60. Управление закупками. Информация по закупкам. Верификация закупленной продукции.

Стабильность и устойчивость ведения процессов в организации во многом зависит от поставщиков, следовательно, важно иметь устойчивые и взаимовыгодные отношения с постоянными поставщиками продукции, кроме того это дает возможность получать определенные дополнительные выгоды, например, исключение входного контроля поступающих материалов, и как следствие, уменьшение затрат на содержание складских помещений и ведение входного контроля в организации.

Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию или услуги в соответствии с требованиями организации, для чего должны быть установлены критерии отбора, например:

- наличие сертификата качества закупаемой продукции или услуги;

- возможность замены некачественной продукции;

- приемлемые стоимость продукции и условия оплаты;

- полнота комплекта техдокументации и т.п.

По результатам оценки выбирается поставщик с наименьшим количеством несоответствующих критериев (но не более половины); при их равном количестве выбор поставщика производится по рекомендации руководства.

Повторная оценка поставщиков, которая требуется ГОСТ Р ИСО 9001, производится по плану, например, не реже одного раза в год, или внепланово - при ухудшении качества материалов и комплектующих или услуг.

Должны вестись записи результатов оценки и любых необходимых действий, вытекающих из этой оценки. Таким действием, например, может быть отказ от какого-либо поставщика.

Для регламентации процесса закупок практически всегда необходимо иметь специальную процедуру.

Следует иметь в виду, что процедура закупки для одного предприятия может подразумевать не только закупку материально-технических средств, но и закупку научной продукции (подключение соисполнителей при проведении НИР и/или ОКР), закупку нормативной документации, закупку услуг по обучению персонала и т.п. Очевидно, что при этом и поставщики, и критерии их выбора и оценки будут различны, так же различны будут и должностные лица, несущие ответственность за процессы закупок.

61. Стадии разработки и внедрения системы менеджмента качества.

Внедрение системы качества представляет собой комплекс работ, который затрагивает различные аспекты деятельности организации и ее подсистемы - подсистему стратегического управления, производственную подсистему, подсистему логистики, управление персоналом, внутренние коммуникации, документооборот и др. В связи с этим, внедрение системы качества является достаточно трудной, длительной и трудоемкой задачей. Решение этой задачи, как правило, происходит в несколько этапов, основные из которых следующие:

— Первый этап – анализ существующей ситуации в организации и обучение персонала.

— Второй этап – разработка документации и изменение работы сотрудников.

— Третий этап – проведение внутреннего аудита системы качества.

Каждый из этих этапов состоит из определенного, достаточно большого набора работ. Наиболее сложным и трудоемким этапом является второй этап работ. а вот наиболее критическим для всего проекта внедрения СМК является первый.

Этап 1 Анализ существующей ситуации в организации и обучение персонала.

Разработку и внедрение системы качества необходимо оформить как проект, имеющий свои цели, свои сроки, свои ресурсы. Поэтому прежде чем начинать анализ существующей ситуации необходимо организовать работы по проекту внедрения системы качества. Работы первого этапа состоят из следующих основных шагов:

Шаг 1. Издается приказ по предприятию о начале работ по системе качества. В приказе указываются:

— цель начала работ;

— ответственный за систему качества от руководства организации (лицо рангом не ниже зам. ген. директора);

— состав рабочей группы по внедрению системы качества.

При выполнении этого шага необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. При выборе ответственного за систему качества от руководства организации необходимо учесть, чтобы этот человек обладал реальными властными полномочиями, достаточными для воздействия на руководителей любых подразделений организации и имел свободное время для контроля за ходом проекта.

2. Состав рабочей группы, непосредственно занимающейся системой качества должен быть не более 5-7 человек.

Шаг 2.  Обучение участников рабочей группы менеджменту качества и требованиям стандартов ИСО серии 9000.

Шаг 3. Для того, чтобы понять на сколько сильно существующая деятельность в организации отличается от требований стандарта ИСО 9001:2008 необходимо провести анализ текущей ситуации. Сбор исходных данных проводится, в основном, двумя методами - анкетированием и проведением интервью. Результатом анализа может являться отчет, либо иной документ, в котором по каждому требованию стандарта будет указано, каким образом оно реализовано и какова глубина реализации этого требования в различных подразделениях организации.

Анализ текущей ситуации должен выявить:

— основные производственные процессы организации;

— вспомогательные процессы и процессы обеспечения;

— наиболее критические бизнес-процессы с точки зрения системы качества;

— наличие и актуальность регламентирующей документации (стандарты предприятия, инструкции, положения о подразделениях, должностные инструкции и т.п.);

— существующее распределение ответственности, полномочий и ресурсов по процессам организации.

Этап 2. Разработка документации и изменение работы сотрудников

Данный этап является самым трудоемким и продолжительным. В ходе этого этапа осуществляется проектирование, разработка и внедрение документации системы качества, а также внедрение изменений в порядок работы сотрудников.

Работы второго этапа состоят из следующих основных шагов:

Шаг 1. На данном шаге необходимо спланировать, как будет строиться система качества, какова будет область ее применения, какие процессы войдут в систему качества, как она будет расширяться.

Шаг 2. Основным принципом стандарта ИСО 9001:2008 является процессный подход. Для того чтобы можно было реализовать процессный подход, стандарт требует определить и документировать процессы организации. Чтобы выполнить это требование рабочая группа должна сначала формализовать процессы, которые были включены в область действия системы качества в том виде, как они есть, а затем внести в эти процессы изменения в соответствии с требованиями, которые указаны в стандарте.

Шаг 3. Документирование и внедрение процедур системы менеджмента качества.

Стандарт ИСО 9001:2008 требует, чтобы процессы организации были определены и документированы. Документирование процессов может выполняться в виде карт процессов, на которых указывается последовательность операций процесса, входные и выходные данные (информация, ресурсы) каждой операции и ответственные за выполнение операции. Документирование процессов в виде карт заметно уменьшает объем документирования.

В соответствии с требованиями стандарта должны быть разработаны 6 обязательных процедур и руководство по качеству, а также документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (карты процессов, регламенты, инструкции).

Внедрение карт процессов и процедур системы качества лучше осуществлять параллельно с их разработкой, т.е. разработав карту процесса и внеся в процесс изменения необходимо вводить ее в действие.

Внедрение процедур и новых карт процессов необходимо сопровождать тренингом персонала и контролем работы по процедуре (карте процесса).

Этап 3 проведение внутреннего аудита системы качества

Основная цель этого этапа – проверить работу системы качества предприятия перед сертификационным аудитом. Дополнительными целями данного этапа будут являться – обучение на практике внутренних аудиторов проведению аудитов, тренинг персонала организации перед сертификационным аудитом.

Работы этапа состоят из следующих основных шагов:

Шаг 1. Для проведения внутреннего аудита системы качества его необходимо подготовить и спланировать. Соответственно на данном шаге необходимо:

— Официально (приказом по организации) назначить команду аудиторов (ведущего аудитора и аудиторов).

— Подготовить план и программу проведения аудита в подразделениях. Так как внутренний аудит проводится с целью подготовки к сертификационному аудиту, то в план и график внутреннего аудита надо включать все подразделения предприятия, деятельность которых подпадает под действие системы качества;

— Подготовить вопросники для проведения аудита;

— Издать приказ по организации о проведении аудита.

Шаг 2. Проведение аудитных бесед. В ходе аудитных бесед аудиторы проверяют сотрудников организации на предмет их работы в соответствии с картами процессов и процедурами системы качества. Аудит проводится по программе аудита. Если в ходе аудита обнаруживаются несоответствия, то аудиторы должны оформлять протоколы регистрации несоответствий, в которых указываются выявленные несоответствия. При проведении аудита аудиторы проверяют наличие документации системы качества на рабочих местах, работу по этой документации, записи по качеству, требуемые системой.

Шаг 3. Подготовка отчета об аудите и плана корректирующих действий. После завершения аудита подразделений и оформления всех протоколов регистрации несоответствий ведущий аудитор должен подготовить отчет об аудите в котором указывается область проверки, требования по которым проводилась проверка и статистика по выявленным несоответствиям. Этот отчет должен быть подписан ведущим аудитором и предоставлен руководству организации (например, генеральному директору).

Также ведущий аудитор совместно с представителями подразделений, в которых были выявлены несоответствия, должен подготовить план корректирующих мероприятий по исправлению выявленных несоответствий.

После устранения несоответствий представители подразделений должны сообщить ведущему аудитору об устранении несоответствий, а ведущий аудитор или аудиторы команды внутренних аудиторов должны проверить реальность и эффективность предпринятых действий. Если корректирующие действия действительно были выполнены, то ведущий аудитор или аудиторы делают отметки о завершении корректирующих действий в протоколах регистрации несоответствий и в плане корректирующих действий.

Когда все корректирующие мероприятия завершены, организация может подавать заявку в сертифицирующий орган на прохождение сертификации по стандарту ИСО 9001:2008.

После того, как организация успешно пройдет сертификацию и получит сертификат соответствия требованиям ИСО 9001:2008 работы по системе качества на этом не заканчиваются, хотя их объем конечно уже может быть меньше. Система качества должна поддерживаться в рабочем состоянии и должна непрерывно совершенствоваться.