Відмінюються абревіатури:

1) які утворюються з початкового складу прикметника і повної форми іменника, напр.: педінститут, медсестра, за зразком самостійних іменників, що входять до їхнього складу;

1) які утворюються з початкових звукосполучень або початкових звуків мотивуючого складного найменування, напр.: нардеп, жек, загс; за зразком тих іменників, з якими вони збігаються за зовнішньою формою, тобто як іменники чоловічого роду другої відміни твердої групи;

Не відмінюються абревіатури:

1) у яких другий елемент має форму непрямого відмінка, напр.: завканцелярії, комроти, начштабу;

2) ініціально-буквені чи ініціально-звукові, які не сприймаються як іменники, що мають визначений рід і тип відміни, напр.: ПТУ, ЗАТ.

Правильність написання, точність граматичної форми можна перевірити за спеціальними словниками скорочень української мови.

Правила скорочування слів

Окрім скорочень, придатних до вживання в усній і писемній формі мовлення, у діловому спілкуванні існують скорочення, призначені для зорового сприйняття, - графічні, текстові. Ці скорочення не є словами, їх використовують лише на письмі. На відміну від лексичних скорочень, їх можна розшифрувати та прочитати повністю. Зазвичай, це скорочення, позначені малими буквами.

За написанням графічні скорочення є декількох типів:

- крапкові (ім., див., с, м.);

- дефісні (ін-т, р-н, б-ка, з-д);

- із скісною рискою ( а/с, в/с, в/ч);

- нульові - на позначення фізичних, метричних величин, грошових одиниць та ін. лише після цифр ( 20 хв, 5 кг, 300 грн);

- комбіновані (пд.-зах., пн.-сх.) та ін. Стандартними є такі типи скорочень:

а) поштові назви, назви адміністративних одиниць: м., смт, обл., р-н, ст., вул.;

б) назви посад і звань: асист., доц., проф., канд. техн. наук, зав ., зам., член-кор., акад.;

в) назви дат і календарних термінів: //. е.,в., ст., м-ць, р., рр.;

г) грошові одиниці та числові назви: грн, коп., тис, млн, млрд;

д) форми звертання: п., грам.;

е) фізичні, метричні величини: т, га, г, кг, л, мл, км, хв, год.; є) найменування документів: квит., накл.;

ж) текстові позначення: див., пор., напр., с, та ін., і т. ін., табл .,іл.

Усі скорочення слів мусять бути загальноприйнятими і зрозумілими, зафіксованими у державних стандартах і словниках. Не варто перевантажувати текст графічними скороченнями.

Існують такі правила користування скороченнями:

- слово має закінчуватися на приголосний (за невеликими винятками - о. - острів, отець, А - ампер);

- слово має мати запас стійкості, щоб сприйматися однозначно (філол,, філос);

- не можна скорочувати в тексті ключових слів;

- написання скорочення має бути уніфікованим у межах тексту.

Є багато окремих правил, що потрібні у процесі роботи з документами. Наприклад, варто запам'ятати правильні скорочення місяців року: січ., лют., берез., квіт., трав., черв., лип., серп., верес, жовт., лис-топ., груд.; не розділяти крапкою подвоєння pp. - роки; не можна скорочувати імена та імена по батькові (І.-Іван, М. - Михайло, а не їв., Mux.); не скорочувати стор., а лише правильно -с; писати правильно - напр., а не Н-д: чи Н: та ін.Скорочення слів використовують і для стислого письма, під час конспектування. Скорочувати можна різні частини мови, намагаючись дотримуватися загальноприйнятих норм, а не власних правил.

Подаємо зразки скорочень, які вживають у ділових паперах усіх видів:

а) назви документів — ОСТ, техплан, техдокументація;

б) назви посад, учених ступенів, звань — член-кор., проф., канд. філол. наук, зав., заст.;

в) офіційною формою звертання є тов.;

г) офіційні назви організацій, установ, відділів — главк, агропром, фінвідділ, Київміськбуд, Укрземпроект;

д) скорочення, вживані в планово-обліковій документації — держплан, дєржбанк, промбудбанк, техпромфінплан, накл., № та ін.

Назви установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин слів, пишуть:

а) з великої літери, якщо ці слова вживають на позначення конкретної установи — Укрпромбуд, Держкіно, Укрнафта, Укрцукорпром, Укрміжколгоспбуд, Укроргводбуд;

б) з малої літери, якщо такі слова є родовими назвами — міськрада, облвно, педінститут, радгосп, оргвідділ.

Складноскорочені назви, що утворені з початкових букв, імен власних і загальних, пишуть великими літерами: МВС, АТС, ММВ, МАУП, РАУ, КІБІ, ГЕС, ТЕЦ.