Вибір способу створення форми

Вибрати спосіб створення форми можна за допомо­гою ярликів вкладки Формы вікна бази даних.

Це також можна зробити у діалоговому вікні Новая форма яке відкривається кнопкою Создать па­нелі інструментів вікна бази даних.

У полі Выберите в качестве источника таблицу или запрос потрібно вибрати зі списку таблицю або запит, на основі якої створюватиметься форма. Після цього потрібно зада­ти один із можливих способів створення форми.

Створення форми за шаблоном

Після вибору у діалоговому вікні Новая форма (мал. ) способу створення за допомогою шаблону (ав­тоформа), програма самостійно створює форму на основі одного із стандартних шаблонів: для кожного запису від­водиться одна сторінка форми (Автоформа: в столбец), кожен запис розміщується в одному рядку таб­лиці (Автоформа: ленточная), форма має вигляд таблиці (Автоформа: табличная).

Після вибору типу шаблону та натискання кнопки ОК на екрані з'явиться готова форма. У ній знаходити­муться усі поля об'єкту, проте послідовність розміщення полів може не співпадати із послідовністю в таблиці.

За замовчуванням в програмі Access властивостям нової форми присвоюються значення, які були задані для останньої створеної форми. Для економії часу можна збе­регти форму, яку часто використовують, як шаблон. За допомогою команди меню Сервис => Параметры можна задати параметри форми, властивості якої будуть викори­стовуватися для форматування нових форм. Для цього по­трібно відкрити вкладку Формы/Отчеты діалогового вікна Параметры та ввести в поле Шаблон формы ім'я форми, вла­стивості якої повинні задаватися новим формам .

Створення форми за допомогою майстра

Якщо потрібно створити форму за допомогою май­стра, то у діалоговому вікні Новая форма (мал.4.15) необов'язково вибирати джерело інформації, оскільки майс­тер на першому кроці запропонує це зробити у полі Таблицы и запросы. На цьому ж кроці потрібно вибрати поля, дані з яких відображатимуться у формі.

Другий та третій кроки майстра пропонують вибра­ти один із зовнішніх видів майбутньої форми: в стовпчик, в рядок, табличний чи вирівняний, та стиль оформлення. На останньому, четвертому кроці, задають ім'я створеної фор­ми та вибирають один із шляхів продовження роботи піс­ля завершення роботи майстра: відкрити форму для пере­гляду даних чи змінити макет форми за допомогою конс­труктора.

Для того, щоб на екрані розмістилися всі елементи форми, потрібно виконати команду меню Окно => По размеру формы.

Створення форми зі зведеною таблицею

Програма Access 2000 дозволяє створювати форми зі зведеними таблицями Excel. Для того, щоб на основі існу­ючих даних, створити зведену таблицю в Access, потрібно у діалоговому вікні Новая форма (мал. 4.15) вибрати еле­мент Сводная таблица. На екрані з'явиться інформаційне вікно майстра створення зведеної таблиці в Access.

У наступному діалоговому вікні майстра вибирають ті поля таблиць (чи запитів), які братимуть участь у проведен­ні аналізу даних. Іноді варто результати аналізу відображати сторінками, тобто встановити своєрідний фільтр для відо­браження даних. Тоді назву поля, дані якого визначатимуть сторінки відображення, також потрібно вибрати у список полів, з якими працюватиме майстер.

Після натискання кнопки Далее завантажиться май­стер зведених таблиць програми Excel 2000.

Далі, натиснувши кнопку Макет, потрібно створити структуру зведеної таблиці, де задати у ролі стовпців та рядків значення відповідних полів базової таблиці, а також поле, яке братиме участь у обчисленнях значень по рядках та стовпцях. Для цього переміщають за допомогою миші потрібне поле зі списку, який знаходиться з правої сторо­ни вікна, у область Строка, Столбец, Страница чи Данные (залежно від того, яку функцію повинні виконувати дані поля).

Натиснувши кнопку ОК, користувач повертається у попереднє діалогове вікно майстра.За допомо­гою кнопки Параметры можна відобразити діалогове вік­но Параметры сводной таблицы, в якому продо­вжити форматування макету зведеної таблиці. Тут вказу­ють чи потрібно підводити підсумки по рядках (чи стовп­цях), чи зберігати дані разом з макетом таблиці, чи авто­матично форматувати таблицю та ін.

Завершити процес створення форми зі зведеною таблицею можна за допомогою кнопки Готово, поверну­вшись у попереднє вікно майстра. Якщо у вікні параметрів були задані налаштування, які запропонував майстер за замовчуванням, то створена зведена таблиця проведе проміжні обчислення для кожно­го стовпця та рядка таблиці, а також підведе загальні підсу­мки. Поле сторінки перетвориться у поле зі списком, який відкривається, а значення, вибране зі списку, виконуватиме роль фільтра для відображення лише певних записів.

Для зміни відображення даних у формі, потрібно на­тиснути кнопку Изменить объект сводной таблицы у вікні форми Access 2000. Після цього завантажується про­грама Excel і з'являється панель інструментів Сводные таблицы, за допомогою кнопок якої користувач може змінити представлення даних.

За замовчуванням на панелі інструментів розміщу­ються кнопки полів зведеної таблиці, які, при потребі, мо­жна перемістити в область зведеної таблиці, тим самим змінивши макет таблиці. Якщо ж користувачеві не потріб­но цього робити, то кнопки полів можна заховати, натиснувши кнопку Скрыть поля. Кнопка Обновить панелі інструментів служить дня оновлення усіх даних зведеної таблиці після внесення будь-яких змін у її струк­туру. Кнопка Мастер сводных таблиц дозволяє ство­рити нову зведену таблицю, а кнопка Параметры по­ля - змінити характеристики таблиці, зокрема, якщо виді­лити поле зведеної таблиці та натиснути цю кнопку, то з'явиться діалогове вікно Вычисление поля сводной таб­лицы, у якому можна змінити опції відображен­ня даних.

Поновлена форма Access з'явиться на екрані після закриття програми Excel.

За допомогою майстра зведених таблиць можна бу­дувати діаграми. Для цього потрібно помістити всі необ­хідні для діаграми дані в області рядків та стовпців зведе­ної таблиці. Дані, які знаходяться в області рядків за замо­вчуванням відображаються на діаграмі як ряди, а дані з області стовпців - як дані категорій. Також потрібно дода­ти хоча б одне підсумкове поле.

Створення форми з діаграмою

Для створення діаграми за допомогою майстра, по­трібно у діалоговому вікні Новая форма (мал.4.15) вибра­ти елемент Диаграмма і таблицю чи запит, на основі якої створюватиметься ця діаграма. Після цього запуститься майстер, що запропонує користувачеві вибрати ті поля, Дані яких повинні бути відображені на діаграмі. Наступне вікно майстра дозволяє вибрати тип діаграми (у програмі передбачено 15 типів діаграм). За замовчуванням програма пропонує вибрати стовпцеву діаграму.

П ісля вибору типу діаграми майстер запропонує свій спосіб відображення даних на діаграмі.

Користувач може змінити розташування полів у від­повідних областях діаграми, перетягнути за допомогою миші кнопки з назвами полів, які розташовані у правій частині вікна, у відповідні області діаграми (мал.4.23). Необхідно зауважити, що при перетягуванні назви поля у область Данные, назва поля змінюється: перед ім'ям розміщується назва функції, за якою будуть проводитись обчис­лення. За замовчуванням - це функція сумування, тому поле називатиметься Сумма_Назва поля. Для зміни функції обчислення двічі клацають мишкою по назві обчислюва­льного поля в області Данные і у діалоговому вікні з пере­ліком функцій групових операцій, яке при цьо­му відкриється, вибирають потрібну функцію та натиска­ють кнопку ОК.

У полі Данные можуть знаходитись декілька обчислювальних полів, дані в яких розраховуються згідно різних функцій. Якщо область Ряды залишити незаповненою, тоді під­писами у діаграмі будуть назви обчислювальних полів. У цьому ж вікні є кнопка Образец, яка дозволить у будь-який момент переглянути результати побудови діаграми.

У останньому вікні майстра задають назву діаграми, а також вибирають спосіб продовження роботи після завер­шення роботи майстра: відкрити форму з діаграмою або змінити структуру форми чи діаграми. У цьому ж вікні можна передбачити виведення легенди.

Змінити діаграму можна лише в режимі конструкто­ра. Оскільки можливості майстра діаграм є обмеженими, то для оформлення та редагування .діаграми краще вико­ристовувати програму Microsoft Graph, яка завантажуєть­ся після подвійного клацання по діаграмі у режимі кон­структора.

Проектування форми у режимі конструктора

Завантажити конструктор форм можна з діалогового вікна Новая форма (мал.4.15 ), вибравши елемент Конс­труктор та базовий об'єкт, на основі якого створювати­меться запит. Після таких дій відкриється вікно конструк­тора з панеллю інструментів конструктора форм, вікно проекту форми, яке містить лише область Даних, вікно зі списком полів джерела даних, панель елементів керування та вікно властивос­тей.

Для відображення чи ховання якоїсь області вікна конструктора форми (колонтитули, заголовки чи примітки), використовують кнопки панелі інструментів або від­повідні команди контекстного меню вікна проекту форми.

С творення форми в режимі конструктора полягає в розміщенні у вікні проекту відповідних елементів керу­вання та встановленні їм потрібних властивостей для відо­браження та аналізу даних.

Найчастіше для введення та виведення даних вико­ристовується елемент поле, а для створення заголовків та пояснюючих текстів - написи.

А). Додавання елементу керування у форму

Для розміщення у формі поля з джерела записів ви­бирають потрібне поле у вікні списку полів джерела (яке можна відобразити за допомогою кнопки Список по­лей панелі інструментів Конструктор форм) та перетягу­ють його за допомогою миші у вікно проекту форми. При цьому у формі з'являться два нові елементи - поле та напис. У написі знаходитиметься назва поля, а у полі відобража­тимуться дані відповідного поля таблиці БД. Пересвідчи­тись у цьому можна у вікні властивостей поля на вкладці Данные (клацнувши по елементу, у вікні властивостей з'являться властивості виділеного поля).

Додати елемент можна також за допомогою панелі елементів керування. Для цього потрібно активізувати ви­браний елемент на панелі елементів, після чого клацнути у проекті форми у тому місці, де має знаходитись новий елемент. Поруч із вставленим елементом може з'явитись і другий елемент - напис, у якому за замовчуванням знахо­диться назва вставленого елемента.

Змінити елемент одного типу на інший можна, виділи­вши його та виконавши команду меню Формат => Преоб­разовать элемент в або аналогічну команду контекстного меню елемента. У списку, який при цьому відкриється, треба вибрати серед доступних елементів той, що відпові­дає потребам користувача.

Додати елемент керування можна і за допомогою майстра кнопка якого, знаходиться на панелі елементів керування. Натиснувши на цю кнопку, а потім на потрібний елемент керування (поле зі списком, список, кнопку), мож­на завантажити майстер, який запропонує згідно вказівок, створити елемент у формі, та встановити йому потрібні па­раметри.

Б). Форматування та редагування елементів керу­вання

Для того, щоб виділити елемент керування, потрібно клацнути по ньому курсором миші. При цьому вказівник миші змінить свій вигляд, який визначатиме дію при пе­реміщенні:

• двонапрямлена стрілка ( ) - змінює розмір елемента;

• долоня ( ) - переміщує виділений елемент та зв'язаний з ним напис;

• рука з піднятим пальцем ( ) - переміщує лише елемент керування без напису або напис без елемента.

Дія виділення декількох елементів треба в режимі натиснутої клавіші [Shift] клацати по кожному з них або вико­ристовуючи прийом "ласо" і "обгорнути" потрібні для виділення елементи керування.

Для переміщення елемента керування його виділяють та перетягують курсор миші (який набуде вигляду долоні чи руки з піднятим пальцем) у потрібне місце. Можна також використовувати клавіатуру: натиснувши клавішу [Ctrl], за допомогою клавші керування курсором можна переміс­тити елемент у потрібному напрямку; тримаючи натиснутою клавішу [Shift], можна переміщати елемент керування лише по горизонталі чи по вертикалі.

Для встановлення точного розташування елемента ке­рування, потрібно задати значення властивостей От левого края та От верхнего края. Для переміщення елементів керу­вання за допомогою миші потрібно відмінити опцію При­вязка к сетке у меню Формат.

Для зміни розміру елемента керування його виділяють та перетягують курсор (який набуде вигляду двонапрямленої стрілки) у потрібному напряму. Змінити розмір мо­жна також за допомогою клавіш керування курсору, три­маючи натиснутою клавішу [Shift], у вікні властивостей задати параметри Высота і Ширина, скористатися коман­дою меню Формат  Размер чи командою контекстного меню елемента Размер.

Якщо декільком елементам керування потрібно при­своїти однакові властивості, тоді їх потрібно виділити і у вікні властивостей Несколько элементов управления і за­дати параметри спільних властивостей.

Для того, щоб вирівняти декілька елементів керування потрібно виділити їх та вибрати у списку команду меню ФорматВыровнять потрібну опцію (або у контекстно­му меню елементів команду Выровнять).

Задати однакові інтервали по горизонталі чи вертикалі, a також змінити інтервали між елементами форми можна за допомогою команди Формат Интервал по горизонта­ли (Интервал по вертикали), виділивши попередньо групу потрібних елементів.

Для оформлення елементу керування за зразком іншого, можна скопіювати всі параметри форматування за допо­могою кнопки Формат по образцу панелі інструмен­тів.

Змінити текст напису можна наступним чином: виділи­ти напис та ввести новий текст або натиснути клавішу F2.

Щоб змінити джерело даних елемента потрібно його виділити та у вікні властивостей на вкладці Данные у од­нойменній комірці вибрати зі списку потрібний елемент.

В). Редагування областей форми

Для того, щоб виділити цілу форму потрібно клацну­ти курсором миші по області виділення форми - квадратику на перетині горизонтальної та вертикальної лінійок. У випадку виділення лише розділу форми вста­новлюють курсор миші у будь-якому місці розділу або клацають по області виділення розділу (квадратику, який знаходиться на вертикальній лінійці зліва від рядку заго­ловку). Подвійне клацання по цих маркерах виділення відкриває відповідні вікна властивостей.

У вікні проекту форми розділи Заголовок та Примеча­ние, а також Колонтитули можна додавати або знищувати лише парами. Це можна зробити за допомогою відповідної команди контекстного меню проекту форми або відповід­ного пункту меню Вид. Знищити порожні області можна також задавши у вікні властивостей висоту розділу 0 см.

Для того, щоб області заголовку та примітки не відо­бражалися в режимі форми та при друці, потрібно у вікні властивостей для властивості Выводить на экран задати значення Нет. При цьому область існуватиме у вікні конс­труктора. Таку властивість можна задати окремо для кож­ної області.

Для зміни висоти чи ширини розділу треба помістити вказівник на праву нижню межу розділу. Коли вказівник перетвориться у двонапрямлену стрілку, його треба пере­тягнути у потрібному напрямку. Висоту розділу можна задати у відповідному вікні властивостей, задавши потріб­ний параметр властивості Висота. Для зміни ширини усього проекту (ширина є однакова для всіх областей) треба у вікні властивостей області даних задати відповідну ширину.

Щоб доповнити форму малюнком, треба у вікні вла­стивостей форми ввести у поле Рисунок ім'я графічного файла або, натиснувши кнопку побудовувача виразів, ви­брати в діалоговому вікні Выбор рисунка потрібний файл.

Задати розмір формі, який вона матиме при відкритті у режимі форми, можна зберегти форму, встановивши перед цим відповідні розміри, або у вікні властивостей форми задати параметр Да властивості Автоматический размер.

Для зміни шрифту та товщини ліній усієї форми задають функцію автоформатування за допомогою кнопки Автоформат панелі інструментів.

Програма Access має широкі можливості для оформ­лення форм. Шляхом підбору параметрів властивостей у ві­кні властивостей форми можна досягти надзви­чайних результатів. У табл. 4.2 подано огляд властивостей, за допомогою яких можна суттєво змінити вигляд форми.

Створення складеної форми

Для створення складеної форми найкраще викорис­товувати майстер форм. Таку форму можна створювати на основі зв'язаних таблиць або існуючого запиту. У діалого­вому вікні Новая форма (мал.4.15) потрібно вибрати еле­мент Мастер форм. У цьому вікні можна не вибирати джерело даних, оскільки майстер дозволить це зробити у своєму першому вікні. Після вибору полів у другому вікні майстер запропонує задати один із виглядів представлення даних: підпорядковані форми чи зв'язані (мал.4.28). Якщо по­трібно створити складену форму, яка буде доповнювати та переглядати дані обох таблиць, тоді треба вибирати тип підпорядкованих форм. Якщо ж потрібно окремо пе­реглядати та доповнювати дані обох таблиць, не перено­сячи інформацію з однієї у іншу (тобто не забезпечуючи зв'язку між даними таблиць), тоді можна використати зв'язані форми. Зв'язані форми утворюють сукупність двох незалежних форм, тому їх частіше використовують лише для перегляду даних.

При виборі опції Подчиненные формы на наступному кроці майстер попросить вибрати зовнішній вигляд підле­глої форми (у рядок чи у вигляді таблиці). На третьому кроці вибирають стиль форми. Після цього залишається лише надати імена головній та підлеглій формам у четве­ртому вікні майстра, а також визначити спосіб продов­ження роботи після завершення роботи майстра.

При виборі опції Связанные формы майстер перехо­дить на вікно для вибору стилю форми, пропускаючи етап надання вигляду підлеглої форми (оскільки такої у зв'язаних формах не існує). В останньому вікні потрібно за­дати імена двом рівноправним формам. Кожна із створених (підлеглих чи зв'язаних) форм утворює у базі даних окремий об'єкт. Він може виступати окремою незалежною формою.

Перегляд та доповнення даних таблиці за допомогою форми

Перегляд записів у формі відбувається за допомогою рядка Запись, який розміщений у нижній частині вікна форми, а також за допомогою клавіш PgUp і PgDn. Пе­рехід між полями здійснюється за допомогою клавіші Tab або клавіш керування курсором (див. табл. 4.3)

Для введення у форму лише нових даних доцільно скористатися командою меню Записи Ввод данных, яка заховає усі існуючі записи, залишивши порожній бланк для введення нової інформації. Повернутися до ре­жиму перегляду можна за допомогою команди Записи Удалить фильтр.

Якщо форма повинна використовуватися лише для введення даних, то потрібно задати параметр Да для власти­вості Ввод данных.

Знищити запис з форми можна за допомогою клавіші Del, якщо попередньо позначити цей запис за допомо­гою маркера.

Характерні для форм маленькі поля значно усклад­нюють введення та обробку довгих текстів. Для введення та обробки довгого тексту можна використовувати вікно Область ввода, яке відкривається після того, як курсор вста­новлений у потрібне поле та натиснута комбінація клавіш Shift+F2.

Під час введення інформації у елементи форми мо­жна задати послідовність переходу між елементами за допо­могою клавіші Tab. Для цього у полі Переход по Tab вікна властивостей елемента задають значення Да. Послідов­ність активізації елементів керування визначається у полі Индекс перехода по Tab. Елемент керування, для якого у цьому полі задано значення 0, буде активізуватися зразу ж після відкриття форми. Далі активізуються поля, для яких відповідають значення 1, 2 і т.д.

Змінювати послідовність переміщення по елементах керування можна і у режимі конструктора форми за до­помогою команди меню Вид  Последовательность пе­рехода. У діалоговому вікні, яке при цьому відкриється, встановлюють у потрібній послідовності назви елементів керування. Кнопка Авто забезпечує автоматич­не розміщення елементів за їх значеннями у полі Индекс перехода по Tab.

У формах можна виконувати операції пошуку та за­міни, а також використовувати фільтрацію для відбору записів, які задовольняють потрібній умові (аналогічно як і при роботі з таблицями.

Послідовність дій при створенні форми

Для створення форми в режимі конструктора можна виконувати дії згідно запропонованої нижче схеми. Деякі кроки використовуються лише для створення форм пев­ного типу, наприклад складених.

1. Виберіть джерело записів та запустіть конструктор фо­рми.

2. Додайте заголовок та примітку та відформатуйте їх.

3. Відобразіть дані, текст та підсумки на формі за допомо­гою елементів керування.

4. Відформатуйте та вирівняйте усі елементи керування, підберіть оптимальні розміри для них.

5. Відобразіть записи зі зв'язаної таблиці у підлеглій формі.

6. Виконайте остаточне налаштування форми, перегляну­вши її у режимі форми.