60. Складання та редагування професійних текстів.

Документ (від латин. documentus - спосіб доказу) - це матеріальний об'єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

До загальних належать такі функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв'язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

Документи класифікують за різними ознаками:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи і т. ін.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов'язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою - типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності - звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені механічним способом.

2. Реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Основні реквізити документа:

1) Державний герб; емблема організації;

2) назва міністерства чи відомства;

3) назва підприємства (установи, фірми, організації);

4) поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

5) номер рахунка в банку;

6) назва виду документа;

7) дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

8) індекс (вихідний номер документа);

9) місце складання чи видання;

10) гриф обмеження доступу;

11) адресат;

12) гриф затвердження;

13) резолюція;

14) заголовок до тексту;

15) текст;

16) позначка про наявність додатка;

17) підпис;

18) візи;

19) відбиток печатки;

20) позначка про виконавця;

21) позначка про виконання й направлення документа до справи;

22) позначка про перенесення даних на машинний носій;

23) позначка про надходження.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр - це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів: лівого - 20 мм; правого - не менше, ніж 8 мм; верхнього - не менше, ніж 10 мм; нижнього - не менше, ніж 8 мм.

Розрізняють такі види формулярів:

1) з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;

2) з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів;

3) одно і двомовні.

3. Правила написання тексту документа

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв'язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

- власне тексту;

- анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об'єкта за низкою ознак);

- таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци - частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, напр.: "Вважаю за потрібне повідомити, що...";

2) від першої особи множини, напр.: "Просимо надіслати...","Наказуємо...", "Ухвалили...". У такій формі викладають

Редагування (від лат. redactus - приведений у порядок) - це аналіз, перевіряння та виправлення будь-якого тексту.

Редагують наукові тексти за законами логіки. Редагуючи текст, необхідно пам'ятати основні вимоги, які висувають до доказів (аргументів) як особливої форми думки, а саме:

o чітке формулювання тези й аргументів;

o формулювання тези під час доказів залишається незмінним;

o теза і аргументи не повинні суперечити один одному;

o як аргумент використовувати положення, правдивість яких не викликає сумніву;

o докази повинні бути повними й достатніми. Редагування наукового тексту здійснюють у три етапи:

1. Первинне ознайомлення з текстом документа. Перед тим, як розпочати редагування тексту, слід прочитати його повністю. Під час першого прочитання не бажано вносити правки, проте можна зробити помітки на берегах чи фіксувати побіжні зауваження на окремому аркуші паперу.

2. Перевірка фактичного матеріалу. На цьому етапі доцільно перевірити правильність та вірогідність поданих відомостей, продумати, чи достатньо фактичного матеріалу для певного тексту.

3. Власне редагування матеріалу. Цей етап вимагає мовної корекції: виправлення орфографічних, пунктуаційних та стилістичних помилок. Правки в тексті роблять синім або чорним чорнилом (а не червоним). Слова, цифри в тексті мають бути чіткими та охайними. Виправлений текст треба передрукувати, ще раз вичитати.

Прийоми виділення окремих частин тексту Для виділення в тексті окремих слів або частин можна порекомендувати чотири способи:

1. Великими літерами. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів.

2. Розрідженням оформлюють окремі слова й короткі фрази. Коли слово подають розріджено, то після кожної літери роблять проміжок в один знак, а між словами й текстом - відступ у 2-3 знаки, щоб слова відділялися. Розділові знаки після таких слів ставлять на відстані одного знака, а наступне слово починають через 2-3 знаки.

3. Підкреслення - найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють, включаючи лапки й дужки; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, починаючи від першої букви й закінчуючи останньою буквою речення.

4. Курсивом виділяють слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно послуговуються, коли текст набирають на комп'ютері.