45. Етикет службового листування. Класифікація листів

1.   Під час підготовки повідомлень обов'язкове заповнення всіх полів заголовка. На повідомлення з незаповненими полями відповідь може не поступити, оскільки засоби автоматичної фільтрації можуть не довести повідомлення, що поступило, до адресата.

2.   «Тіло» повідомлення має бути коротким. У ньому має міститися опис причини обігу та чітко виражатися конкретне прохання (запит).

3.   Прохання або запит, виражений в повідомленні електронної пошти, не повинні вимагати від адресата використовування засобів зв'язку, відмінних від електронної пошти.

4.   Термін відповіді на повідомлення електронної пошти — 24 години. Зміст відповіді повинен відповідати змісту запиту. Якщо дати повноцінну відповідь за цей час не можна, слід дати формальну відповідь з вказівкою очікуваного терміну ухвалення рішення.

5.   При неодержанні відповіді на запит слід перевірити, чи правильно були додержані формальні вимоги (заповнення полів, чітка вказівка очікуваної реакції, підпис автора повідомлення).

6.   У службовому листуванні використовування механізму поштових вкладень допустимо для пересилки файлів лише на пряме прохання партнера. Не слід відправляти ніяких поштових вкладень за власною ініціативою.

7.   За умов одержання електронною поштою незатребуваного повідомлення з вкладеним файлом поштове вкладення слід видаляти, не відкриваючи і не читаючи. Багато поштових клієнтів мають уразливості, пов'язані з некоректною обробкою поштових вкладень.

8.   Якщо пересилка поштового вкладення злагоджена обома сторонами, слід оцінити розмір файлу, що пересилається. Допустимим вважається розмір до 100 Кбайт. Якщо реальний розмір більше, слід заздалегідь сповістити про це партнера (використовуючи будь-який засіб зв'язку).

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, – листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, організаціями, приватними особами. Це повідомлення чи оповіщення про що не будь. Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних між собою частин.

Службове листування - ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала даний документ.

Загальні реквізит листів: найменування установи, організації, підприємства (автора документа) адреса, телефон, телеграфний шифр, відділення банку та розрахунковий рахунок; дата; Потовий індекс адресата; Текст листа; Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, що склала лист.

Тексти і форм найменше уніфіковані та трафаретизовані тому вони пишуться в довільній формі.

Службові листи бувають різних видів:

Лист гарантійний - виражає гарантію, забезпечує виконання викладених у ньому обов'язків

Лист запрошення - адресується конкретній особі чи кільком особам і є підставою для їхньої участі в запланованих заходах.

Лист інформаційний - своєчасно інформує установу, організацію чи зацікавлену особу про факти, які вже здійснилися, або заплановані.

Лист нагадування - містить у собі повторну інформацію про будь-який факт.

Лист підтвердження - засвідчує факт відправки документів.

Лист повідомлення - лист у якому щось повідомляється або стверджується.

Лист претензійний - лист яким оформлюють обгрунтування вимог однієї організації до іншої.

Лист прохання - виражає прохання про виконання будь-якої дії,

Лист супровідний - це коротке повідомлення про документ, який надсилається і по починається словами: «Надсилаємо» «Повертаємо».