Запуск програми Аccess

Для того щоб почати роботу в СУБД Access, необхідно завантажити операційну систему Windows, натиснути кнопку Пуск і в групі Програми вибрати програму Microsoft Access і запустити її. Існують і інші способи запуску програми. Після запуску з'являється вікно Access (рис.1.1).

Рис.1.1. Вікно Microsoft Access

Меню Access містить команди, що визначають операції, які дозволяють користувачу виконувати потрібну роботу. Access має набір вбудованих панелей інструментів, що забезпечує зручний інтерфейс користувача при виконанні робіт у кожнім з режимів бази даних. Ці панелі виводяться у вікні Access за замовчуванням відповідно до обраного режиму роботи. Повідомлення Готово в рядку стану означає, що Access готовий прийняти команду користувача.

Після запуску Microsoft Access одночасно з його вікном виводиться перше діалогове вікно, що дозволяє почати створення бази даних чи відкрити існуючу базу даних. Якщо це вікно не з'являється при запуску Access, для відкриття бази даних виконується команда Файл (Открыть чи натискається кнопка Открыть базу данных. Після виконання цієї команди відкривається вікно бази даних (рис.1.2).

Рис 1.2. Вікно бази даних у вікні Access

Всі операції по обробці об'єктів бази даних починаються у вікні бази даних. У лівій частині вікна бази даних представлені основні типи об'єктів Access: Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Макроси і Модулі. Робоче поле вікна бази даних призначене для відображення списку об'єктів Access обраного типу.

У цьому вікні представлені три кнопки, що дозволяють почати роботу з об'єктом:

• перша кнопка дозволяє Открыть обрану таблицю, форму, запит, звіт, чи запустити макрос;

• кнопка Конструктор дозволяє перейти в режим доробки кожного раніше створеного об'єкта;

• кнопка Создать дозволяє приступити до створення нового об'єкта будь-якого обраного типу.

При створенні об'єкта надається можливість вибору режиму його розробки. Це може бути «Майстер», чи «Конструктор», чи деякий інший режим, що залежить від обраного типу об'єкта.

Створення нової реляційної бази даних Access здійснюється відповідно до її структури, отриманої в результаті проектування. Створення реляційної бази даних за допомогою СУБД починається з завдання структури таблиць. Потім створюється схема даних, у якій встановлюються зв'язки між таблицями. Access запам'ятовує і використовує ці зв'язки при заповненні таблиць і обробці даних.

При створенні бази даних важливо задати параметри, відповідно до яких Access буде автоматично підтримувати цілісність бази даних. Для цього при визначенні структури таблиць повинні бути зазначені обмеження на припустимі значення даних, а при створенні схеми даних на основі нормалізованих даних повинні бути задані параметри підтримки цілісності зв'язків бази даних.

Завершується створення бази даних процедурою завантаження, тобто заповненням таблиць конкретною інформацією. Особливе значення має технологія завантаження взаємозалежних даних. Зручним інструментом завантаження в Access є форми вводу-виводу. Форми дозволяють створити екранний аналог документа, через який можна вводити дані одночасно в кілька взаємозалежних таблиць.

Зверніть увагу! Користувач може починати роботу з базою при будь-якій кількості створених таблиць ще до створення повної бази, що відображає всі об'єкти моделі даних предметної області. База даних може створюватися поетапно, і в будь-який момент її можна доповнювати новими таблицями і вводити зв'язки між таблицями в схему даних.

Access зберігає всі таблиці бази даних в одному файлі. Перш ніж приступити до створення таблиць бази даних, необхідно створити файл бази даних за допомогою команди Файл, Создать чи кнопки Создать базу данных. У вікні створення можна вибрати один із шаблонів і за допомогою Майстра баз даних створити типову базу даних.

Щоб створити файл нової не типової бази даних, потрібно вибрати у вікні створення вкладку Общие і клацнути значок Новая база данных. Для бази даних задається ім'я файлу і вибирається папка, де розміститься файл. Тип файлу бази даних за замовчуванням має розширення MDB. Це розширення є зареєстрованим у Windows і зв'язується з програмою Access. У результаті відкривається вікно бази даних. Список будь-якого обраного об'єкта нової бази даних спочатку порожній. Тепер можна приступити до створення таблиць БД.