Шаг 9. Построение структуры управления предприятием.
Для транспортно-экспедиционного предприятия главный менеджер (директор) должен иметь несколько заместителей по числу основных функциональных областей, которое предполагается организовать. Это, прежде всего:
Транспортно-экспедиционная;
Внешнеэкономическая;
Финансовая;
Кадровая;
Хозяйственная.
По числу функциональных областей можно было бы назначить заместителей или менеджеров по направлениям. Однако такие области, как кадровая и хозяйственная не являются развитыми на нашем предприятии. Для экономии численности аппарата управления эти области вполне может курировать секретарь, наделенный дополнительными полномочиями. По остальным функциональным областям целесообразно назначить менеджеров по направлениям или заместителей директора. Примерная схема управления транспортно-экспедиционным предприятием приведена на рис.2.1.
2.7 Разработка задач транспортно-экспедиционного предприятия
Задача это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. В этом подразделе необходимо запланировать задачи части работникам (точнее должностям) предприятия.
Шаг 10. Планирование задач работникам предприятия.
Задачи, которые стоят перед экспедиторами.
Задачи экспедиторам планирует старший экспедитор. Получив заявку на отправку груза с конкретной станции, экспедитор проверяет на наличие все необходимые документы на груз (карантинный, радиологический, хлебный сертификаты и т.д.). Если документов не хватает, он должен их оформить в соответствующих инстанциях. Затем экспедитор оформляет товарно-транспортные накладные, подает заявки на вагоны. При наличии вагонов выезжает на станцию погрузки и занимается его погрузкой и отправкой. Все оформленные первичные документы на груз передает в бухгалтерию.
Аналогично планируются задачи другим работникам предприятия.
В исходных данных для выполнения курсовой (контрольной) работы указано количество задач, которое следует написать для соответствующих должностей. Либо это задачи с людьми, либо с предметами, либо с информацией.
2.8. Описать основной технологический процесс на предприятии.
В этом разделе описывается технологический процесс производства, торговли, оказания услуг и т.д. для того вида деятельности, который является главным на заданном предприятии.
Шаг 11. Описать технологический процесс транспортно - экспедиционного предприятия.
Клиент, который хочет перевезти груз, оформляет заявку установленного образца. Стоимость перевозки калькулирует сметчик по тарифам, после чего юрист оформляет договор поручительства на перевозку груза с определенной станции до места назначения. Если груз уходит за рубеж менеджер по внешнеэкономической деятельности предварительно связывается с экспедитором соседней страны и решает вопросы экспедирования груза от границы Украины. Стоимость прохождения груза по территории иностранной державы зарубежный экспедитор сообщает в течение одного дня факсом. Получив оформленную заявку, старший экспедитор заказывает вагоны под представленный к перевозкам груз, проверяет наличие денег на счетах ТехПД соответствующей дороги. При отсутствии необходимой суммы денежных средств, дает заказ на перевод недостающей суммы с расчетного счета фирмы на счет железной дороги. Выдает конкретное задание свободному экспедитору на получение необходимых документов (далее см. шаг 10).
После подачи вагонов экспедитор с водителем и заказчиком выезжают на станцию погрузки и решают все вопросы по погрузке груза в вагон, подаче вагона маневровым локомотивом на станцию отправления, следят за его отправкой со станции. Информацию, о месте нахождения груза и прибытия на станцию назначения, экспедитор передает заказчику по телефону. После получения всех фактических документов со станции погрузки, экспедитор передает полный комплект первичных документов в бухгалтерию, на основании которых экономист делает исполнительную смету расходов для окончательного взаиморасчета с заказчиком.