11. 5. Особливості організації використання архі­вної інформації на різних носіях

Однією з характерних особливостей НАФ є наявність у ньому документів на різних носіях (паперових, плівкових, магнітних та ін ). Завдяки широкому впровадженню у практику документу­вання нових технічних засобів, у тому числі комп'ютерної техні­ки, новостворений документ може фіксуватися на якому завод- но з цих носіїв інформації.

Користування документами на плівкових, магнітних, а в окремих випадках і паперових носіях вимагає застосування спеціальних технічних засобів: кіно-, фото-, відео- і звуковідтворюючої апаратури, проекторів, кіномонтажних столів, читальних апаратів, комп'ютерів різних марок і типів. Все це враховується при складанні угоди про використання.

Справжню революцію спричинює впроваджування комп'ютер­ної технології. Комп'ютери, за визнанням західних архівознавців, крім можливості обробляти необмежені масиви інформації, викли­кали до життя нову дослідницьку методологію. Формується і но­вий тип користувача.

Нові технології створюють можливості для використання архівної інформації у тих місцях, де вона не зберігається. Користувачам різних банків даних, що існують у світі, не обов‘язково особисто відвідувати архіви, бібліотеки. Вони цікавляться в першу чергу не сховищами, де є інформація, а тими шляхами, якими зможуть цю інформацію отримати.

11.6 Ефективність науково інформаційної діяльності. Архівний маркетинг

Висока ефективність організації використання НАФ - це максимальне задоволення архівістами усіх вимог суспільства у ретроспективній документній інформації при оптимальному використанні інформаційних ресурсів. Під вимогами суспільства розуміють не тільки ті потреби, що знайшли своє втілення у реальному попиті, але й потенціальні інформаційні потреби, виявлені архівною установою на перспективу і можуть перетворитися на реальний попит, у тому числі і під впливом ініціатив самих архівістів. Серед показників ефективності слід назвати, по-перше, відношення кількості виданих для використання справ до загальної кількості справ, які зберігаються в архіві, або, яка частина інфор- маційних ресурсів архіву включена до процесу архівного використання; по-друге, відношення кількості справ, які були активно використані (з яких користувачі зробили виписки зняли копії) до загальної кількості виданих справ; по-третє, результативність інформаційних заходів архіву: наскільки вони знайшли попит, що визначають шляхом співставлення тематики ініціативної ін­формації архіву і тематики звернення до архіву.

Ефективність використання архівних документів має і матері­ально-грошовий вимір. Спектр платних послуг у цій галузі значно збільшився, а вартість інформації незрівнянно зросла. Тому виникає необхідність у спеціальній службі — "архівному марке­тингу". Це має бути спеціальна соціологічно-консалтингова слу­жба, яка займатиметься забезпеченням зв'язків архівних установ і споживачів архівної інформації, створенням ринку архівних послуг і визначенням вартості архівних робіт. Соціологічну частину архівного маркетингу можна визначити, як вивчення кола реальних і потенційних споживачів ретроспективної документної інформації, дослідження мотивів звернення споживачів і збіль­шення їхньої кількості, стимулювання попиту і накопичення ін­формації про споживачів, їхні цілі і характер зацікавленості їхніх потреб, що задовольняються наданням архівної інформації, рек­ламування інформаційних послуг архівів і вивчення наслідків їх надання; вироблення перспективних рекомендацій з тематики і форм організації використання архівної інформації. Консалтингово-фінансовий бік цієї справи мас полягати у визначенні конкретних цін на інформаційні послуги, відслідковуванні ефективності тих або інших форм надання архівної інформації, відповідність встановлених цін на послуги архівних установ реальному попиту на них.

В Україні такої маркетингової служби ще не існує, проте вона є в європейських і американських архівах. Доцільно було б мати таку службу і при Держкомархіві. До кола її обов'язків необ­хідно було б включити напрацювання рекомендацій, організацію заходів щодо підвищення інформаційної культури потенційних споживачів ретроспективної документної інформації та архівіс­тів, вироблення критеріїв оцінки вартості архівних послуг. Архівні установи мають зосередити головні зусилля на виробництві вторинної інформації, безпосередньому наданню інформаційних послуг на підставі розробок і рекомендацій служби архівного мар­кетингу.

Але під час визначення вартості архівної інформації треба враховувати, що існує принцип безплатного користування архівами.

Безплатно виконуються запити українських та іноземних гро­мадян про стаж роботи, нагородження, життя, навчання, участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депортації — словом, все те, що потрібне для соціального захисту громадян відповідно до законодавства України. Так само безкоштовно виконуються за­пити органів влади, судових і слідчих органів, державних установ. Традиційно залишаються безплатними послуги, що надаються до­слідникові у читальному залі. Оплату передбачено лише за додат­кові послуги — копіювання документів технічними засобами, пе­реклад, розшифрування текстів, складне консультування. На плат­ній основі проводять роботу приватні генеалогісти над документа­ми архіву. Дальший розвиток ринкових відносин у сучасному сус­пільстві викличе розширення переліку платних послуг.