Справка

В классе - учащихся.

Успеваемость: «5» - человек,

«4» - человек,

«3» - человек,

«2» - человек,

что отображено диаграммами:

(копия круговой диаграммы из Excel):

(копия гистограммы из Excel).

Средний балл по предмету составляет ____.

На индивидуальные занятия приглашаются

(копия таблицы из Excel).

Лабораторная работа №2 Применение слияния при создании писем и электронных сообщений в документе Word

1.Цель работы

Целью работы является освоение процесса слияния при создании писем и электронных сообщений в документе Word 2007.

2.Контрольные вопросы

2.1. Какие основные этапы процесса слияния основного документа с источником данных?

2.2. Чем отличается при слиянии создание писем от электронных сообщений?

3.Методические указания

3.1 Общие понятия о процессе слияния

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо содержат как общие сведения для всех получателей, так и индивидуальные сведения. Основной документ для письма содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Индивидуальные сведения для каждого письма поступают из источника данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

В процессе слияния можно производить уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

При слиянии основного документа и записей файла данных поля слияния заполняются данными из файла данных. Перед тем как печатать весь комплект копий составного документа (набора писем после слияния), каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Процесс слияния основного документа и индивидуальных сведений для каждого получателя состоит из нескольких общих действий (этапов), которые описаны ниже.

3.2. Запуск мастера Слияние. Откройте приложение Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными. Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки приложения Word.

Слияние удобнее всего выполнить с помощью мастера Слияние, который позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться этим мастером, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния (рис. 1.).

Рис.1. Выбор пошагового мастера слияния

3.3. Выбор типа документа.  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните Письма или Электронное сообщение в окне Слияние, чтобы создать документ такого типа. Щелкните кнопку Далее.

3.4. Выбор документа. Выберите документ, с которым вы хотели бы работать. Это может быть текущий документ, который вы только, что создали (например, рис. 2), или шаблон, который надо выбрать из папки шаблонов или существующий документ, что раннее был создан и его необходимо выбрать из файловой системы ПЭВМ.

Направляем Вам примерный тематический план учебной дисциплины «Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности», имеющий следующее содержание:

Раздел 1. Основы информатики

Тема 1.1. Представление, кодирование, передача и хранение информации

Тема 1. 2. Компьютер и программное обеспечение

Тема 1.3. Автоматизированный поиск и обработка информации

Раздел 2. Информационные и коммуникационные технологии

Тема 2.1. Работа в операционной системе Microsoft Windows

Тема 2.2. Текстовый редактор Microsoft Word

Тема 2. 3. Электронные таблицы Microsoft Excel

Тема 2.4. Система управления базами данных Microsoft Access

Тема 2.5. Технология обработки графической информации

Тема 2. 6. Компьютерные презентации в Microsoft Power Point

Тема 2.7. Коммуникационные технологии

С уважением, фирма

Исполнитель (ваша ФИО)

Рис. 2. Основной документ

Для выбора получателей из источника данных щелкните кнопку «Далее».

3.5. Выбор получателей. Для выбора получателей воспользуйтесь нажатием на одну из кнопок с названием Создание списка или Использование списка.

В первом случае (создание списка) вы создаете список файла данных, который еще не существует. Щелкните кнопку Создать и используйте открывшуюся форму Новый список адресов. Щелкните кнопку настройка столбцов и выберите те элементы списка (столбцы), которые необходимы, используя стирание ненужных элементов списка. При необходимости в окне Настройка списка адресов добавьте новые или переименуйте старые имена столбцов. Нажмите кнопку ОК.

Рис.3. Заполнение имен столбцов списка

Заполните данными (рис. 4.) первую строку списка и щелкните кнопку Создать запись для создания следующей записи. Ненужные записи можно удалить, выделив поочередно соответствующие записи и затем нажать кнопку Удалить запись. После создания списка, введенные записи можно сортировать.   Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я). Когда список будет готов, щелкните ОК.

Рис. 4. Данные для заполнения списка

Откроется окно сохранения документа. Введите имя файла (ваша ФИО-№ группы) щелкните кнопку Сохранить. Этот список сохраняется в виде файла базы данных Access (MDB) в папке Мои источники данных, который можно редактировать и использовать многократно. Структура такого списка показана на рис. 4. После этого откроется окно Получатели слияния (рис. 5), в котором для удаления или добавления получателей в списке необходимо удалять или добавлять соответствующие флажки напротив соответствующих записей списка.

Рис. 5. Окно Получатели слияния

Для добавления или изменения этого списка можно использовать расположенные ниже кнопки, например Фильтр, Сортировка и т.д.

Фильтрация записей полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.

Чтобы отфильтровать записи, выполните следующие действия.

В группе Уточнить список получателей выберите пункт Фильтр.

На вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка выберите условия, которые нужно использовать для фильтрации. Щелкните кнопку ОК в окне Получатели слияния и затем кнопку Далее в окне Слияние.

Во втором случае (использование списка), вы воспользуетесь созданным ранее списком, который храниться в файле данных приложений Microsoft Word, Excel или Access и представляют собой обычную таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. Чтобы раскрыть эту таблицу, необходимо щелкнуть кнопку Выбор другого списка и перед вами раскроется папка Мои источники данных, где содержатся обычно файлы источника данных из приложения Access. Если ваш список находиться в одном из этих файлов, то раскройте его двойным щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. Если список рассылки находится в другой папке одного из приложений Microsoft Office, то продолжите поиск этого списка в файловой системе ПЭВМ и также как в предыдущем случае раскройте его двойным щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. В случае необходимости отредактировать этот список щелкните кнопку Изменить список. Для удаления или добавления получателей в списке необходимо удалять или добавлять соответствующие флажки напротив соответствующих записей списка. Щелкните кнопку ОК в окне Получатели слияния и затем кнопку Далее в окне Слияние.

3.6. Добавление в основной документ текстовых заполнителей (полей слияния). Чтобы добавить сведения о получателях в письмо, выделите место в документе, а затем щелкните одну из следующих ссылок: Блок адреса, Строка приветствия или Другие элементы.

При выборе ссылки Блок адреса откроется окно Вставка блока адреса, в котором можно просмотреть список источника данных для получателей. Если необходимо вставить этот список целиком, то щелкните кнопку ОК. В ином случае щелкните кнопку Отмена.

Если выбрана ссылка Строка приветствия, то в этом случае можно добавлять слова приветствия в документ, например, Уважаемый, Здравствуйте и т.д. Ссылкой Строка приветствия можно не пользоваться, если она уже есть в списке рассылки.

При выборе ссылки Другие элементы откроется окно Вставка поля слияния, в котором, поочередно выбирая необходимые поля слияния, можно их вставлять в указанные маркером места документа. При этом документ можно отредактировать, вставив необходимые пробелы и знаки препинания. Этот способ является наиболее универсальным по сравнению с двумя предыдущими способами и поэтому наиболее часто используется (рис. 6.).

Рис. 6. Добавление в основной документ текстовых заполнителей (полей слияния), используя ссылку Другие элементы

Для предварительного просмотра поочередно всех писем щелкните кнопку Далее в окне Слияние.

3.7. Предварительный просмотр писем. В режиме просмотра откроется вид первого из созданных писем. Для просмотра остальных писем можно воспользоваться кнопками перехода Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов. Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок.

Рис 7. Просмотр одного из писем

Для завершения слияния щелкните кнопку Далее в окне Слияние.

3.8. Завершение слияния. Убедившись, что все данные введены верно, можно приступить к завершающему этапу. Нажмите кнопку Изменить часть писем и укажите диапазон документов. В результате будут созданы письма для каждого источника данных в одном документе Word.

Чтобы отправить документ по электронной почте, необходимо в начале вашей работы при выборе типа документа указать, что создается электронное сообщение, и на завершающем этапе слияния щелкнуть кнопку Электронная почта и затем указать, откуда нужно подставлять электронный адрес, и задать тему и формат письма, например, HTML. Созданные электронные сообщения можно рассмотреть в почтовом приложении Outlook.

Примечание: возобновление слияния. Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние. При готовности возобновить слияние откройте документ. Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Если открывался документ, о подключении которого к источнику данных было неизвестно, то, чтобы предотвратить потенциально опасный доступ к данным, нажмите кнопку Нет. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

4.Задание (вариант задания отличается указанием инициалов студента в основном документе и имени источника данных)

4.1. Запустите мастер Слияние.

4.2. Выберите тип документа Письма.

4.3. Создайте основной документ, представленный на рис. 2.

4.4. Создайте или выберите имена заголовков списка для получателей основного документа, в соответствии с рис. 3.

4.5. Заполните список данными из таблицы рис. 4.

4.6. Сохраните этот список в папке Мои источники данных приложения Access под именем файла (ваша ФИО-№ группы). При необходимости отредактируйте этот список в базе данных Access, находящийся в папке Мои источники данных.

4.7. Согласно рис. 6. добавьте в основной документ текстовые заполнители или так называемые поля слияния: Адрес, Обращение, Фамилия, Имя и Отчество. Отредактируйте этот документ, используя необходимые пробелы и знаки препинания.

4.8. Проведите предварительный просмотр каждого письма.

4.9. Выполните завершение слияния основного документа с источником данных, создав письма для каждого получателя в одном документе Word.