Ключові поля
При роботі з таблицями БД важливу роль відіграють ключові поля.
Ключове поле (Primary Key) -це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Ключові поля дуже корисні, адже вони збільшують швидкодію роботи з таблицею і дозволяють добавляти зв'язки між таблицями. За замовчуванням ключові поля у списку даних таблиці відображаються першими. В ролі ключових полів можна використовувати лише дані, які ніколи не будуть повторюватись. Найчастіше в цій якості встановлюють номери покупців, соціальних страховок, рахунків, фондів, накладних та ін. Як ключове поле не можна використовувати прізвище, оскільки трапляються випадки коли в одну таблицю входять декілька записів з однаковим прізвищем.
Інколи в якості ключового поля є сенс використовувати комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, де ведеться звіт щотижневого робочого часу як ключове поле можна використати комбінацію полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня, оскільки жоден службовець не може подати дві заяви про кількість відпрацьованих годин за один тиждень.
Для встановлення ключового
поля необхідно в режимі конструктора
таблиці вибрати поле (або поля), яке
потрібно використати як ключове (для
декількох потрібно виділяти при
натиснутій клавіші Ctrl).
Після цього в пункті меню Edit
(Правка) потрібно вибрати
команду Primary
Key
(Ключевое поле) або
натиснути піктограму
.
Індексовані поля
Індексовані поля - це поля, в яких інформація посортована в певному порядку. При цьому в результаті індексування самі записи не пересортовуються. Сортується лише інформація вказаного поля, а оскільки до проіндексовано-го поля прив'язується адреса самого запису, то це дозволяє підтримувати записи впорядкованими по цьому полі. Така структура дозволяє одночасно проіндексувати довільну кількість полів. При звертанні до будь-якого індексованого поля порядок чергування записів у таблиці змінюється залежно від порядку встановленого в цьому полі.
Індекси корисні для збільшення швидкості виконання багатьох операцій над БД, особливо при виконанні пошуку і при складанні звітів.
Для того, щоб створити індекс
по певному полю, потрібно відкрити
таблицю в режимі конструктора таблиць.
Для цього у вікні таблиці БД можна
викликати контекстне меню на заголовку
вікна і вибрати команду Table
Design
(Конструктор) або
натиснути піктограму
.
У вікні конструктора таблиці необхідно
відмітити поле, по якому потрібно
створити індекс. Після цього активізувати
закладку General
(Общие), розділу Field
Properties
(Свойства поля), і в
полі Indexed
(Индексированное поле) вибрати
у випадаючому списку Yes
(Duplicates
OK)
(Да (Допускаются совпадения)) або Yes
(No
Duplicates)
(Да (Совпадения не допускаются)). Якщо
вибрати перший параметр, то допускається
присутність більше ніж одного запису
з однаковими даними в полі. Коли вибрати
Yes
(No
Duplicates)
(Да (Совпадения не допускаются)), то
Access
не дозволяє зберігати декілька записів
із однаковими значеннями в
полі.
Щоб додати індекс одночасно по декількох полях потрібно виконати наступну послідовність дій:
1. Відкрити потрібну таблицю в режимі конструктора таблиці.
2. Відмітити поле, по якому потрібно створити індекс.
3. Вибрати піктограму
з піктографічного
меню Access
або в пункті меню View
(Вид) виконати команду
Indexes
(ИндексьІ)
.
При цьому відкривається
діалогове вікно (мал.5а ).
4. В колонці Index Name (Индекс) потрібно ввести ім'я індексу.
5. Натиснути в колонці Field Name (Имя поля). При цьому з'являється кнопка випадаючого списку. Якщо натиснути цю кнопку, то відкриється список всіх полів таблиці, де потрібно вибрати назву відповідного поля (яке потрібно індексувати).
6. В колонці Sort Order (Порядок сортировки) необхідно вказати напрямок сортування: Ascending (По возрастанию) - за зростанням або Descending (По убьіванию) - за спаданням даних.
7. В наступних рядках вікна потрібно повторити пункти 4-6 для всіх інших полів, які необхідно проіндексувати.
Рис 2.