1.3.2. Довідники

Ці об'єкти програми призначені для збереження умовно-постійної інформації та організації аналітичного обліку. Дані з довідників використовують при уведенні господарських операцій та формуванні первинних бухгалтерських документів.

Доступ до довідників можна отримати трьома різними способами:

• через меню Довідники;

• командою меню ОпераціїДовідники;

• натисканням відповідних кнопок панелі інструментів Довідники; не всім довідникам відповідають кнопки на панелі інструментів.

Кожен довідник має назву і складається з об'єктів. Об'єкти є двох видів: Субконто і Групи Субконто (в інших посібниках групи субконто ще називають підрозділами та розділами). Субконто є елементами найнижчого рівня, вони мають вигляд папки голубого кольору, ім'я якої є найменуванням елемента аналітичного обліку. Субконто мають властивості (параметри, характеристики), які заповнюють, переглядають і редагують у вікні форми довідника. Кажуть, що форма містить реквізити субконто.

Довідники мають деревоподібну структуру, тобто дозволяють упорядковувати субконто у Групи, які мають вигляд папок жовтого кольору. Знак «+» на папці означає, що цей розділ містить підрозділи (група складається з підгруп). Клік мишею по знаку «+» відкриває список розділів відповідної папки, при цьому «+» змінюється на «-»; клік по знаку «-» закриває дерево розділу. Структура дерева довідника відображена в його вікні зліва, вона нагадує дерево папок диска операційної системи Windows; однак програмою передбачено не більше ніж три вкладення в кожну папку.

У правій частині вікна довідника дані наводяться у формі списку (рис. 1.4а). Для переміщення по розділах можна використовувати обидві частини вікна. Вікна всіх довідників подібні між собою: вони мають заголовок, панель інструментів, дерево груп зліва і таблицю справа. У кожному довіднику таблиця має два обов'язкових поля: Код і Найменування. Склад і властивості інших полів таблиці, рівень ієрархії довідника, вигляд форми субконто конкретного довідника описуються в Конфігураторі.

При створенні нового елемента довідника (субконто або групи) програма автоматично присвоює йому код. Запропонований програмою код можна відредагувати, але робити це недоцільно: поле Код є унікальним, ключовим для конкретного елемента довідника і дає змогу звертатися до нього з інших місць програми. Поле Найменування заповнює користувач - це коротка назва субконто або групи субконто.

Довідники є основні і підпорядковані. Наприклад, довідник Фірми має два підпорядковані довідники: Працівники і Рахунки нашої фірми; а довідники Партії ТМЦ і Одиниці виміру підпорядковані довіднику Номенклатура. У підпорядкованого довідника кожен елемент пов'язаний з основним довідником. У заголовку вікна підпорядкованого довідника обов'язково вказується (в дужках) назва елемента з основного довідника або фраза «Не заданий елемент-власник». Підпорядковані довідники відкриваються або вибором їх назви з меню Довідники, або з основного довідника.

Рис. 1.4а. Вікно довідника Номенклатура у формі ієрархічного списку

і j Опис - контекстний опис довідника (якщо

його призначення незрозуміле). Ц Розповісти про - кнопка-елемент довідкової системи.

Поради початківцю. Не редагуйте елементи довідників Валові доходи/витрати та Податки і відрахування.

На основі першого довідника формується регламентований (зовнішній) звіт Декларація про прибуток підприємства і будь-які зміни в довіднику приведуть також до змін в алгоритмах розрахунку показників звіту, а це - загроза неправильного його формування.

Дані другого довідника використовуються при розрахунках сум податків та відрахувань. Але цей довідник треба переглянути перед початком ведення обліку, бо він містить ставки податків, їх межі, організацію-отримувача, зміст платежу.

Якщо довідник потребує змін, краще, щоб їх вносив фахівець.

А довідник Банки можна редагувати, адже в ньому повинні бути реквізити банків - контрагентів підприємства.

Переважно труднощі в користувачів викликають такі операції:

• пошук інформації в довіднику;

• переміщення елемента довідника в іншу групу.

При пошуку інформації в довіднику слід знати, що його елементи можна переглядати як у розрізі підлеглості (у формі дерева), так і списком (без упорядкування субконто у групи).

Режими перегляду активізуються однією командою меню Дії\Ієрархічний список або натисканням на кнопку Включення (вимкнення) режиму виведення списку за групами і мають певні особливості (рис. 1.4б). Так, у режимі перегляду елементів довідника списком недоступною є операція створення нового елемента. При перегляді довідника, що має форму ієрархічного списку, можна переходити від одного рівня до іншого (команди Дії\Наступний рівень та Дії\Попередній рівень).

Описаний режим використовувати необов'язково, бо у програмі передбачені засоби для виконання пошуку елементів довідника за його кодом, назвою чи субконто.

О перацію переміщення елемента довідника в іншу групу не можна виконувати перетягуванням елементів з однієї частини вікна довідника в іншу, оскільки це виконується в операційній системі Windows. У розглядуваній програмі для виконання цієї операції слід:

• виділити у правій частині вікна довідника переміщуваний елемент;

• виділити в лівій частині вікна довідника папку-приймач;

• виконати команду Дїї\Перемістити в іншу групу або натиснути на панелі інструментів кнопку, що їй відповідає.