Введение в OpenOffice Calc

Программа OpenOffice Calc работает с документами, имеющими название электронные таблицы. Документ имеет расширение .ods.

Запуск программы: Меню - Офис - OpenOffice.org Calc

Интерфейс программы:

Рис.1. Интерфейс программы OpenOffice.org Calc

Основные понятия: рабочий лист, ячейка

Каждая электронная таблица состоит из определенного числа рабочих листов. В нижней части рабочего окна расположены вкладки листов. Эти вкладки обеспечивают доступ к отдельным листам, при этом отображаемый, или активный, лист имеет вкладку, окрашенную в белый цвет.

Рис.2.  Вкладки листов

Рабочие листы можно переименовывать: подведите курсор к ярлыку активного листа, вызовите контекстное меню (правая кнопка мыши) и выберите команду "Переименовать"

OpenOffice Calc

Процессор электронных таблиц, аналог Quattro Pro и MS Excel.

Интерфейс

Внешнее сходство с MS Excel налицо. Заголовки пунктов главного меню идентичны у обеих программ. Интерфейс Calc в целом меньше режет глаз, чем MS Excel 2003. Такого эффекта удалось добиться благодаря правильному сочетанию цветов и подборе иконок. Правда, иконки, хотя и приятны на вид, выглядят не строго, а как-то слишком по-мультяшному. К слову, это касается всех приложений офисного пакета OpenOffice.org 2.0. Неприятно смотрится стандартный курсор на фоне ячеек, по сравнению с «плюсиком» в MS Excel. В остальном интерфейс функционален и удобен в использовании. Внешне он намного приятнее QuattroPro и проще. Возможно, многим он покажется менее нагроможденным, нежели MS Excel.

Формулы. Абсолютная и относительная адресация

Начнем рассмотрение вычислений в ЭТ с простой задачи. Пусть имеется список из 7 человек, для каждого из которых известны фамилия, инициалы, должность, оклад за день работы и число отработанных дней. Требуется вычислить заработок каждого лица.

Формируем таблицу, начиная с ячейки A3, в соответствии с рис. 2. При вводе исходных данных полезно отключить режим автоматической проверки орфографии. Для исправления ошибок в ячейках электронной таблицы используется режим редактироваия строки ввода, который включается клавишей [F2]. Завершение редактирования обеспечивается клавишами [ENTER] (с сохранением изменений) или [ESC] (без сохранения изменений).

Если при вводе информации ширина ячейки представляется недостаточной, ее можно скорректировать после завершения ввода всех данных. В ЭТ есть возможность подобрать ширину столбца автоматически ("Формат/Столбец/Оптимальная ширина...").

Для вычисления заработка нужно просто перемножить попарно числа из третьей (столбец C) и четвертой (столбец D) колонок. Результаты вычислений должны быть в пятой колонке (столбец E). С учетом возможностей ЭТ, формулу (т.е. правила) для вычислений можно написать один раз, а потом скопировать. Формулу надо писать там, где должен появиться первый результат (в нашем примере – в ячейке E4, под заголовком "Заработок"). Переводим указатель активной ячейки в клетку E4 и нажимаем клавишу “=” (указание на начало ввода формулы). После этого щелкаем левой кнопкой по ячейке, в которой записан оклад за день (C4), нажимаем на клавиатуре знак операции (умножение – “*”) и щелкаем левой кнопкой по ячейке с количеством отработанных дней (D4), после чего нажимаем

Теперь скопируем эту формулу в оставшиеся ячейки. Поместив указатель активной ячейки на E4, в главном меню выберем команду копирования ("Правка/Копировать"). После этого выделим ячейки E5:E11 и вызовем команду вставки ("Правка/Вставить").  

Если изменить какие-то числа в столбцах C и D, то числа в столбце E будут автоматически пересчитываться.

Перемещая указатель активной ячейки по столбцу E, можно заметить, что адреса ячеек в расчетной формуле изменяются. Это происходит потому, что в нашей формуле использованы относительные адреса ячеек. Формула просто перемножает содержимое ячеек, находящихся слева от ячейки с результатом. Таким образом, формула "запомнила" взаимное расположение ячеек с данными и с результатом и при копировании это взаимное расположение сохраняется. Это очень полезное свойство ЭТ, избавляющее от необходимости писать одну и ту же формулу много раз.

Если в какой-либо ячейке расчетного столбца (столбца "Заработок") перейти в режим редактирования (

На следующем этапе посчитаем налог на доходы физических лиц, который будет начислен на рассчитанные ранее значения заработка. Пусть ставка налога фиксирована и составляет 13%.

Сумму налога легко сосчитать по правилу "Сумма налога = заработок*ставка_налога". Указав соответствующие адреса ячеек, в ячейке F4 записываем формулу =E4*D1 и копируем ее во все оставшиеся ячейки.

В этом случае использование относительной адресации привело к ошибке – запомнив взаимное расположение ячеек результата и исходных данных (заработка первого в списке и ставки налога) программа ЭТ повторяет это взаимное расположение для остальных строк списка (в чем можно убедиться, войдя в режим редактирования, как показано на рис. 5а). Чтобы не создавать дополнительный столбец с одним и тем же значением ставки налога, в соответствующей формуле надо использовать абсолютный адрес ячейки, содержащей параметр (в данном случае – значение ставки налога). Для указания абсолютного адреса к букве столбца или номеру строки добавляется префикс "$" и формула для расчета суммы налога приобретает вид =E4*$D$1 (для добавления символов "$" при редактировании формулы можно использовать комбинацию клавиш

В режиме редактирования теперь видно, что во всех ячейках при вычислении суммы налога происходит обращение к ячейке, содержащей ставку налога, независимо от строки таблицы.

Итак, абсолютный адрес указывает программе ЭТ, что нужно всегда обращаться к одной и той же ячейке (если поставлено два префикса $), строке (если $ поставлен перед номером строки) или столбцу (если $ - перед буквой столбца). Использование абсолютных адресов позволяет работать с условно-постоянными величинами (ставка налога, курс валюты, текущая дата и пр.), причем их значения заносятся в таблицу только один раз, что экономит время и место.

Нужно заметить, что формулы позволяют связывать между собой не только ячейки в пределах одного листа, но и ячейки на разных листах документа. В результате можно строить "трехмерные " электронные таблицы.