2.4. Оптимизация структуры бд
MS Access предоставляет широкие возможности улучшения структуры БД. Возможно или автоматическое разбиение БД на связанные таблицы, или вручную с подсказкой MS Access. Для запуска этой функции надо выполнить команды меню Сервис/Анализ/Таблица. В последовательности окон надо выбрать (рис. 12) ручное или автоматическое разделение таблиц.
Р
ис.
12. Окно анализа таблиц
В последнем случае Мастер предложит вариант разбиения (рис. 13). Схему можно корректировать, перетаскивая мышью поля между изображениями таблиц.
При ручном разбиении действия аналогичны. Новую таблицу здесь можно создать, перетащив имя поля на пустое место схемы данных. Ключевые поля создаются нажатием соответствующих кнопок управления.
При оптимизации создаются новые таблицы. Исходная таблица не меняется. Все другие объекты БД остаются связанными с ней. Если надо связать их с новыми таблицами, то результат оптимизации надо сохранить как запрос (в последнем окне Мастера).
2.5. Оптимизация быстродействия бд
Для ускорения работы БД надо выполнить команды Сервис/Анализ/Быстродействие. Запуск этой процедуры через систему окон не вызывает затруднений.
Р
ис.
13. Вариант разбиения таблиц
3. Поиск информации в бд
Поиск информации является одной из основных задач СУБД. В MS Access возможны следующие способы поиска:
использование команд Поиск/Замена;
использование фильтров;
применение запросов.
Ускорение поиска достигается при задании индекса. Индекс представляет собой конструкцию, определяющую порядок сортировки по одному полю (простой индекс) или по нескольким полям (составной индекс). Для его создания в окне Конструктора таблицы надо нажать кнопку Индекс. В появившемся окне (рис. 14) в столбце Индекс указывается имя индекса (любое), в столбце Имя поля перечисляются поля (выбираются из всплывающего списка), в столбце Порядок сортировки указывается ее тип (возрастание/убывание). Составной индекс необходим, если сортировка по одному полю не позволяет однозначно упорядочить записи в таблице.
Р
ис.
14. Конструктор индексов
Индекс сохраняется в структуре таблицы.
Аналогичного результата сортировки можно достичь путем выделения нужных полей в режиме таблицы и запуске процедуры сортировки через кнопку панели инструментов, но запоминания этой процедуры в дальнейшем не произойдет.
3.1. Команда Поиск/Замена
Этот метод является простейшим. Необходимо нажать кнопку Найти на панели инструментов или выбрать команду основного меню Правка/Найти. В диалоговом окне (рис. 15) надо задать параметры поиска и образец.
Р
ис.
15. Окно задания условий поиска
Возможно использование специальных символов для задания условий неточного совпадения образца и данных в БД:
* – любое количество любых символов;
? – любой текстовый символ;
[ ] – любой один символ из заключенных в скобки;
! – любой один символ, кроме заключенных в скобки;
– – любой символ из диапазона;
# – любая цифра.
Дополнительными возможностями обладает функция поиска и замены. Ее можно запустить командой меню Правка/Заменить. Появившееся окно очень похоже на окно поиска.
3.2. Фильтры
Возможности фильтров шире, чем поиска. Фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, соответствующие условиям. Фильтр можно создать в любом режиме работы с таблицей. Существуют следующие типы фильтров:
фильтр по выделенному;
фильтр для;
фильтр по исключенному;
расширенный фильтр;
универсальный фильтр.
Любой фильтр можно создать или через команду главного меню Записи/Фильтр, или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов, или, находясь в таблице, нажатием правой кнопки мыши. Фильтр можно сохранить. Возможно применение фильтра к фильтру.
Фильтр по выделенному
Простейший фильтр. Выделив нужную информацию в соответствующей записи нужного поля таблицы, надо нажать кнопку (выполнить команду) Применить фильтр. Для возврата в таблицу можно нажать ту же кнопку панели инструментов (теперь она называется Удалить фильтр).
Фильтр для
Аналогичен вышерассмотренному. Однако нет необходимости искать запись в таблице. Достаточно ввести критерий поиска в текстовое поле (рис. 16) и нажать Enter или Применить фильтр.
Фильтр по исключенному
Аналогичен фильтру по выделенному, но исключает выделенную информацию из просмотра.
Р
ис.
16. Запуск фильтра для
Универсальный фильтр
Для задания критерия поиска надо выполнить команду Изменить фильтр. Фильтр позволяет использовать выражения и операторы И и ИЛИ. При нажатии кнопки возникает Конструктор фильтра (рис. 17). Для каждого поля таблицы здесь имеется всплывающий список значений, которые можно выбрать. Кроме того, в соответствующей строке можно написать условие поиска с использованием операций >, < и т. п., операций И (обязательное совпадение обоих условий), ИЛИ (выполнение хотя бы одного критерия поиска).