4.1. Розробка статуту проекту.

Розробка Статуту проекту - це процес розробки документа, який формально санкціонує проект або фазу, і документування первинних вимог, що задовольняють потребам і очікуванням зацікавлених сторін проекту. Він встановлює партнерство між виконуючою організацією і організацією, що подала заявку (або замовником, у випадку зовнішніх проектів). Затверджений Статут проекту формально ініціює проект. Менеджер проекту визначається або призначається відразу, як тільки це стає можливим, переважно під час розробки Статуту проекту і обов'язково до початку планування. Рекомендується, щоб менеджер проекту брав участь у розробці Статуту проекту, так як даний документ наділяє менеджера проекту повноваженнями використовувати ресурси для виконання проекту.

Санкціонування проектів проводиться зовнішнім по відношенню до проекту особою або особами, такими як спонсор, офіс управління проектами (Project Management Office, PMO) або комітет з управління портфелями. Рівень ініціатора або спонсора проекту повинен бути достатнім для фінансування проекту. Вони або самі розробляють Статут проекту, або делегують цей обов'язок менеджеру проекту. Підпис ініціатора на Статуті санкціонує проект. Санкціонування проектів обумовлюється внутрішніми бізнес-потребами або впливом ззовні. Зазвичай це призводить до підготовки аналізу потреб, еконо- мічного обгрунтування або опису ситуації, яку вирішуватиме проект. Написання Статуту проекту пов'язує проект зі стратегією та поточною діяль- ністю організації. На рис. 2 показані входи, інструменти і методи, а також виходи для даного процесу, а на рис. 3 представлена блок-схема даних.

Рис. 2. Розробка статуту проекту: входи, інструменти, методи і виходи.

Рис. 3. Блок-схема даних при розробці статуту проекту.

4.1.1 Розробка статуту проекту: входи .1 Опис робіт по проекту

Опис робіт (Statement of work, SOW) - це словесний опис продуктів або послуг, які повинен зробити проект. Для внутрішніх проектів ініціатор або спонсор проекту надає опис робіт на підставі бізнес-потреб, вимог до продукту або послуги. Для зовнішніх проектів опис робіт може бути отримано від замовника як частина документації по пропозиціях, наприклад запиту пропозиції, запиту інформації, запиту заявок, або як частина контракту.

Перелік робіт відображає:

• бізнес-потреба. Бізнес-потреба організації може бути заснована на ринковому попиті, технологічному прогресі, правових вимогах або постановах уряду.

• опис змісту продукту. Документує характеристики продукту, для створення якого робиться проект. Опис повинен також відображати взаємозв'язок між створюваними продуктами або послугами і бізнес-потребою, яку має задовольнити проект.

• стратегічний план. Всі проекти повинні підтримувати стратегічні цілі організації.

Стратегічний план виконуючою організації повинен розглядатися як один з факторів при прийняття рішень про вибір проекту і розстановці пріоритетів.

.2 Економічне обґрунтування

Економічне обгрунтування або подібний документ надає необхідну з точки зору бізнесу інформацію, що дозволяє визначити, чи варто проект необхідних інвестицій. Зазвичай в економічному обгрунтуванні містяться бізнес-потреби та порівняльний аналіз вартості і результатів для виправдання проекту. Економічне обгрунтування може написати організація, подає заявку, або замовник, у випадку зовнішніх проектів. Економічне обгрунтування створюється як результат дії одного або декількох з наступних факторів:

• вимоги ринку (наприклад,автомобілебудівна компанія санкціонує проект по виготовлення більш економічних автомобілів у відповідь на брак бензину);

• потреба організації (наприклад, тренінгова компанія санкціонує проект по створенню нового курсу навчання з метою збільшення прибутку);

• вимоги замовника (наприклад, електрична компанія санкціонує проект по будівництву нової підстанції для електропостачання нового промислового району);

• технологічний прогрес (наприклад, виробник комп'ютерної техніки санкціонує новий проект з розробки більш швидкодіючого, економічного і компактного ноутбука з використанням останніх досягнень у технології виготовлення комп'ютерної пам'яті та електронних компонентів);

• правові вимоги (наприклад, виробник фарб санкціонує проект для розробки рекомендацій щодо поводження з токсичними матеріалами);

• екологічні впливи (наприклад, компанія робить проект для зменшення свого впливу на навколишнє середовище);

• соціальні потреби (наприклад, неурядова організація в країні, що розвивається санкціонує проект зі створення систем подачі питної води, вбиралень та санітарної освіті верств населення, страждаючих від високого рівня захворюваності на холеру).

У разі якщо проект складається з кількох фаз, економічне обгрунтування може періодично переглядатися для забезпечення того, щоб проект перебував на правильному шляху до досягнення вигод для бізнесу. На ранніх стадіях життєвого циклу проекту періодичний перегляд економічного обгрунтування спонсорує організацією також допомагає впевнитися, що проект все ще необхідний.

.3 Контракт

Контракт є входом, якщо проект виконується для зовнішнього замовника.

.4 Фактори середовища підприємства

Фактори середовища підприємства, які можуть впливати на процес розробки Статуту проекту, включають в себе, серед іншого:

• державні та промислові стандарти;

• інфраструктуру організації;

• ситуацію на ринку.

.5 Активи процесів організації

Активи процесів організації, які можуть впливати на процес розробки Статуту проекту, включають в себе, серед іншого:

• стандартні процеси організації, правила та опис типових процесів для використання в організації;

• шаблони (наприклад, шаблон Статуту проекту);

• історичну інформацію і базу накопичених знань.