4. Унификация текстов.

Необходима для:

- упорядочения документации организации;

- сокращения затрат на создание документов – экономическая выгода;

- экономия времени. В условиях информатизации, широкого использования компьютерной техники унифицированные шаблоны можно создавать с ее использованием.

Предпосылки для унификации:

- однотипные операции в процессе управления (2/3 слов и выражений в управленческих документах повторяются);

- служебные документы содержат большой объем специальной терминологии;

- тексты управленческих документов зависят от законодательных и нормативных актов, поэтому можно переносить целые фразы из них в эти документы для экономии времени и соблюдения юридической точности формулировок.

Главный метод унификации – выделение постоянной и переменной информации. Переменная информация в договоре – около 15-20%.

Виды унификации и стандартизации текстов:

• Стандартизация языковых единиц;

• Единая форма представления текстов (# бланк);

• Искусственные языки (их элементы; условные обозначения, коды);

• Рубрикация текста (деление на главы, подглавы и т.д.).

История унификации текстов – учебное пособие.

Типы унифицированных текстов:

• Трафарет;

• Анкета - вопросы;

• Таблица – справочная (те или иные сведения, информирующие о чем-то) и аналитическая (итог проделанной счетной или аналитической работы);

• Типовой образец;

• Соединение.

Создание таблиц должно осуществляться с учетом рекомендаций государственного стандарта.

• Два заголовка (нумерационный и тематический) от левого поля без абзаца – Таблица 1 – Потребление … ;

• С 4 сторон, как правило, ограничивается сплошными линиями;

• Есть головная часть (названия с большой буквы) и основная, графы;

• Не рекомендуется выделять номер в отдельную строку;

• Названия строк с большой буквы;

• Не должно быть пустых граф, если нет сведений, нужно ставить тире;

• Единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.

• Единицы измерения – повторы должны быть сведены к минимуму – не следует их повторять;

• Иногда к отдельным данным требуется пояснение: их можно оформить в виде примечаний; если их много, можно в конце отвести специальную графу; если немного, можно использовать ¹ и под таблицей «Примечание:..»;

• Если перенос со страницы, у левого поля «Продолжение таблицы 1», нижняя линия не убирается;

• Допускается вертикальное расположение названия графы (если графа узкая).

5. Гипертекст.

Нелинейный текст, ветвящийся. Пример – сайт ТГУ.

По гипертексту осуществляется навигация.

Узлы и дуги – основные части. Узлы – точки, на которые мы выходим и от которых переходим на другие точки (блок электронных документов, отдельные электронные документы и т.д.). Дуги – переход.

Особенности гипертекста.

- Децентрированность и безграничность;

- Не поддается сжатию;

- Множественность авторов.

Использование – многочисленные электронные справочники, каталоги, энциклопедии; профессиональные сферы деятельности (технические, учебные документы).

Недостатки:

- низкая наглядность гипертекста;

- неочевидность структуры;

- плохая запоминаемость пользователя пройденного по гиперссылкам пути.

Редактирование документов.

Работа по редактированию является завершающей.