37.Электронные системы документооборота

Документооборот- последовательность прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка.

Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах.

В основном документы это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

• масштабы предприятия;

• степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;

• структура управления;

• наличие других систем автоматизации управления.

.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

• интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;

• легкость освоения;

• удобство работы;

• обеспечение работы в сетях;

• надежность системы;

• защита от несанкционированного доступа.

Любой системе эл. документооб. необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

В своей основе, СЭД должна содержать следующие технологии и возможности:

-СЭД должна работать с любым типом контента, независимо от того, в каком виде он поступает в организацию.

-Технологии должны позволять делать фотокопии документов, сканировать, импортировать документы, работать с электронными формулярами

-Система предоставления информации в соответствующих ситуациях должна легко предоставлять информацию соответствующим людям.

-Управление документами: обеспечивает все процессы, связанные с управлением электронными документами, включая обработку документа, просмотр, установку перекрёстных ссылок и предоставление.

-Библиотечные услуги: выдача/приём, поиск/обработка, а также безопасностьдокументов. -Менеджмент веб-контента: помогает решать задачи, связанные с управлением контентом, который специально предназначен, для доступа через Интернет.

-Совместная деятельность: предоставляет внутренним и внешним сотрудникам инструменты для работы с одним и тем же документом или ресурсом, обеспечивая динамичный совместный рабочий процесс, независимо от географического местонахождения.

-Управление записями: позволяет устанавливать продолжительность и прочие параметры существования документа.

-Управление рабочим процессом: обеспечивает поток информации, связанной с такими действиями, как уведомления, обзор и подтверждение, которые должны выполнить соответствующие люди.

-Технологии хранения и помещения информации в архив - как для краткосрочной надобности в этих документах, так и для долгосрочного хранения - должны включать базы данных и библиотечные сервисы, а также, инфраструктуру и пространство для хранения.