1.3.3. Електронний план бухгалтерських рахунків

Це також довідник, але винятково важливий, тому в програмі він структурно відділений від інших довідників. План рахунків не модифікується, оскільки затверджений Кабінетом Міністрів та Міністерством фінансів України для використання підприємствами й організаціями. Користувач може лише використовувати рахунки і відкривати субрахунки для балансових рахунків.

Конфігурація може містити один або два плани рахунків. Якщо при конфігуруванні системи було визначено кілька планів рахунків, то у верхній частині таблиці нижче від її заголовка будуть закладки з назвами планів рахунків. Відкривши потрібну закладку, можна вибрати план рахунків. Назва поточного плану рахунків виводиться в заголовку таблиці.

Викликається план рахунків командою меню Операції\План рахунків. До плану рахунків звертаються для вибору рахунку (субрахунку) під час заповнення довідників, уведення операцій, оформлення документів, формування звітів. Електронний план рахунків містить типові настройки аналітичного, валютного і кількісного обліку практично для всіх розділів бухгалтерського обліку.

Повне налаштування і коригування плану рахунків можливе лише в режимі Конфігуратор. Це пов'язане з тим, що на електронний план рахунків програми орієнтовані стандартні форми звітності і типові проведення.

П лан має форму таблиці (списку) з десятьма полями (рис. 1.5).

Т синього кольору позначають субрахунки. Якщо рахунок має субрахунки, то при відображенні господарських операцій вказують саме субрахунок. Позначка піктограм червоною галочкою означає, що властивості рахунків і субрахунків можна редагувати лише в режимі Конфігуратор.

Код - код рахунку чи субрахунку. Максимальна довжина коду рахунку - до трьох символів, субрахунку - 3 або 4 символи. Вона задається в діалоговому вікні настроювання параметрів програми після виконання команди меню Сервіс\Параметри на сторінці Бухгалтерія.

Найменування - назва рахунку чи субрахунку.

В - ознака ведення валютного обліку: «+» - облік ведеться, «пусто» - ні.

К - ознака ведення кількісного обліку: «+» - облік ведеться, «пусто» - ні (якщо ведеться кількісний облік, то ведеться й аналітичний).

З - ознака позабалансовості: «+» - рахунок позабалансовий; позабалансові рахунки не можуть кореспондувати з балансовими рахунками і за позабалансованими рахунками не контролюється принцип подвійного запису.

Акт - тип сальдо (тип рахунку): активний (А), пасивний (П), активно-пасивний (АП). Активність рахунку визначається за його залишками. Активний рахунок має завжди дебетовий залишок, пасивний - кредитовий, активно-пасивний рахунок може мати будь-який залишок.

Субконто 1, Субконто 2, Субконто 3 - назви довідників і субконто, які вибираються з довідників. На кожному рахунку можна вести аналітичний облік у розрізі не більше ніж три субконто. Максимальна кількість стовпців субконто задається в конфігурації. Значення стовпців визначають ведення аналітичного обліку за даним рахуном у розрізі вказаних видів субконто. Наприклад, вказання в колонці Субконто 1 виду субконто Матеріали буде означати, що облік за цим рахунком ведеться в розрізі матеріалів, список яких містить довідник Номенклатура.

План рахунків упорядкований за кодами рахунків і субрахунків. Оскільки поле Код є ключовим, то за зміни кодів рахунків чи субрахунків треба буде скоригувати форми звітності і типові проведення, які є в програмі. Якщо ж редагування плану бухгал­терських рахунків усе ж таки необхідне, слід знати, що можна створювати лише нові субрахунки. Сворення нового субрахунку доцільне в разі відображення особливостей обліку і структури підприємства. Наприклад, на підприємстві є два склади з матеріалами і треба отримувати інформацію щодо кожного з них.

Команди меню Дії, кнопки панелі інструментів та команди контекстного меню дозволяють виконувати такі операції у вікні плану рахунків:

Поради початківцю. План рахунків, як і будь-який довідник, можна переглядати в розрізі підлеглості, тобто у вікні перегляду можна вивести лише рахунки без субрахунків. Такий режим перегляду активізується командою меню Дії\Ієрархічний список або натисканням на кнопку Включення (вимкнення) режиму виведення списку за групами і є дуже небезпечним для початківців. Випадкове натискання цієї кнопки залишає у вікні перегляду субрахунки лише активного рахунку. Для перегляду субрахунків будь-якого іншого рахунку можна виконати команду Дії\Наступний рівень, а для повернення до вищого рівня - команду Дії\Попередній рівень. Описаний режим використо­вувати необов'язково, бо у програмі передбачені засоби для виконання пошуку рахунку за його кодом, назвою чи субконто.

Для швидкого пошуку рахунку ставлять курсор у поле Код і набирають потрібні цифри - вони з'являються в маленькому вікні в нижній частині поля. Неправильно введенні цифри або для наступного пошуку набрані значення видаляють клавішею <Backspase>. Найкраще здійснювати пошук рахунку за його кодом, ця операція виконується миттєво. Якщо план рахунків має форму ієрархічного списку, то пошук виконується лише серед субрахунків поточної групи.

Безпосередньо з плану рахунків можна відкривати вікна довідників, які «прив'язані» до рахунків (кнопка Субконто) та формувати звітність по рахунку (кнопка Звіт). План рахунків можна видрукувати, натиснувши на кнопку Друк.