10.2.2 Планування комунікацій: інструменти і методи
1) Аналіз вимог до комунікацій
При аналізі вимог до комунікацій визначаються потреби зацікавлених сторін проекту в інформації. Дані вимоги визначаються шляхом об'єднання типу і формату необхідної інформації з аналізом цінності цієї інформації. Ресурси проекту витрачаються на передачу тільки тієї інформації, яка сприяє успіху проекту, або тільки в тому випадку, корду недолік інформації може призвести до невдачі.
Менеджер проекту повинен також враховувати кількість потенційних каналів чи шляхів комунікації як показник складності комунікацій проекту. Загальна кількість потенційних каналів комунікацій одно п (п-1) / 2, де N - кількість зацікавлених сторін проекту. Таким чином, у проекті з 10 зацікавленими сторонами є 10 (10-1) / 2 = 45 потенційних каналів комунікацій. Отже, ключовим елементом планування фактичних комунікацій проекту є визначення та обмеження того, хто і з ким буде спілкуватися, а також того, хто і яку інформацію буде отримувати.
Зазвичай для визначення вимог до комунікацій проекту необхідна наступна
інформація:
• організаційні діаграми;
• зв'язки між організацією проекту і розподілом відповідальності між зацікавленими сторонами проекту;
• галузі знань, підрозділи і спеціальності, залучені до проекту;
• кількість людей, задіяних у проекті, з урахуванням місця їх розміщення;
• внутрішні потреби в інформації (наприклад, обмін інформацією в рамках організації);
• зовнішні потреби в інформації (наприклад, спілкування зі ЗМІ, громадськістю або підрядниками); і
• інформація про зацікавлені сторони проекту з Реєстру зацікавлених сторін проекту і стратегії управління зацікавленими сторонами проекту.
2) Технології комунікацій
Методи передачі інформації серед зацікавлених сторін проекту можуть значно відрізнятися. Наприклад, команда проекту може використовувати найрізноманітніші методи комунікацій, від коротких обговорень до повноцінних нарад, від простих письмових документів до матеріалів (наприклад, розкладів і баз даних), доступних через Інтернет.
Фактори, які можуть впливати на проект, включають в себе:
• терміновість отримання інформації. Чи залежить успіх проекту від наявності часто оновлюваної інформації, яка доступна негайно, або достатньо регулярного складання письменних звітів?
• доступність технології. Чи справді необхідні системи вже встановлені і діють, або потрібно включити їх в список потреб проекту? Наприклад, чи є у передбачуваної (их) зацікавленої сторони (зацікавлених сторін) проекту доступ до вибраної технології комунікацій?
• очікуване забезпечення проекту персоналом. Чи відповідають пропоновані системи комунікацій досвіду і навичкам зацікавлених сторін проекту, або необхідно організувати тривале навчання та підготовку?
• тривалість проекту. Чи можливо, що ще до закінчення проекту наявні кошти комунікації зміняться?
• навколишнє середовище проекту. Команда проекту проводить зустрічі і обмінюється інформацією в живому спілкуванні або віртуально?
3) Моделі комунікацій
На базовії моделі комунікації (рис. 10-8) показано, як відбувається передача і прийом інформації між двома сторонами, позначеними як відправник та одержувач.
Ключовими елементами цієї моделі є:
• кодування. Виклад думок чи ідей мовою, зрозумілою для інших.
• повідомлення і відповідь. Вихід процесу кодування.
• засіб зв'язку. Метод, використовуваний для передачі повідомлення.
• перешкоди. Все, що може перешкодити передачі і розуміння повідомлення (наприклад, відстань, незнайома технологія, нестача додаткової інформації).
• декодування. Перетворення одержувачем повідомлення в зрозумілі йому думки або ідеї.
На рис. 10-8 представлена базова модель комунікацій. Невід'ємною частиною даної моделі є дія з підтвердження отримання повідомлення. Підтвердження отримання означає, що одержувач подає сигнал про отримання повідомлення, але це не обов'язково означає згоду одержувача зі змістом повідомлення. Зовсім інше значення має відповідь на повідомлення, що означає, що одержувач декодувати, зрозумів повідомлення і посилає на нього відповідь.
При обговоренні комунікацій проекту необхідно враховувати елементи моделі комунікацій. рамках процесу комунікацій відправник повинен забезпечити зрозумілість і повноту інформації, вибір належного способу її передачі та отримання підтвердження правильності інтерпретації інформації.
Одержувач повинен упевнитися, що він отримав інформацію повністю, правильно її зрозумів, і підтвердити отримання. Збій комунікації може зробити негативний вплив на весь проект в цілому.
При організації ефективної взаємодії між зацікавленими сторонами проекту за допомогою цих елементів виникає безліч труднощів. Розглянемо команду проекту, що складається з фахівців, фізично знаходяться в різних країнах. Щоб один член команди міг успішно передати технічну ідею іншому члену команди, що знаходиться в іншій країні, йому може знадобитися закодувати повідомлення відповідною мовою, надсилання повідомлення за допомогою певних технічних засобів, забезпечивши при цьому коректне декодування повідомлення одержувачем та отримання від нього відповідного повідомлення. Будь-які перешкоди, що виникають на цьому шляху, можуть спотворити первісний зміст повідомлення.