1. Создание файла Вашей Базы Данных

   1. Включите компьютер, если он не включён, и откройте окно программы Microsoft Access (Пуск – Все программы – Microsoft Office - Microsoft Office Access 2003).

   2. Щёлкните «мышью» на Стандартной панели инструментов по значку «Создать» (первый слева) или по команде «Создать файл» в Области задач «Приступая к работе» (в окне справа внизу). В новой Области задач «Создание файла» выберите щелчком «мыши» вариант «Новая база данных». Появится диалоговое окно «Файл новой базы данных».

   3. Ваш файл Базы Данных Вы будете хранить на Вашем сетевом диске в папке Лаб_Access. Найдите и откройте эту папку в диалоговом окне «Файл новой базы данных». Затем в поле «Имя файла» введите имя Вашего файла TCBIT (Training Center BIT – Учебный Центр «БИТ»).

   4. Щёлкните по кнопке «Создать» в этом же диалоговом окне внизу справа. Если появится диалоговое окно «Свойства: TCBIT.mdb», заполните своими данными это окно и щёлкните по кнопке ОК.

Рис. 1. Вид окна Базы Данных

После этого появится новое диалоговое окно с заголовком TCBIT: база данных (формат Access 2000). В этом окне слева в столбик перечислены все возможные объекты любой базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчёты, Страницы, Макросы и Модули. Главный объект любой базы данных – таблицы, с них и начнём создание новой БД.

2. Создание таблицы «Слушатели» в режиме «Конструктор»

   1. В окне Базы Данных объект Таблицы выбран по умолчанию (выделен рамкой и фоном). Щёлкните по инструменту в Панели инструментов этого окна, а НЕ по значку в виде чистого листика в стандартной панели Access. Появится диалоговое окно «Новая таблица» с перечнем режимов создания таблицы.

   2. Выберите щелчком «мыши» режим «Конструктор» и щёлкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора в виде таблицы из трёх столбцов и пустых строк:

	Имя поля	Тип данных	Описание


3. Введите в столбце Имя поля в первой строке имя первого поля – «РегНомер» (без кавычек) и нажмите клавишу табуляции Tab, чтобы перейти во второй столбец таблицы Конструктора под названием Тип данных.

В столбце Тип данных появится выпадающий список с кнопкой развёртывания _, содержащий перечень возможных типов данных для каждого поля. По умолчанию всегда стоит «Текстовый» тип данных.

4. Разверните выпадающий список типов данных щелчком по кнопке развертывания _ и выберите «мышью» тип Счетчик. Этот тип данных приводит к автоматической нумерации записей (строк).

5. Нажмите клавишу табуляции Tab, чтобы перейти в третий столбец – Описание и введите там фразу «Номер слушателя в порядке регистрации» (без кавычек). Описание поля не обязательно, но желательно, так как текст описания поля появляется в строке состояния Access при работе с полем в таблицах, запросах, формах.

6. Определите это Поле как ключевое, щёлкнув «мышью» по инструменту «Ключевое поле» – в Панели инструментов Access. Перед первой строкой появится ключик. По ключевым полям, как правило, устанавливаются связи между таблицами.

7. Нажмите клавишу табуляции Tab, чтобы перейти на новую пустую строку, и введите во второй строке имя следующего Поля – «Фамилия».

Перейдите в столбец Тип данных, оставьте тип – «Текстовый» (он выбран по умолчанию) и посмотрите на нижнюю половину окна Конструктора.

Табл. 1. Имена полей и типы данных таблицы Слушатели				Табл. 2
Имя поля	Тип данных	Описание		Размер и формат поля
РегНомер	Счетчик	Номер слушателя в порядке регистрации
Фамилия	Текстовый	Фамилия слушателя		20
Имя	Текстовый	Имя слушателя		20
Отчество	Текстовый	Отчество слушателя		20
ЗаявСпециал	Числовой	Код заявленной специализации в таблице «Специализации»		Длинное целое
НачалоЗанятий	Дата/время	Дата начала занятий		Краткий формат
Смена	Числовой	Номер смены: 1, 2, 3 или 4		Байт
Группа	Текстовый	Шифр группы – ссылка на таблицу «Группы»		10
ДатаОплаты	Дата/время			Краткий формат
СуммаОплаты	Денежный			0 десятичных знаков
Телефон	Текстовый	Телефон слушателя		10

8. В нижней половине окна Конструктора описываются «Свойства поля». Главное свойство текстового поля - его размер. По умолчанию, т.е. заранее, устанавливается размер всех текстовых полей в 50 символов.

Чтобы уменьшить размер Поля Фамилия, нажмите клавишу F6. Число 50 внизу в графе «Размер поля» выделится фоном. Введите вместо 50 число 20 и снова нажмите клавишу F6.

9. Важным свойством поля в списке «Свойства поля» является его «Индексация», позволяющая ускорить поиск и сортировку записей в таблице БД.

Чтобы сделать поле Фамилия индексированным, щёлкните по графе «Индексированное поле» на вкладке «Общие» свойств поля. В этой графе появится стрелка выпадающего списка _.

Разверните список и выберите вариант «Да (Допускаются совпадения)», т.е. допускаются одинаковые фамилии.

ПРИМЕЧАНИЯ: Если при выборе какой-либо строки в перечне «Свойства поля» справа в строке появляется кнопка раскрытия списка _, то возможен выбор значения свойства поля в списке.

Если же появляется кнопка построителя выражений - , то можно задать значение свойства поля с помощью построителя (пример будет приведён далее).

10. Переведите текстовый курсор в столбец Описание и введите там слова «Фамилия слушателя» (без кавычек).

11. Введите имена всех остальных Полей, выберите для них соответ­ствующий тип данных, а также размер и формат поля согласно приведённой выше Табл. 1 с именами полей и Табл. 2 с размерами и форматом полей.

12. Сделайте индексированными поля НачалоЗанятий, ЗаявСпециал, Группа. Во всех трёх полях выберите вариант «Да (Допускаются совпадения)».

13. Сохраните таблицу под именем «Слушатели» (без кавычек), для чего щёлкните «мышью» по инструменту «Сохранить» в стандартной панели инструментов Access, введите имя таблицы в окне «Сохранение» и щёлкните по кнопке ОК.

Рис. 2. Окно мастера «Создание масок ввода»

14. Выберите поле НачалоЗанятий. В «Свойствах поля» окна Конструктора выберите щелчком «мыши» свойство «Маска ввода» – справа появится кнопка построителя выражений - . Щёлкните по ней «мышью» – откроется окно мастера «Создание масок ввода» (см. Рис. 2). Маска упрощает ввод данных.

В списке масок ввода выберите строку «Краткий формат даты». Затем поместите курсор в поле ввода «Проба:» и введите для пробы текущую дату. Набирать нужно только цифры числа, месяца, года без разделителей – видите, как просто! Щёлкните по кнопке «Готово».

Аналогичным образом задайте маску ввода «Краткий формат даты» для поля ДатаОплаты с подтверждением сохранения таблицы.