11.4. Форми організації використання архівної інформації

Розглянемо найпоширеніші форми організації використання документної інформації архівів (рис.11.2).

Ініціативне інформування. Саме за його допомо­гою формуються суспільно-державні потреби в архівній інфор­мації, стимулюється постійне звернення до архівів. Інша особли­вість ініціативної інформації полягає у випереджаючому задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, уста­нов, організацій, окремих громадян. 3 цією метою в архіві готу­ють спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, спис­ки-довідники.

Інформаційний лист є офіційним зверненням ар­хіву до будь-якого адресату (органу влади, наукової або проект­ної інституції, банку, страхової фірми тощо), який містить коро­тке повідомлення про архівні документи, що можуть становити для нього інтерес. Інформаційний лист має на меті привернути увагу до архівної інформації і встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються у загальній формі.

Тематичний перелік, на відміну від інформаційного листа, містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних. Він скла­дається в основному на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Усталена його форма передбачає назву, короткий вступ, де викладено значення обраної теми, вказано ви­користані фонди і такі, які містять додаткову інформацію та ха­рактеристику документів. При цьому вказується дата документа, його різновид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опи­су) та пошукові дані.

Специфічною формою ініціативного інформування є список-довідник, який містить відомості лише про корисні копалини (іс­торію віднайдення та експлуатації їх) і надсилається геологічним організаціям з метою допомогти їм вирішувати практичні питання розробки покладів. Оскільки цей вид використання має рекламно-довідкове значення, пропонує інформацію НАФ потенціальному користувачеві, то до форм ініціативного інформування відносять також реклами, буклети, плакати, документальні філь­ми, фотоальбоми тощо.

Архівна довідка — вид інформаційного документа, який мас юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна копія — письмове відтворення всього тексту доку­мента офіційно завірене архівом.

Архівний витяг — дослівне відтворення частини тексту доку­мента, що належить до певного питання, факту, особи, офіційно завірене архівом.

Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов'язаний з випла­тою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами со­ціального захисту громадян. Водночас він є і традиційною фор­мою роботи архівів, якою вони займалися з давніх часів.

Порівняно новою формою роботи для українських архівістів є виконання генеалогічних запитів.

Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки у ланцюгу поколінь. Ці відомості необхідні для складання родовідного дерева, що останнім часом набуває дедалі більшого значення для наших громадян. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально- правового характеру.

Тематичні запити надходять здебільшого від державних орга­нів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв тощо. Вони вимагають виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Результа­ти виявлення архівних документів фіксують на картках, які по­тім систематизують за хронологією і вони стають підґрунтям для складання довідки. Формою відповіді на тематичний запит мо­жуть бути архівна довідка, архівна виписка, архівна копія, а та­кож інформаційний лист, тематичний перелік і ін.

Важливою формою пропаганди архівних документів є експо­зиційна робота архіву організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів знайомитися з унікальними документами НАФ України, що мають історичне і соціально-культурне значення.

Важливе значення набуває тиражування виставок (виготов­лення фотокомплектів, наборів ксерокопій), експонування їх за кордоном, в українських дипломатичних і культурних установах.

З'явилась і така форма експонування архівних документів, як виставки на комерційній основі. Вони можуть виготовлятися на замовлення комерційних та підприємницьких структур, супрово­джуватися отриманням плати за вхід, наданням різних платних послуг, зокрема продажем фотокопій та ксерокопій документів.

Дедалі ширше використовуються документи НАФ через за­соби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, ін­формування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ України в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає.

Традиційною формою є використання документів через чи­тальний зал. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних, обласних, місь­ких, центральних галузевих, багатьох відомчих.

Одним з найефективніших засобів поширення архівної інфор­мації є публікація документів. Вона здійснюється шляхом нау­кової кооперації праці істориків, археографів, архівістів.

Публікації архівних документів можуть мати різні форми. Кор­пусне видання — публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації — подання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог. Як правило для цього залучають друковані джерела (ли­стівки, газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є регести — формалізований виклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і по можливості структури. Як правило вони практикуються в разі необхідності друкування великої кількості однотипних документів.

Крім звичайної текстової форми відтворення документа, викори­стовують і публікації джерел у вигляді мікрофільмів та мікрофіш.