги, тематичні огляди, авто­матизовані пошукові системи та інші довідники. Цей пошук до­зволяє виходити безпосередньо на документи, що стосуються досліджувальної проблеми. Використовуючи обидва способи пошу­ку документів, користувач знаходить необхідну інформацію.

Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шляхи здійснення архівних пошуків. Перший, названий англійським уче­ним Літлом "процесом здогадок", пов'язаний з тим, що користу­вач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на під­ставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністративні або суспільні інституції створювали документи, що мали відно­шення до об'єкту дослідження. Другий шлях пошуку орієнтова­ний на необхідний документ: користувач починає роботу з карто­течного каталога або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики робо­ти бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення — техніка індек­сування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, марк-формат зна­чно впливають на пошук у державних архівах.

Ширше впровадження комп'ютерів збільшує прогалину між цими двома шляхами пошуку. Багатосторонній пошук окремих документів, на відміну від лінійного, заснованого на принципі походження, стає багатофіліальним. Проте ми не можемо відмо­витися від цього традиційного пошуку. По-перше, ще не доведе­но його малу ефективність у порівнянні з першим, а по-друге, важко уявити собі той момент, коли кожен окремий документ архіву буде остаточно описаний у машиноорієнтованому вигляді.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з по­доланням всіляких труднощів до яких відносяться бар'єри неін­формованості, зокрема матеріальний, мовний та ін.

Матеріальний бар'єр, особливо у сучасних умовах, є вагомою перепоною для архівних розвідок. Відсутність комп‘ютерною зв'язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних не дозволяє користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до неви­правданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Мовний бар'єр, особливо характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи латиною, польською, німецькою, угорською, румунсь­кою, єврейською мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами. Певним бар'єром є також наявність галузевих архівних установ, які здійснюють довготривале зберігання специфічних архівних документів. Фактично дослідник не має жодних довідників про зміст цих документів і не має відомостей про те, яка архівна інформація може там міститися.

Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають на ефективність використання НАФ.