40. Довідково-інформаційні документи. Довідка.

Довідка — це документ, який містить опис та підтвер­дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

 Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші ус­танови; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

 Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

Приклад

Міністерство освіти і науки України

Донецький державний університет

ДОВІДКА № 67

28.12.2002 р.                                                                                                                                  м. Донецьк

Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного факультету відділення «Українська мова та літера­тура».

Довідка видана для подання в Київський РВК м. Донецька.

Декан філологічного

факультету                                                        (підпис)                                              О.Л.Григор’єв

(печатка)

Секретар                                                          (підпис)                                              К.В.Онопрієнко

Приклад

Львівський завод «Електрон»                                                                      Генеральному

директорові заводу

Грищуку Л.Д.

41. Довідково-інформаційні документи. Протокол. Витяг із протоколу.

Протокол - це документ, що відображає процес і результати по­стійних та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення збо­рів, нарад, засідань, обговорень тощо.

За обсягом протоколи можна поділити на:

1) стислі, у тексті яких написано лише ухвали;

2) повні, у тексті яких стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, засідань, нарад, формулюють ухвали;

3) стенографічні, у яких усі виступи записують дослівно. Реквізити протоколу:

1. Назва документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва заходу, який протоколюється (збори, нарада, засідання, конференція тощо).

4. Назва організації, де відбувався захід.

5. Дата проведення заходу (ліворуч).

6. Місце (місто, село) проведення заходу (праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Посада, прізвище, ініціали керівників заходу (голови, секрета­ря, членів президії).

8. Кількісний склад учасників заходу.

9. Порядок денний (у називному відмінку)-

10. Текст протоколу.

11. Перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок, якщо по­трібно).

12. Підписи керівників заходу (голови і секретаря).

Примітки до оформлення реквізитів.

1. Якщо кількісний склад учасників заходу становить 10-12 осіб, то можна назвати всіх присутніх. Якщо їх більше, вказують кількість присутніх і додають до протоколу реєстраційний листок. Так само оформляють кількість відсутніх.

2. Текст протоколу відповідає пунктам порядку денного. Текст кож­ної позиції укладають за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВА­ЛИЛИ. Біля "СЛУХАЛИ" римськими цифрами ставлять номер питан­ня, що розглядається. Після слова ставлять двокрапку. Потім додають ініціали та прізвище доповідача, ставлять тире і розкривають зміст виступу. Якщо є текст доповіді, це позначають у дужках зауваженням.

Текст доповіді додається.

3. Виступ можна оформляти як пряму мову особи, яка його виголо­шує, або як непряму мову.

4. Ухвала може складатися з одного чи декількох пунктів, які нуме­рують арабськими цифрами. Якщо ухвала має форму резолюїі, вона складається з констатуючої та резолюційної частин (у констатуючої частині обґрунтовують важливість питання, що розглядається, дають стислу характеристику стану справ; у резолюційній - визначають захо­ди для виконання завдань, розв'язання проблем, усунення недоліків).

Учасник заходу може викласти особливу Думку щодо прийнятої ухвали. Це оформляють на окремому аркуші, на якому мусить бути підпис і дата, та додають до протоколу.

5. Результати голосування записують так: За Бакаленко НІ. подано 37 голосів, проти - 2, утримався — 1.

Протокол укладає спеціально призначений (обраний) працівник - секретар, який пише чернетку під час роботи колегіального органу, доопрацьовує текст документа після засідання і подає його на підпис голові. Протокол набуває чинності після того, як його підписали сек­ретар і голова.

Зразок протоколу:

Протокол № 4

14.01.05 м.Львів

загальних зборів акціонерів ВАТ „ПК-сервіс"

Присутні: 254 особи (реєстраційний листок додається)

Голова: Л.Г. Михайлюк

Секретар: Т.І. Павленко

Порядок денний

1. Звіт Правління про результати фінансово-господарської діяль­ності Товариства за 2004 рік.

2. Визначення основних напрямів діяльності Товариства на 2005 рік.

3. Переобрання членів Правління Товариства.

1. СЛУХАЛИ:

Звіт Голови Правління Даців ТС. про результати фінансово-госпо­дарської діяльності Товариства (текст звіту додається).

ВИСТУПИЛИ:

Голова Спостережної ради Товариства Павлюк Л.П. - вказала на важливість внесення змін і доповнень до Положення про Правління Товариства.

Голова Ревізійної комісії Степанюк P.O. - висловила зауваження Ревізійної комісії щодо фінансово-господарської діяльності Товарист­ва за 2004 рік.

УХВАЛИЛИ:

1. Звіт Голови Правління Даців ТС. схвалити.

2. Пропозицію Павлюк Л.П. врахувати.

II. СЛУХАЛИ: ...

Голова (Підпис) Л.Г. Михайлюк

Секретар (Підпис) ТІ. Павленко

Витяг з протоколу — це відтворення частини протоколу, яка сто­сується розгляду окремого питання. Іноді з тих чи інших причин ця інформація стає потрібною фізичній чи юридичній особі.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер витягу з протоколу (відповідає номеру повного протоколу).

3. Назва заходу, який протоколюється.

4. Назва організації, де відбувся захід.

5. Дата проведення заходу (пишуть ліворуч).

6. Місце (місто, село) проведення заходу (пишуть праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Пункт порядку денного, що цікавить особу чи установу, якій вида­ють витяг.

8. Ухвала (вміщують повний текст ухвали з питання порядку денного або ту частину ухвали, яка безпосередньо стосується замовника витягу).

Примітка:

Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріп­люється печаткою та підписом посадової особи, яка згідно з розподі­лом функціональних обов'язків видає витяги і є відповідальною за їх достовірність та відповідність текстові протоколу-оригіналу.

Зразок витягу з протоколу:

Витяг з протоколу № 2

24.10.04 м.Львів

засідання профспілкового комітету Львівського національного університету імені Івана Франка

І. СЛУХАЛИ: Про надання путівки до лікувально-профілактично­го санаторію „Карпати" лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г.

УХВАЛИЛИ: Надати лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г. путівку до лікувально-профілактичного санаторію „Карпати".

Оригінал підписали:

Голова (Підпис) В.М. Андріюк

Секретар (Підпис) С. І. Герега

42. Довідково-інформаційні документи. Розписка.

Розписка - це документ, який підтверджує передавання й отримання документів, грошей, товарів, матеріальних цінностей від установи чи іншої особи.

Розписки бувають особисті (приватні) та службові.

Розписка може мати довільну форму викладу, але обов'язково міс­тить такі реквізити:

1. Назва документа (посередині сторінки).

2. Текст розписки, де зазначено:

а) прізвище, ім'я, по батькові, посада (а також назва установи) особи, яка видає розписку і підтверджує отримання цінностей;

б) прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

в) найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість, точна сума коштів - цифрами і словами (у дужках);

г) підстава для передавання й отримання цінностей (для службової розписки).

3. Дата складання документа.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Засвідчення підпису (у приватній розписці).

Якщо передають суму грошей, у розписці вказують адресу, паспорт­ні відомості того, хто їх отримує. Підпис особи, яка дає розписку, за­свідчує нотаріус. Розписку пишуть тільки в одному примірнику. Виправлень у розписці не може бути.

Зразок розписки:

Розписка

Я, асистент кафедри соціології економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка Ткач Марія Семенів-на, отримала від завідувача кафедри 150 анкет для соціологічного до­слідження на суму 86 (вісімдесят шість) гривень для проходження практики студентів III курсу спеціальності „Соціологія".

Підстава: наказ декана економічного факультету № 20 від 12. Об. 05.

17.06.05 (Підпис)