Встановлення зв’язків між таблицями. Схема даних.
Схема даних є не тільки графічним образом бази даних, але використовується Access у процесі роботи з базою даних. Створення схеми даних дозволяє спростити конструювання багатотабличних форм, запитів і звітів, а також забезпечити підтримку цілісності взаємозалежних даних при коректуванні таблиць.
Схема даних задає структуру бази даних. У ній визначаються і запам'ятовуються зв'язки між таблицями. Схема дані бази графічно відображається у своєму вікні, де таблиці представлені списками полів, а зв'язки — лініями між полями різних таблиць. Схема даних орієнтована на роботу з таблицями, що відповідають вимогам нормалізації, між якими можуть бути встановлені одне-багатозначні (1:М) чи одне-однозначні (1:1) зв'язки з забезпеченням цілісності бази даних. Тому схема даних будується відповідно до інформаційно-логічної моделі, технологія розробки якої розглянута вище.
При побудові схеми даних Access автоматично визначає по обраному полю зв'язку тип зв'язку між таблицями. Якщо поле, по якому потрібно встановити зв'язок, є унікальним ключем, як у головній таблиці, так і в підлеглый, Access встановлює зв'язок один-до-одного. Якщо поле зв'язку є унікальним ключем у головній таблиці, а в підлеглій таблиці є не ключовим чи входить у складений ключ, Access установлює зв'язок один-до-багатьох від головної таблиці до підлеглої.
При виборі в якості поля зв'язку в головній таблиці неключового поля Access повідомляє, що тип відносин не може бути визначений. У цьому випадку між таблицями можливе встановлення тільки зв'язку-об'єднання. Зв'язок-об'єднання забезпечує об'єднання записів двох таблиць, що мають однакові значення в полі зв'язку. Причому створюється об'єднання кожного запису з однієї таблиці з кожним записом з іншої таблиці за умови рівності значень у полі зв'язку. Результатом об'єднання записів, що визначаються вибором одного з трьох способів, може бути:
• об'єднання тільки тих записів, у яких зв'язані поля обох таблиць збігаються;
• об'єднання тих записів, у яких зв'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів з першої таблиці (для якої немає зв'язаних у другій) з порожнім записом другої таблиці;
• об'єднання тих записів, у яких зв'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів із другої таблиці, для яких немає зв'язаних у першій, з порожнім записом першої таблиці.
Для зв'язків типу 1:1 і 1:М можна задати параметр забезпечення цілісності даних. Забезпечення цілісності даних означає виконання для взаємозалежних таблиць перерахованих нижче умов коректування бази даних:
• у підлеглу таблицю не може бути доданий запис з неіснуючим у головній таблиці значенням ключа зв'язку;
• у головній таблиці не можна видалити запис, якщо не вилучені зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці;
• зміна значень ключа зв'язку головної таблиці повинна приводити до зміни відповідних значень у записах підлеглої таблиці.
При спробі користувача порушити ці умови в операціях відновлення чи видалення даних у зв'язаних таблицях Access не допускає виконання операції.
Встановлення між двома таблицями зв'язку типу 1:М чи 1:1 і завдання для неї параметрів цілісності даних можливо тільки при наступних умовах:
• поля, що зв'язуються мають однаковий тип даних, причому імена полів можуть бути різними;
• обидві таблиці зберігаються в одній базі даних Access;
• головна таблиця зв'язується з підлеглою по первинному простому чи складному ключуі (чи унікальному індексу) головної таблиці.
Примітка. Access не дозволяє створювати зв'язків з параметрами цілісності в схемі даних, якщо раніше введені в таблиці дані не відповідають вимогам цілісності.
Якщо для обраного зв'язку забезпечується підтримка цілісності, можна задати режим каскадного відновлення і видалення зв'язаних записів. У режимі каскадного відновлення зв'язаних записів при зміні значення в поле зв'язку головної таблиці Access автоматично змінить значення у відповідному полі в підлеглих записах. У режимі каскадного видалення зв'язаних записів при видаленні запису з головної таблиці Access виконує каскадне видалення підлеглих записів на всіх рівнях.
Створення схеми даних починається у вікні бази даних з виконання команди Сервіс Схема даних чи натискання відповідної кнопки. Після цього можна вибрати таблиці, що включаються в схему даних, та приступити до визначення зв'язків між ними. Встановлюючи зв'язки між парою таблиць у схемі даних, треба виділити в головній таблиці унікальне ключове поле, по якому встановлюється зв'язок, і протягти курсор миші у відповідне поле підлеглої таблиці.
Оскільки схема будується для нормалізованої бази даних, у вікні Связи, що відкривається, (рис 2.2.) автоматично встановиться тип відносини один-до-багатьох. Для такого зв'язку можна задати параметр Обеспечение целостности данных, а потім установити прапорці Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.
Рис.2.2. Вікно визначення параметрів зв'язку
Схема даних показана на рис. 2.3.
Рис.2.3. Схема даних БД