После настройки параметров соединения с бд Terrasoft crm 3.0 необходимо зарегистрироваться в системе с помощью встроенной учетной записью администратора - Supervisor (без пароля) – рис.6.
Рисунок 6 – Регистрация в системе с правами администратора
После регистрации в системе с правами встроенной учетной записи администратора необходимо создать пользователей для работы в системе. В первую очередь необходимо создать учетные записи администраторов системы, для этого необходимо перейти на вкладку Администрирование/Пользователи и нажать кнопку «Добавить» (рис. 7).
Рисунок 7 – Добавление нового пользователя
После добавления новых пользователей необходимо получить лицензии для их работы для этого необходимо закрыть систему и запустить программу «Менеджер лицензий». «Менеджер лицензий» позволяет сформировать файл запрос на получение лицензии для созданных пользователей (рис. 8).
Рисунок 8 – Генерация файла запроса лицензий.
Необходимо выбрать те учетные записи, для которых нужно запросить лицензии, после чего сохранить запрос в файл. Файл сохраняется в каталоге bin в директории, в которой установлена система. Для генерации лицензий необходимо запустить программу «Генератор лицензий» и загрузить в нее созданный файл, обработав который программа сформирует файл готовых лицензий, который позволяют пользователям работать в системе (рис. 9).
Рисунок 9 – Генерация файла лицензий.
После получения файла лицензий его необходимо загрузить в систему с помощью «Менеджера лицензий», после чего созданные пользователи смогут регистрироваться и работать в системе.
2.6 Пользовательский интерфейс и пример работы системы
Общий вид главного окна программы показан на рисунке 10. Программа позволяет пользователю вести историю взаимодействия с клиентами, планировать задачи по работе с клиентом, анализировать и обрабатывать полученную информацию, а так же формировать отчеты по результатам работы.
Рисунок 10 – Главное окно программы
Основой системы являются справочники, которые заполняются через меню Файл/Справочники. Система позволяет вести справочники продукции, контрагентов, типов документов, типов контактов и т. д. всего система может поддерживать более 60 видов справочников. Зарегистрировавшись в системе, пользователь получает возможность вносить в нее новую информацию или анализировать существующую в системе информацию. Пользователь может добавлять новые контакты, новых контрагентов и вести историю взаимодействия с ними. На рисунке 11 показан пример добавления нового контрагента, а на рисунке 12 нового контакта. Добавление информации осуществляется через диалоговую форму, которая запускается кнопкой «Добавить». Под контрагентом понимается физическое или юридическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью (можно сказать, что контрагент это своего рода предприятие). Контакт это конкретное физическое лицо (сотрудник предприятия) через которое мы взаимодействуем с контрагентом.
Рисунок 11 – Добавление нового контрагента
Рисунок 12 – Добавление нового контакта
При заполнении карточки Контакта если контакт принадлежит какому-либо контрагенту, то можно в графе «Контрагент» выбрать из справочника соответствующее значение и система сама заполнит контактную информацию.
Система позволяет ставить задачи и отслеживать сроки их исполнения, данная функция доступна через меню задачи. Создание новой задачи показано на рисунке 13.
Рисунок 13 – Формирование новой задачи
В разделе «Отчеты» можно осуществлять анализ работы сотрудников по различным показателям. В системе имеется ряд предустановленных отчетов, которые анализируют деятельность компании по тем или иным показателя, так же система предоставляет возможность формировать новые отчеты (с помощью конструктора отчетов). На рисунке 14 показан список системных отчетов.
Рисунок 14 – Системные отчеты
Рассмотрим пример формирования отчета по контактам контрагентов. Для формирования отчета система предлагает пользователю установить ряд фильтров, с помощью которых можно детализировать те или иные параметры отчета. Для отчета «Контакты контрагентов» можно установить следующие фильтры:
Contact – позволяет выбрать из справочника контрагентов интересующие нас записи;
Owner – позволяет указать имя сотрудника компании, и получить информацию по контактам созданным этим сотрудником;
Owner Department – устанавливает фильтр по отделу компании.
На рисунке 15 показан пример формирования отчета с использованием фильтра Owner.
Рисунок 15 – Формирование отчета по «Контакты контрагентов» с использованием фильтра Owner
На рисунке 16 показан результат выполнения отчета «Контакты контрагентов» с использованием фильтра Owner.
Рисунок 16 - Результат выполнения отчета «Контакты контрагентов» с использованием фильтра Owner
Если внешний вид отчета не подходит по тем или иным параметрам его можно отредактировать с помощью редактора отчетов, для этого необходимо в окне предварительного просмотра нажать кнопку «Редактировать».