Поле підстановки: Створення за допомогою майстра

Access дозволяє використовувати коди замість значень даних — це значно прискорює доступ до даних. Але що робити, коли необхідно внести зміни або просто проглянути значення в полі? У такому разі зручно використовувати поле підстановки. Це, наприклад, дозволить визначити співробітника по прізвищу при втраті ним пропуску з персональним номером.

Крок за кроком

1. Виділіть потрібну таблицю у вікні бази даних.

2. Натисніть кнопку Конструктор (Design) на панелі інструментів вікна бази даних.

3. В стовпці Ім'я поля (Field name) виберіть вільну комірку і введіть ім'я нового поля або перейдіть до вже існуючого поля.

4. Перейдіть в стовпець Тип даних (Data Type) і в списку, що розкривається, виберіть пункт Майстер підстановок (Lookup Wizard).

5. В першому вікні діалогу майстра виберіть варіант використання даних з таблиці або запиту і натисніть кнопку Далі (Next).

6. В другому вікні виберіть таблицю (або запит), дані якої будуть використовуватися в полі підстановки, і натисніть кнопку Далі (Next).

7. В третьому вікні виберіть ті поля, дані з яких повинні з'являтися в полі підстановки, і натисніть кнопку Далі (Next).

8. В четвертому вікні вкажіть, чи потрібно приховати ключове поле, що звичайно містить ідентифікаційний номер, і натисніть кнопку Далі (Next).

9. В п'ятому вікні задайте підпис поля підстановки і натисніть кнопку Готово (Finish).

10. На питання про необхідність збереження таблиці відповідайте Так (Yes).

На першому кроці майстра підстановки (Lookup Wizard) Access пропонує вибрати варіант введення значень підстановки замість їх вибору з наявних таблиць. Краще використовувати значення, вже існуючі в таблицях, оскільки вони можуть бути списком підстановки відразу в декількох полях.

Умова відбору

Умова відбору: Дата і час.

Умови відбору, які задаються в запитах і фільтрах, дозволяють відбирати необхідні дані з таблиць і запитів.

Відбір даних з полів, що мають тип Дата/час, здійснюється за допомогою спеціальних виразів. Ці вирази дозволяють відбирати записи, що відповідають конкретній даті або тимчасовому проміжку.

Крок за кроком

1. Натисніть кнопку Запити (Queries) на лівій панелі вікна бази даних.

2. Виберіть потрібний запит.

3. Натисніть кнопку Конструктор (Design) на панелі інструментів вікна бази даних.

4. В таблиці конструктора виберіть стовпець, з поля якого потрібно відібрати дані, що відповідають певним тимчасовим інтервалам.

5. В рядку Умова відбору (Criteria) введіть необхідні умови:

• Якщо потрібно відібрати записи по конкретній даті, введіть дату в будь-якому допустимому в Access форматі. Наприклад, 1/1/10 або 1 янв 10.

• Якщо потрібно відібрати записи по поточній даті, введіть вираз Date().

• Якщо потрібно відібрати записи по даті, більшій або меншій заданій, використовуйте знаки більше (>) і меньше (<). Наприклад, >1/1/10 або <1 янв 10.

• Якщо потрібно відібрати записи, що входять в певний інтервал, введіть вираз Between <Початкова Дата> and <Кінцева Дата>. Наприклад, Between 1/1/10 and 1.01.11.

6. Натисніть кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів Access, щоб виконати запит.

7. Натисніть кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів Access, щоб зберегти запит.

При завданні дати можна використовувати символ-замінник (*). Наприклад, вираз */01/10 дозволяє відібрати всі записи за січень 2010 року. Всі допустимі в Access формати дати і часу представлені в списку властивості Формат поля (Format), що розкривається на вкладці Загальні (General) вікна конструктора таблиці, коли відповідне поле має тип Дата/час (Date/Time).

При заданні умов відбору можна використовувати Будівник виразів.

Умова відбору: Інше поле

Умови відбору, які задаються в запитах і фільтрах, дозволяють відбирати необхідні дані з таблиць і запитів.

Як умови відбору записів можна використовувати інше поле.

Крок за кроком

1. Натисніть кнопку Запити (Queries) на лівій панелі вікна бази даних.

2. Виберіть потрібний запит.

3. Натисніть кнопку Конструктор (Design) на панелі інструментів вікна бази даних.

4. В таблиці конструктора виберіть стовпець потрібного поля.

5. В рядку Умову відбору (Criteria) введіть оператор відношення (<, >, =) і ім'я іншого поля в квадратних дужках. Наприклад >[ДатаПрийому].

6. Натисніть кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів Access, щоб виконати запит.

7. Натисніть кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів Access, щоб зберегти запит.

При заданні умов відбору можна використовувати Будівник виразів.

Умова відбору: Порожнє поле

Умови відбору, які задаються в запитах і фільтрах, дозволяють відбирати необхідні дані з таблиць і запитів.

Відбір порожніх полів запису необхідний для доповнення їх даними або видалення. Порожніми називаються поля запису, які або просто залишилися незаповненими (пропущені користувачем або пропущені в результаті проведення тих або інших операцій, наприклад виконання запиту на створення таблиці), або мають значення Null.

Крок за кроком

1. Натисніть кнопку Запити (Queries) на лівій панелі вікна бази даних.

2. Виберіть потрібний запит.

3. Натисніть кнопку Конструктор (Design) на панелі інструментів вікна бази даних.

4. В таблиці конструктора виберіть стовпець, що містить поле, яке треба перевірити на наявність порожніх записів і записів із значенням Null.

5. В рядку Умова відбору (Criteria) введіть необхідний вираз:

• Якщо потрібно відібрати записи із значенням Null у відповідному полі, введіть вираз Null (Access перетворить цей вираз в Is Null).

• Якщо потрібно відібрати записи, у відповідному полі яких відсутнє значення Null, введіть вираз Not Null (Access перетворить цей вираз в Is Not Null).

• Якщо потрібно відібрати записи, відповідне поле яких порожнє, введіть дві лапки без пропуску ("").

6. Натисніть кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів Access, щоб виконати запит.

7. Натисніть кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів Access, щоб зберегти запит.

При заданні умов відбору можна використовувати Будівник виразів.

Умова відбору: Складна

Складною умовою відбору називається умова, задана для декількох полів. Спробуємо задати умови відбору для двох полів.

Крок за кроком

1. Натисніть кнопку Запити (Queries) на лівій панелі вікна бази даних.

2. Виберіть потрібний запит.

3. Натисніть кнопку Конструктор (Design) на панелі інструментів вікна бази даних.

4. В таблиці конструктора в стовпцях відповідних полів задайте необхідні умови:

• Щоб в результаті виконання запиту відображалися тільки ті записи, поля яких задовольняють обом заданим умовам, введіть обидві умови або в рядку Умова відбору (Criteria), або в рядку або (or). Наприклад, якщо вимагається вивести інформацію про товари, які коштують дорожче ста гривень і які куплені 25 вересня 1999 року, буде виведена інформація тільки про товари, що задовольняють обом вказаним умовам. Тобто буде виведена інформація тільки про ті товари, які куплені 25 вересня 1999 року і коштують дорожче ста гривень.

• Щоб в результаті виконання запиту відображалися ті записи, поля яких задовольняють кожній з двох умов, введіть одну умову в рядку Умова відбору (Criteria), другу — в рядку або (or). Наприклад, якщо вимагається вивести інформацію про товари, які дорожче за сто гривень і які куплені 25 вересня 1999 року, буде виведена інформація про всі товари, що задовольняють кожній з вказаних умов. Тобто буде виведена інформація про всі товари, куплені 25 вересня 1999 року, незалежно від їх ціни і плюс до неї інформація про всі товари, які дорожче за сто гривень, незалежно від терміну їх покупки.

5. Натисніть кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів Access, щоб виконати запит.

6. Натисніть кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів Access, щоб зберегти запит.

Якщо в режимі SQL подивитися на запити, створені в описаному вище прикладі, то в першому випадку умови відбору виявляться зв'язаними оператором AND, а в другому - оператором OR.

Запити

У СуБД Access для пошуку та відбору інформації, а також для зміни та аналізу даних використовуються спеці­альні об'єкти - запити. Вони також можуть використову­ватися як джерела записів для створення форм та звітів.

Результатом виконання запитів зазвичай є динаміч­ний (тимчасовий) масив даних (recordset). У такій таблиці можна додавати, змінювати та знищувати записи, проте такі зміни не відображаються на даних основних таблиць-Сам запит можна зберегти як окремий об'єкт бази даних, але дані, отримані при його виконанні, не зберігаються (якщо не задана спеціальна опція для збереження дина­мічної таблиці).

В Access 2000 запити поділяються на два типи:

• QBE-запит (Query By Example - запит за зразком), ство­рюються у вікні конструктора запитів;

• SQL-запит (Structured Query Language - структурована мова запитів), створюються за допомогою операторів та функцій мови SQL.

Програма Access 2000 передбачає можливість пере­творення запиту одного типу в інший.

Користувачам-початківцям рекомендується створю­вати QBE-запиту, використовуючи можливості програми Access (відповідні майстри та конструктор). Коли корис­тувач у режимі конструктора створює QBE-запит, Access 2000 автоматично перетворює його на відповідний SQL-запит або вносить у нього виправлення.

Запити за своїм призначенням та результатами від­бору поділяються на:

- запити на вибірку;

- запити на змінювання (доповнення, знищення, онов­лення, створення нової таблиці); - параметричні;

- перехресні.

Запит на вибірку дозволяє вибрати з бази даних ін­формацію, яка цікавить користувача в даний момент.

Іноді при створенні запитів необхідно використову­вати поля, які належать відразу декільком таблицям бази даних. Такі запити називають реляційними, їх можна вико­ристовувати для створення віртуальних таблиць, тобто на­бору даних, що належать різним таблицям, але виглядають як одна таблиця.

За допомогою запитів на змінювання користувач може змінювати або переносити дані в таблиці, додавати, знищувати групу записів, створювати нові набори дина­мічних даних. Відміна цих запитів від запитів на вибірку полягає в тому, що вони не просто фільтрують дані, а ви­конують певні дії над відфільтрованими даними. Запити на змінювання найчастіше використовуються для зни­щення або архівування записів, внесення глобальних змін (поновлення, обчислень).

До запитів на змінювання належать запити на допов­нення однієї таблиці записами іншої. Вони можуть працю­вати як з таблицями однієї бази даних, так і декількох. Таблиці при цьому не обов'язково повинні мати ідентичну структуру, але типи полів повинні бути однаковими. При виконанні такого запиту програма повідомляє користува­ча про кількість записів, які будуть додані, та просить під­твердити бажання виконати таку операцію.

Запит на створення нової таблиці дозволяє з динаміч­ної (віртуальної) таблиці створити новий об'єкт (таблицю) бази даних. Часто такі запити використовуються для архі­вування записів або створення резервних копій таблиць. При виконанні таких запитів програма повідомить про кі­лькість записів, які ввійдуть у нову таблицю, та вимагати­ме підтвердження для виконання такої операції.

Запити на знищення ліквідують в таблиці всі записи, які відповідають певній умові. Такі запити часто викорис­товуються для архівування даних: спочатку створюється запит на створення нової таблиці, далі виконується запит на додавання записів у нову таблицю, а тоді запит на зни­щення знаходить та знищує записи, які дублюються у новоствореній таблиці. При виконанні запиту на знищення програма проінформує користувача про кількість записів, які будуть знищені та попросить підтвердження виконан­ня цієї операції.

Використовуючи запит на оновлення, користувач може змінити групу записів, яка відібрана на основі певних кри­теріїв. Ці запити корисні у випадку внесення глобальних змін у певний набір даних. Виконуючи такий запит, після підтвердження користувачем заданої операції програма повідомляє про кількість змінених записів.

Під час роботи з базами даних іноді виникає потреба виконувати послідовно запити однакової структури, які відрізняються лише параметрами у критеріях відбору. За­пити, які відрізняються між собою лише різними значен­нями параметрів (являють собою всього-на-всього різні ва­ріанти базового запиту на вибірку), називаються параметричними.

Якщо потрібно об'єднати дані у форматі рядків-стовпців (тобто у вигляді двомірної таблиці), створюють перехресні запити. Такі запити компактно відображають дані та об'єднують однорідну інформацію. Таблиці, в яких відображаються результати виконання перехресного за­питу, зручні для створення діаграм та графіків.

За своїми функціональними можливостями запити потужніші від фільтрів, оскільки фільтрування дозволяє ховати стовпці, які не беруть участь у відборі інформації. Окрім цього фільтри дозволяють лише відібрати та відсо­ртувати потрібні записи, вони не дозволяють створювати окремих об'єктів.

Створення запитів

Перед створенням запиту користувач повинен чітко усвідомити, який аналіз йому потрібно провести з записа­ми таблиці. Залежно від потреби, визначається тип ство­рюваного запиту, а також структура таблиці, яка утво­риться в результаті виконання запиту. Програма Microsoft Access 2000 дозволяє автоматично створювати запити за допомогою спеціальних програм - майстрів створення за­питів. Майстри використовуються при створенні простого запиту на вибірку, перехресного запиту, запиту на пошук записів, які повторюються. Створений майстром запит можна видозмінити, відкривши його в режимі конструк­тора (режим конструктора дозволяє повністю створювати будь-який запит, не звертаючись до послуг майстра, проте це потребує певних умінь від користувача).

Створення запиту розпочинається з вибору таблиці (або декількох таблиць), на основі записів якої буде створю­ватись запит. Залежно від завдання, яке повинен виконува­ти запит, користувач з полів таблиці створює структуру ре­зультуючої динамічної таблиці. Після цього створюються умови (критерії), які будуть виконувати фільтрування, сор­тування, заміну чи обчислення у записах таблиці.

В ікно конструктора запиту (мал.3.3) дуже подібне до вікна конструктора розширеного фільтра. У верхній час­тині вікна розміщуються вікна з полями таблиць, на основі яких створюються запити, у нижній частині знаходиться бланк запиту, в якому задають критерії відбору даних, та параметри запиту, а також спосіб відображення полів на екрані. Зокрема, рядок Поле бланку запиту заповнюється полями таблиці бази даних, які беруть участь у запиті, у рядку Имя таблицы автоматично з'являється назва таблиці бази даних, з якої береться поле для запиту, у рядку Сортировка задають порядок сортування записів (за зростанням чи спаданням), які виводитимуться у динамічну таб­лицю після виконання запиту. Якщо поле буде виводитись на екран при перегляді динамічної таблиці, то у рядку Вывод на экран потрібно встановити прапорець.

Наступні рядки бланку конструктора (Условие отбо­ра) використовуються для встановлення умови відбору да­них у відповідному полі.Умови (вирази) створюють ана­логічно як і у випадку створення умов при проектуванні структури таблиці.

Досить часто запит не обмежується однією умовою, а об'єднує декілька, які відносяться до різних полів. Опера­ція логічного об'єднання І (AND) використовується у ви­падку, коли потрібне одночасне виконання декількох про­стих умов. Це використовується переважно у випадках створення скидних критеріїв, тобто коли потрібно, щоб задовольнялись умови одночасно для декількох полів, у Access об'єднання умов логічним і реалізується шляхом їх введення в комірки одного рядка Условие отбора. Операція .логічного OR (АБО) використовується у випадку, коли потрібне виконання хоча б однієї з умов. Це використовуєть­ся тоді, коли різні умови накладаються на дані одного по­ля. При цьому прості умови записуються у рядки умови відбору в одну колонку (яка відповідає потрібному полю). На практиці запити складаються з комбінації логічних операцій І та АБО.