31. Етикет службового листування

Етика службового листування має непересічне значення для ефективної підприємницької діяльності, встановлення ділових контактів з потенційними партнерами (особливо іноземними). Активне і корисне ділове спілкування можливе за умови дотримання напрацьованих людством канонів службового листування.

1. Для службового листування рекомендується використовувати фірмові бланки з емблемою (товарним знаком) фірми, її повною назвою, поштовою і телеграфною адресою, телефонами, факсом, банківськими реквізитами.

2. Службові листи готують і надсилають у вигляді машинопису на одному (лицьовому) боці аркуша через півтора-два інтервали. Абзаци мають починатися з нового рядка з відступом п’яти знаків від лівого поля. Краще уникати переносу слів. Крім першої, всі інші сторінки тексту службового листа мають бути пронумеровані арабськими цифрами.

3. Перший службовий лист своєму потенційному партнерові варто почати з репрезентування своєї фірми і основного напрямку її діяльності. Ще краще це можна зробити, надіславши партнерові проспект або буклет з докладною інформацією про фірму. Текст такого інформаційного матеріалу готується або державною мовою потенційного партнера, або англійською мовою.

4. Будь-який службовий лист треба закінчувати словами подяки за співробітництво або висловлювати сподівання на таку можливість, а також загальноприйнятими формулами: “Щиро Ваш”, “З повагою” тощо. Підпис ставлять на правому боці аркуша під заключними формулами ввічливості. Прізвище автора листа розміщується під його власним підписом.

5. Дозволяється користуватися стандартними конвертами для між народних поштових відправлень. Проте достатньо солідні фірми мають власні конверти, на яких у скороченому вигляді відтворюються реквізити фірмового бланка. Це не лише підвищує престиж фірми, а й звільняє від необхідності повідомляти зворотну адресу.

6. Ділові контакти все ширше здійснюються через використання факсимільного зв’язку (факсу), тобто набагато швидшого способу передачі інформації, який набуває все більшого розвитку в Україні.

32. Українська термінологія в професійному спілкуванні

Офіційно-діловий стиль, крім загальновживаної лексики, послуговується термінами. Термін — це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, щоб розуміти, яке поняття вкладати в той чи інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції — лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або значення поняття, тобто його зміст та межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а. системність терміна звязок з іншими термінами даної предметної сфери

б. наявність дефініції визначення в більшості термінів

в. моносемічність однозначність терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності

г. стилістична нейтральність

д. відсутність експресії, образності, субєктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані авангард, ідея, гіпотеза, формула та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки знаменник, дільник, чисельник. Тому терміни вживаються не в усіх сферах мовлення, а лише в деяких освіта, культура, техніка, діловодство та ін.. Терміни становлять основу наукової мови кожної галузі суспільства.

У множині термінів кожної галузі відрізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія — це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термінології, терміносистема — це опрацьована фахівцями певної галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й однозначно відображає систему понять цієї галузі.

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви — своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви — одиничне.

До номенклатури входять серійні назви марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, географічні назви та назви рослин, тварин і под.

В офіційно-діловому стилі терміни підпорядковуються законам, що діють в інших стилях: вони зявляються, уточнюються, розмежовуються із загальновживаними словами, близькими за значенням, потім кодифікуються, пізніше можуть вибувати зі складу активних, переходити до пасивних.

До використання термінів у діловому стилі ставляться такі вимоги:

• послуговуватися термінами, зафіксованими лише у словнику, наприклад, діловодство, а не діловедення;

• вживати терміни зі значенням, закріпленим у словнику. Особливої уваги заслуговують багатозначні терміни, які функціонують в одній або кількох галузях з різними значеннями. Наприклад: справа як сукупність документів, як одиниця зберігання текстових документів в архіві, як різновид справи атестаційна справа, кримінальна справа тощо;

• суворо дотримуватися правил утворення від термінів похідних слів, перевіряти за словниками та довідниками значення термінів у випадкусумніву, орієнтуватися на ті терміни, які для даної термінологічної системи уже кодифіковані, зафіксовані у словнику.