Специфікація

До договору №__ від “__”______ 200_ р.,

укладеному між ______________________та ________________________

на поставку ______________________ в __кварталі 200_р.

Асортимент	Од. виміру	Кількість	Ціна, грн.	Сума, тис. грн.	Примітки

/4/

Управління оптовими закупівлями: сутність, значення, принципи та зміст закупівельної роботи на оптовому ринку.

Управління оптовими закупівлями товарів в умовах глибокого суспільного розподілу праці орієнтовано на оптимальне розміщення замовлень торгівлі на виготовлення і постачання товарів, необхідних для повного задоволення попиту населення у товарах народного споживання.

Суспільне значення управління оптовими закупівлями полягає в тому, що його результатом визначається обсяг і структура споживання товарів, якість основних процесів суспільного відтворення. Оптові закупівлі опосередковують, з одного боку, вплив торгівлі на виробництво щодо визначення його обсягів, вдосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з іншого – вплив на роздрібну торгівлю щодо формування нею торговельного асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування і, у підсумку, на підвищення рівня задоволення матеріальних і культурних потреб населення.

Оптові закупівлі - це процес прийняття комерційного рішення, яким констатується наявність ринкової потреби в певних товарах і здійснюється відбір конкретних товарів і їх постачальників з числа наявних на ринку.

Управління оптовими закупівлями - це комплекс взаємозв’язаних управлінських і комерційних рішень, виконанням яких забезпечується виявлення і вивчення попиту споживачів відповідно до потреб суспільства, надання і узгодження з постачальниками замовлень на виробництво і постачання товарів, укладення договорів постачання з метою визначення порядку і механізму виконання замовлень та контроль за надходження товарів і додержанням сторонами умов договору.

Управління оптовими закупівлями здійснюється на основі наступних принципів:

• Основою оптових закупівель товарів є попит споживачів. Придбання товарів без врахування попиту споживачів приводить до сповільнення товарообертальності, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а у підсумку, до погіршення фінансового стану підприємств.

• Обсяг і асортимент товарів, що підлягають закупівлям, мають відповідати обсягу, асортименту і динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів;

• Оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання роздрібної торговельної мережі в оптимальному для неї режимі;

• Оптові закупівлі повинні здійснюватися з орієнтацією на постійне оновлення асортименту з урахуванням найновіших досягнень науки і техніки та розвитку людських потреб.

Зміст закупівельної роботи включає:

• підготовчі операції;

• безпосередньо закупівельні операції;

• кінцеві операції.

На стадії підготовки до оптових закупівель торговельні підприємства уточнюють свою маркетингову стратегію, здійснюють діагностику ринку з метою інформаційного забезпечення закупівельної діяльності (вивчають і прогнозують розвиток потреб, попиту, товарної пропозиції), розробляють маркетингову тактику закупівельної діяльності (розробляють оперативний план оптових закупівель, вивчають їх джерела та можливих постачальників товарів, розробляють проекти договорів постачання товарів).

Безпосередньо закупівельна робота включає укладення договорів, контрактів і угод, підготовку та подання постачальникам рознарядок на відвантаження товарів, внесення уточнень та змін до специфікацій, одержання товарів, організацію їх приймання та оплати.

Кінцеві операції полягають у здійсненні оперативного обліку за виконаннями постачальниками своїх зобов’язань, застосування методів впливу на недбайливих постачальників та здійсненні контролю загального стану закупівельно-реалізаційної діяльності.

Планування оптових закупівель товарів.

Основою управління закупівельною діяльністю є розробка маркетингової стратегії та тактики її здійснення, тобто планування оптових закупівель товарів.

Метою стратегічного планування оптових закупівель товарів є створення і підтримання стратегічної відповідності між цілями підприємства щодо його діяльності у перспективі і його можливостями, що передбачає розробку і реалізацію відповідних стратегій. Маркетингові стратегії закупівельної діяльності можна визначитися, зокрема, на основі матриці БКГ, матриці можливостей по товарах/ринках (матриці Ансоффа), матриці конкурентних переваг Портера.

Метою тактичного планування оптових закупівель товарів є правильна їх організація і посилення особистої відповідальності комерційного працівника за виконання планових завдань.

Вихідними етапом планування є визначення потреби в оптових закупівлях товарів, тобто складання плану надходження товарів на підприємство. Він розробляється для кожної товарної групи на плановий період на основі балансової моделі (16):

Н = Р + Зк – Зп, де (16)

Н – план надходження товарів;

Р – план реалізації товарів;

Зк – норматив запасів на кінець планового періоду;

Зп – очікувані запаси на початок планового періоду.

Результати оформляються у вигляді таблиці 32.

Таблиця 32 – План надходження товарів на підприємство

Найменування товарних груп	План товарообороту	Запаси на кінець	Запаси на початок	План надходження

Найбільш складним завданням під час розроблення плану надходження товарів є визначення плану продажів товару. Основою для його визначення на підприємствах оптової торгівлі служать замовлення розрядних підприємств та інших споживачів зони його діяльності, укладені з ними договори на постачання товарів. На підприємствах роздрібної торгівлі – матеріали вивчення і прогнозування попиту населення. Для прогнозування попиту населення найбільше використовуються наступні методи:

• метод екстраполяції ряду динаміки;

• нормативний метод;

• прогнозування попиту з використанням коефіцієнта еластичності;

• метод економіко-математичного моделювання;

• метод експертних оцінок.

Екстраполяція – знаходження рівня ряду за його межами, в майбутньому.

Вибір методу екстраполяції динамічного ряду залежить від його особливостей:

Якщо ряд динаміки, що відображає реалізований попит, протягом певного періоду характеризується стабільністю, то прогноз на найближчий час можна здійснювати на основі середньої арифметичної.

Для товарів, попит на які не має стійку тенденцію до зростання або спаду, розвиток ряду динаміки можна прогнозувати за середніми темпами зростання або спаду (17):

, де (17)

- середній темп зростання (спаду);

у – показники ряду;

п – число показників у динамічному ряді.

Проте, фактичний продаж може декілька відрізнятися від прогнозу.

Можливу середню помилку прогнозу розраховують за формулою (18):

, де (18)

- середня помилка прогнозу;

- дисперсія.

У свою чергу дисперсія (у даному випадку проста) розраховується за формулою (19):

, (19)

Прогнозування за середніми темпами зростання (спаду) використовується, коли ряду динаміки властива стійка тенденція до підвищення або зниження. У цьому випадку вважається, що кожен наступний член динамічного ряду дорівнює попередньому, помноженому на середній коефіцієнт темпів зростання (спаду) .

Коефіцієнт розраховується за формулою (20):

(20)

Потім на основі цього коефіцієнта можна розрахувати прогноз за формулою (21):

, де (21)

- початковий показник ряду;

- кінцевий показник ряду;

- показник, що прогнозується;

k - число інтервалів, що прогнозуються.

Нормативний метод прогнозування попиту оснований на використанні фізіологічних норм споживання основних харчових продуктів, перспективних норм раціонального споживання непродтоварів та ін.

Прогноз середньодушового споживання Ук на будь-який рік, що передує року досягнення перспективної норми раціонального споживання, можна розрахувати на основі інтерполяції (визначення показників, відсутніх в динамічному ряду явищ на основі встановленої взаємозалежності членів ряду) за формулою (22):

, де (22)

Уф – фактичне споживання товару на рік k;

Уп – перспективна норма споживання товару;

k/п – кількість років, на які прогноз випереджає фактичні дані.

Еластичність (Ed) являє собою міру реакції однієї величини на зміну іншої, що математично може бути виражена у формі наступних коефіцієнтів (формули 23, 24):

(23)

де - відсоткова зміна кількості;

- відсоткова зміна ціни.

(24)

На другому етапі складається план оптових закупівель товарів. Якщо план надходження товарів покликаний визначити, які товари і в якій кількості треба закупити, то план закупівель має містити вказівки щодо джерел цих закупівель, строки їх здійснення та відповідальних за їх проведенням. Даний план складається за формою, наведеною в таблиці 33.

Таблиця 33 – План оптових закупівель товарів підприємством

Найменування товарних груп	Найменування джерел закупівель	Сума	Відповідаль-ний за закупівлю	Строки
				Подання замовлен-ня	Укладання договору	Уточнення специфі-кації

План надходження товарів на підприємство і план оптових закупівель обов’язково затверджуються керівником підприємства або начальником підрозділу, відповідного за закупівельно-реалізаційну роботу на підприємстві (наприклад, начальником комерційного відділу).

Обґрунтування вибору постачальників товару.

Ефективність закупівельної роботи прямо залежить від правильного вибору джерел оптових закупівель і конкретних постачальників товару.

Вибір постачальників здійснюється після складання плану надходження товарів на підприємство. Складається список можливих постачальників кожного виду товарів, кількість яких залежить від необхідної кількості товарів та кон’юнктури ринку.

Коли постачальників небагато (2-3), критеріями вибору найбільш придатного з них служать порівняльні виробничі можливості, ціни на товари, що закуповуються, надійність постачальників. З числа наявних на ринку вибирається постачальник, який найбільше відповідає перерахованим критеріям. За інших однакових умов перевага віддається місцевим постачальникам.

Коли постачальників багато, вибір доцільно здійснювати в два етапи.

На першому етапі здійснюється попередній відбір (таблиця 34).

Таблиця 34 – Критерії попереднього відбору постачальників

№	Критерії вибору	Постачальники
		1	2	3	4	5
1	Ціна одиниці продукції
2	Якість продукції
3	Форма розрахунків
4	Віддаленість постачальника
5	Розмір партії
	Кількість балів

На другому етапі використовується розширений перелік критеріїв відбору постачальників (таблиця 35).

При цьому при заповненні таблиці використовується метод експертних оцінок, тобто по кожному критерію для певного постачальника ставляться бали від 1 до 5, де 5 балів свідчать про максимальну перевагу постачальника.

Перевага повинна надаватися тим постачальникам, що мають найбільше середнє значення оцінки.

Більш детальний вибір постачальника може бути зроблений під час його відвідування. При цьому особливу увагу слід надати виясненню таких питань:

• якість товарів (чи відповідає якість товарів попиту споживачів);

• можливі фінансові пільги;

• можливості централізованої доставки товарів.

Таблиця 35 - Критерії остаточного вибору постачальника

№	Критерії вибору	Постачальники
		1	2	3
1	Фінансові умови
2	Комплектність поставки
3	Періодичність поставки
4	Комунікаційні умови
5	Складські умови
6	Упаковка
7	Гарантії
8	Інші критерії
	РАЗОМ:

Управління оптовими закупівлями товарів на основі прямих договірних зв’язків.

Під прямими договірними зв’язками розуміють безпосередні комерційні відносини між підприємствами-виробниками товарів та послуг і їх споживачами (роздрібними торговельними підприємствами, підприємствами громадського харчування тощо).

Встановлення прямих зв’язків під час закупівель товарів означає відмову від посередницьких структур, що сприяє прискоренню процесу товароруху, зменшенню витрат на його здійснення, ефективнішій взаємодії між попитом і пропозицією.

Прямі договірні зв’язки підприємств торгівлі з продуцентами є найбільш раціональними (а інколи і єдино можливими щодо швидкопсувних товарів) для поставок товарів простого асортименту, які не вимагають відповідного підсортування на оптових базах.

Можливість встановлення прямих комерційних зв’язків визначається для кожної товарної групи (товару) за показником мінімального товарообороту , який дозволяє закуповувати товари на основі прямих зв’язків і розраховується за формулою (25):

, де (25)

Nі – мінімальна норма відвантаження товару, який поставляється і-м підприємством-постачальником;

Ті – мінімально допустима частота завезення товару в разах від і-го постачальника.

Прийняття рішення про налагодження прямих зв’язків при виборі із декількох постачальників-продуцентів (а також порівняно до посередників при всіх рівних умовах - форма оплати, додаткові послуги та ін.) можливе при умові збереження нерівності (26):

, де (26)

Оі – обсяг постачання товару від і-го постачальника.

Важливе значення для забезпечення ефективності закупівель має досягнення точки беззбитковості закупівель.

Точка беззбитковості закупівель – такий обсяг закупівель товарів у і-го постачальника, за якого сума валового доходу від реалізації цих товарів покриває суму поточних витрат (27):

ОБЗі = ВОп / [Р(ВД) – Р(ВОз)], де (27)

ОБЗі – мінімальний (беззбитковий) обсяг закупівель товарів у і-го постачальника;

ВОп – витрат обігу постійні;

Р(ВД) – рівень валових доходів під час реалізації цих товарів;

Р(ВД) = ВД / Оі * 100, де Оі – обсяг закупівель товарів у і-го постачальника;

Р(ВОз) – рівень змінних витрат обігу;

Р(ВОз)= ВОз / Оі * 100.

Кінцеве рішення про налагодження прямих зв’язків приймається в тому випадку, коли обсяг закупівель від і-го постачальника буде забезпечувати точку беззбитковості закупівель.

Управління оптовими закупівлями товарів на основі товарообмінних операцій.

В останні роки на внутрішньому ринку широкого розповсюдження набули товарообмінні операції (зустрічна торгівля).

Товарообмінні операції – це такі операції, в межах яких передбачаються зустрічні зобов’язання продавця закупити у покупців товари на частину (частково збалансований обмін) або повну (збалансований обмін) вартість товарів, що постачаються покупцю. При частковому збалансуванні різниця покривається грошами.

За економічною природою товарообмінні операції ділять на:

• операції натурального обміну (бартерні угоди);

• операції в межах промислового співробітництва (компенсаційні угоди);

• угоди з давальницькою сировиною.

Бартерні угоди і угоди з давальницькою сировиною широко застосовуються на внутрішньому ринку, а компенсаційні угоди більше розповсюджені у міжнародній торгівлі.

Бартерні угоди включають обмін товарів певної вартості на інші товари рівної вартості без грошової доплати. Пропорції обміну при цьому визначаються з врахуванням співвідношення цін на товари, що підлягають обміну, на світовому ринку (або середніх вітчизняних), якості продукції та умов постачання.

Характерною рисою бартерних операцій є оформлення одного контракту, в якому фіксуються натуральні обсяги товарів, що обмінюються, за збалансованими цінами. Рух зустрічних потоків товарів при цьому відбувається, як правило, одночасно, і на кількість товарів, що передаються сторонами, не впливає зміна цін на них на ринку.

Об’єктами цих операцій є обмежені набори однорідних товарів, переважно сировинного походження, що практично виключає можливість маневрування товарними ресурсами (рисунок 27). У зв’язку з цим бартер у чистому вигляді найменше розповсюджений у зустрічній торгівлі.

Компенсаційні угоди – це такі угоди зустрічної торгівлі, які передбачають оплату поставленої продукції, машин, обладнання, а також надання послуг шляхом наступного зустрічного постачання готових товарів і надання послуг, вироблених з використанням раніше одержаної продукції (рисунок 28).

Компенсаційні угоди використовуються в тих випадках, коли контрагенти не володіють необхідними платіжними коштами.

Відповідно до компенсаційної угоди кожна сторона готує два списки товарів, які є її невід’ємною частиною: в одному – номенклатура товарів, які сторона хотіла би отримати, в другому – номенклатура товарів для продажу.

Специфіка даної угоди полягає в тому, що у випадку неможливості виконання однією із сторін постачання обумовлених в угоді товарів, вона може відкрити рахунок в банку своєї країни на користь контрагента, який може отриману суму використати тільки в країні боржника, тобто здійснюються взаємні розрахунки у формі клірингу (система безготівкових розрахунків за товари, послуги, різні види цінних паперів, що базується на взаємозаліку вимог і зобов’язань сторін).

Угоди з давальницькою сировиною носять компенсаційний характер і стосуються сировинних товарів. Угода полягає у передаванні однією стороною сировини для переробки на наявних вільних потужностях другої сторони і одержанні певного обсягу напівфабрикатів або готової продукції із цієї сировини. Частина продукція залишається другій стороні як компенсація за переробку (рисунок 29).