3.Банківська документація. Документообіг за банківськими операціями.

Операції комерційних банків здійснюються і відображаються в обліку на основі документів.

Банківський документ - письмове розпорядження господарської організації чи банку, що містить необхідну і достатню інформацію для здійснення банківських операцій, підтверджує їх законність і служить основою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Банківські документи класифікують за такими ознаками:

За місцем складання:

внутрішні (оформлені в банку);

зовнішні (одержані від клієнтів та інших установ банку). За призначенням:

розпорядчі (містять дозвіл на виконання операцій);

виконавчі. За змістом:

грошові;

меморіальні;

позабалансові та інші. За обсягом:

прості;

зведені.

Усі документи, на підставі яких здійснюються операції, містять необхідні дані, що характеризують ці операції. Дані, які складають елементи документа, називаються реквізитами.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

-назва документа;

-номер та дата складання документа;

-назва підприємства, від імені якого складено документ;

-назва одержувача коштів;

-зміст операції;

-сума операції (цифрами та прописом);

-номери рахунків за дебетом і кредитом;

-назви банків (одержувача та платника коштів), їхні номери за МФО;

-підписи осіб, відповідальних за здійснення операцій та відтиск печатки юридичної особи.

Реквізити в документах розміщено у відповідній послідовності: довідкові дані зліва, бухгалтерські й статистичні - справа. Таке розміщення реквізитів полегшує оброблення інформації.

Кількість примірників грошово-розрахункових документів, що подають до банку клієнти, і тих, що їх банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків та витягів із особових рахунків.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які складали і підписували ці документи.

Банки самостійно визначають порядок формування і зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів, забезпечують їх сувору схоронність.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі банку.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи банку мають право зняти копії документів, які вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів зберігаються в окремій справі.

У разі втрати або знищення первинних документів керівник банку письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і з'ясування причин їх зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником банку. Копія акта подається до територіальних управлінь НБУ в 10-денний термін від дати його підписання.

Щоб упорядкувати рух документів і своєчасно відобразити господарські операції у бухгалтерському обліку, банки розробляють графіки документообігу.

Документообіг за банківськими операціями - це послідовне переміщення грошово-розрахункових документів від моменту їх виписування або надходження ззовні до завершення операції за робочий день і передавання у поточний архів.

Національний банк України надає комерційним банкам ліцензії на ведення банківських операцій лише тоді, коли в них є внутрішні документи, які регламентують діяльність, що за законом підлягає ліцензуванню.

Графіком документообігу визначено порядок переміщення документів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів, через які проходить кожен первинний документ та виконавці, які беруть у цьому участь. Він регламентує максимальний час перебування документів у підрозділі, терміни, відведені для відображення інформації в обліку.

Рух документів залежить від специфіки тих або інших операцій, структури обліково-операційного апарату банку, автоматизації обліку тощо. Тому порядок проходження документів банк установлює самостійно з урахуванням вимог НБУ до окремих операцій. При цьому банки дотримуються таких основних правил:

- кожен документ підлягає попередньому контролю;

- документи щодо безготівкових розрахунків спершу проводять за

дебетом рахунків платників і лише потім - за кредитом рахунків

одержувачів;

• прибуткові касові документи служать підставою для відображення в обліку тільки після того, як гроші отримано касою банку, а видаткові - направляють у касу оплати тільки після відображення видаткових касових операцій за рахунками бухгалтерського обліку.

Документообіг за банківськими операціями проходить послідовні

стадії.

На першій стадії перевіряють форму і сутність документів, що надійшли, а також оцінюють можливість здійснення операцій залежно від стану рахунків.

На другій стадії на основі документів операції відображають у бухгалтерських регістрах, і їх підписують відповідальні виконавці, а в необхідних випадках - контролюючі працівники.

На третій - документи групують і брошурують у папки для здання в поточний архів.

Графіки документообігу за різними операціями банку можуть набувати різних форм. їх оформляють у вигляді схем або переліку робіт зі створення, перевірки та оброблення документів. Графіки розробляє кожний підрозділ банку. В них указуються всі виконавці, взаємозв'язки між ними і терміни виконання робіт.

Графік документообігу в банку затверджує керівник установи.

Крім графіка документообігу, в кредитних установах складають графіки обслуговування клієнтів, у яких для кожного підприємства, організації чи установи встановлюють час, протягом якого операційний відділ банку приймає від представника або через систему „клієнт-банк" документи для відображення операцій у бухгалтерському обліку.