4 Вида правок текста:

- правка-вычитка – готовый текст нужно еще раз вычитать, поставить знаки препинания, убрать лишнее;

- правка-сокращение – тексты документов должны быть краткими и емкими;

- правка-обработка – захватывает все части текста, дополнение, правильное построение предложений, в основе: движение от крупных блоков текста к более мелким – деление текста на абзацы. Две крайности: слишком много абзацев или слишком мало. Редакция сложных предложений в рамках абзаца. Придумать заголовок для текста (заголовки тематические и экспрессивные);

- правка-переделка – используется при необходимости первоначальный текст переделать вообще, оставив только смысл.

Техника правки текста.

Система корректурных знаков – регламентируется межгосударственным стандартом ГОСТ 7.62 – 2008.

Знаки выброски, вставки и замены:

Сегодняидет дожждь – для выброса буквы – зачеркнуть вертикальной линией с хвостиком, вынести этот знак на поле. Если нужно выбросить слово – оно ограничивается вертикальными линиями (правая с хвостиком) и зачеркивается. Если выбросили зря – слово внизу отмечается точками. Если выбрасывается абзац – обводится линиями и перечеркивается по двум диагоналям.

Знаки перемены мест:

Сеогдня – обе буквы выделяются змейкой (первая – снизу). Или же – обозначение цифрами сверху (для слов); перенос стрелкой). Если нужно подвинуть текст: вертикальная линия, к ней стрелка.

Знаки замены букв:

сегодня – буква с подчеркивается двумя линиями и выносится на поле. Если букву надо уменьшить – двумя линиями сверху.

Знаки интервалов:

Сегодняидет – вертикальная линия с полукругами с двух сторон. Если слишком широкий отступ – полукруги внутрь.

Если нужно текст начать с абзаца – Z.

Дефис и тире – дефис – на поле выносится v=; над тире - =; если наоборот – v-.

Функциональные системы документации.

Система плановой документации.

Главный вид документа – план. Также программы, графики, сметы расходов и т.д.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации.

Первая подсистема – документы носят исключительно справочный характер, вторая – элементы анализов, выводов, рекомендаций.

Примеры первой подсистемы – служебное деловое письмо (несколько разновидностей: письмо-запрос, письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-требование, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-указание, письмо-приглашение, информационное, сопроводительное письмо, письмо-отказ), телеграмма, факсограмма, протокол (частично можно отнести и ко второй подсистеме из-за постановляющей части), телефонограмма.

Вторая подсистема – акт (разновидности: акты обследований, ревизии, аварии и др.), справка, отзыв, заключение, перечень (систематизированное перечисление с целью распространения на эти предметы, лица или документы определенных норм или требований), список.

Система отчетной документации.

Главный вид документа – отчет.

Кадровая информационно-организационная система.

Особое правовое значение, базируется на действующем законодательстве (трудовом праве, гражданском, налоговом и пенсионном законодательстве). Основная масса документов – персональные документы. Специалисты выделяют 4 группы:

- документы, которые выдаются гражданам государственными органами и организациями: паспорт; трудовая книжка; диплом; военный билет; больничный лист; медицинская справка; повестка в военкомат и др.;

- документы, которые выдаются рабочим и служащим организацией или фирмой по месту работы: справка; характеристика; удостоверение; пропуск; почетная грамота и др.;

- документы, которые составляются и направляются гражданами в адрес администрации, профсоюзов и т.д.: резюме; автобиография; объяснительная записка; заявление;

- служебные документы, которые характеризуют качества работника, но не предназначены для передачи этому работнику: справка-объективка (чаще в силовых органах); протокол проведения собеседования; протокол решения конкурсных комиссий; решение к представлению на должность; результаты тестирования и анкетирования.

Ответвления – документы по получению среднего или высшего образования, специальности, рабочей профессии; документация по присуждению ученых степеней и ученых званий; документация по прохождению воинской службы и т.д.

Система научно-исследовательской документации.

Отчеты о научных экспедициях, о результатах научно-исследовательских работ, программы этих работ, диссертации, авторефераты диссертаций, научные статьи, монографии и др.

Система проектно-конструкторской документации.

Чертеж, расчеты, схемы, инструкции и т.д.

Система технологической документации.

Документирование процессов труда, сопровождаются маршрутными картами; графики; технические условия на обработку деталей и др.

Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления.

Прайс-лист; паспорт технического изделия; руководство по эксплуатации; рекламные рисунки.

Система документов, фиксирующих информацию о природе.

Картографическая документация; геологическая документация; гидрологическая документация; аэрокосмическая документация.

Патенты и стандарты.

Патентная документация – сведения о результатах научно-технической деятельности (официальное признание наличия изобретений и т.д.). Товарные знаки.

Как официальный вид – при переходе от аграрного общества к индустриальному. Первый закон – Англия, 1623г. Россия – «О привилегиях на разные изобретения и открытия» - 1812г. 1130г. – грамота князя Мстислава монастырю на село.

Выдача осуществляется государственным органом (Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам – Роспатент).

Свидетельство на товарный знак.

Стандарты – ИСО (Международная организация по стандартизации) – вошел Советский Союз. Разработка международных стандартов рекомендательный характер. Фонд международных стандартов – свыше 14 тыс. международных стандартов. Стандарты в области документационной терминологии, форматов бумаги для документов, на представление данных (написание дат и адресов), основные требования к бланкам документов и др.

Межгосударственный уровень стандартизации – для ряда государств. ГОСТ – стандарт СССР и СНГ (различия по годам). Свыше 70 стандартов – СИБИД (система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

Национальные стандарты – ГОСТ Р. Разница с государственным – в СССР и первое время в РФ государственные стандарты носили обязательный характер. Рекомендательный характер – национальные стандарты. Основывается на федеральном законе «О техническом регулировании» (2002). На основе стандарта может быть учреждена обязательная инструкция.

[ОСТ] – отраслевые стандарты.

СТО – стандарты организаций.

[ТУ] – технические условия.

Унифицированные системы документации.

С 1971 – унифицированная система документации (УСД) – система документов, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию для управления в определенной сфере деятельности. Создание базируется на Законе необходимого разнообразия в ходе универсальной эволюции и ограничения разнообразия в процессах управления.

Это ведет к сокращению затрат ручного труда, возможность широко использовать ЭВТ.

В основе – унифицированные формы документов. Они разделяются на 4 категории в зависимости от уровня утверждения:

- общероссийские – перепись населения;

- отраслевые;

- субъектов;

- организаций.

В Советский период – 16 систем. Сейчас – 8 основных. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная система банковской документации. Унифицированная система документации пенсионного фонда.

Табель форм документов – перечень видов документов, которые надо унифицировать. Альбом унифицированных форм документов.

Единая система конструкторской документации – ЕСКД.

Классификаторы.

В отличие от ГОСТов, которые носят рекомендательный характер, классификаторы носят обязательный характер.

Стали разрабатываться в 1970-е гг. Было поручено научно-исследовательскому институту ВНИИКИ (Всесоюзный научно-исследовательский институт классификации и кодирования информации). После распада СССР институт сохранился с той же аббревиатурой (первое слово – Всероссийский; классификации, терминологии и информации о стандартизации и качеству).

Постановление 2005г.

Классификаторы различают по уровню:

- общероссийские;

- отраслевые;

- предприятий.

Общероссийские классификаторы: к настоящему времени действует свыше 30. Аббревиатура начинается с ОК, дальше – в зависимости от конкретного классификатора.

ОКАТО – Общероссийский классификатор административно-территориального деления (областей) – 1995. Все административно-территориальные единицы имеют свой цифровой код, который часто проставляется в документах.

ОКПО – проставляется в разных формах унифицированных документов.

ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию – 2004. Документоведение и ДОУ – 032001.

ОКВ – Общероссийский классификатор валют.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

ОКЕИ – Общероссийский классификатор единиц измерения.

Смысловая нагрузка цифровых обозначений.

Основаны на индексировании (кодировании).

Методы кодирования:

- регистрационные:

-порядковые;

-серийно-порядковые – на каждую классификационную рубрику отводится серия порядковых номеров (# 1-100; 101-200);

- классификационные:

-последовательные (обычно при иерархическом методе кодирования (коды УСД);

-параллельные (при фасетном методе кодирования).

03005: 03 – факультет, 0 – год, 05 – номер кафедры.

Структура кода.

Четыре элемента:

- алфавит кода:

- цифровой;

- буквенный;

- буквенно-цифровой;

- штриховой (важны пробелы);

- разряд: место, занимаемое знаком в коде;

- длина: число знаков в коде без учета пробелов;

- основание: число знаков в коде с учетом пробелов.

Примеры кодов.

032001 65 – 03 – общие направления подготовки: гуманитарные науки; 20 – укрупненная группа специальностей; 01 – документоведение и ДОУ; 65 – по программе специалитета.

Кодирование книг.

Издания. Международный стандартный книжный номер. 2007

ISBN – первые три цифры – книжная продукция (978); 5 – книжная продукция в РФ; четыре цифры (иногда 5) – код издателя; порядковый номер издания конкретного издательства; контрольное число (для компьютеров).

Наряду с цифровым, в последнее десятилетие широко стало использоваться штриховое кодирование. Штрих-код, внизу – цифровой. По цифрам можно определить страну-изготовителя, предприятие, фирму и т.д. РФ входит в Ассоциацию автоматической идентификации (с 2005 – GS1), Россия – Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС.

Свыше 200 видов штриховых кодов.

Двумерные коды – впервые представлены в Японии (1994) – позволяет закодировать намного больше информации (в обычном – около 100 символов, в двумерном – свыше 4000 алфавитно-цифровых знаков). Двумерные коды могут считываться с помощью мобильных телефонов с камерой (специальное приложение).

Комплексы документов. Документные ресурсы.

1. Понятие документных ресурсов. Общая характеристика.

2. Документальные фонды организаций.

3. Персональные документные ресурсы.

4. Архивные комплексы.

5. Документные ресурсы библиотек и музеев.

6. Ресурсы научно-технической, статистической, правовой информации.

7. Распределенные электронные ресурсы.

Столяров Ю.Н. Документный ресурс (2001; 2009).

1. Понятие документных ресурсов, характеристика.

Иногда – информационные ресурсы.

Отличие информационных ресурсов – неисчерпаемые, даже увеличиваются; используются во всех сферах деятельности; постепенно становятся общечеловеческим достоянием.

Обладатель информационных ресурсов – в соответствии с российским законодательством: гражданин (физическое лицо); юридическое лицо; РФ; субъект РФ; муниципальное образование.

В настоящее время функционирует несколько государственных информационных систем: Архивный фонд РФ, Библиотечный фонд, Государственная система статистики; научно-технической информации; система правовой информации.

2. Документальные фонды организаций.

Совокупность документов, которые образуются в деятельности юридического лица. Включает преимущественно оперативную документацию, которая необходима для нормального функционирования. Оперативное функционирование состоит из двух фаз:

- собственно оперативная фаза – выходящие приказы, распоряжения, документы, регламентирующие учебную деятельность;

- архивное бытование – документы, которые нужны на длительное время функционирования организации – они переходят в архивную фазу в учреждении.

Подвижность документальных фондов: ежеминутно пополняется, документы могут утилизироваться.

3. Персональные документные ресурсы.

Образуются в деятельности физического лица. Фамильные (нескольким поколениям); семейные (членов семьи).

В состав персональных ресурсов входят личные архивы (от детских рисунков до письмами, фотографиями). Личные библиотеки – не всякое собрание книг можно считать личной библиотекой. Критерии: если она насчитывает не менее 50 книг или журналов и если библиотека постоянно пополняется.

Коллекции.

4. Архивные комплексы.

Архивы – продолжение всякой организации, предприятия. Иногда они образуют самостоятельные структурные подразделения, если организация большая.

Согласно российскому законодательству, архив – учреждение или структурное подразделение, которое осуществляет хранение комплектование, учет и использование архивных документов.

Иногда – совокупность архивных документов.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, которые связаны между собой исторически или логически. Архивные документы постоянного хранения – АФ РФ.

Архивные ресурсы РФ:

- по формам собственности: государственные, муниципальные и частные;

- по видам носителей и способам документирования: письменные, кино-, фото-, фоно-, видео-документы, электронные;

- по срокам хранения: постоянного, временного, депозитарного хранения.

К началу нового века документов, которые входят в АФ РФ, было 550 млн. единиц хранения.

Рекомендуется хранить документы, которые сформированы в дело, где в среднем 250 листов А4, толщина – не более 4 см.

Основная масса документов – в федеральных архивах (преимущественно в Москве). Их примерно 15. Примерно 200 архивов субъектов РФ (62% документов АФ), остальные – документы муниципального архива.

Архивные документы хранятся не только в архивах, но часть их может находиться на постоянном архивном хранении, но не в архиве (Научная библиотека, музеи и т.д.).