4.6. Цикл проектування фірми

Проектування фірми стає можливим, якщо з’являється замовник проекту (особа, що фінансує проект) та розробник проекту – проектувальник.

Проектування фірми передбачає застосування неперервного кібернетичного методу роботи проектувальників по обґрунтуванню раціональної організації фірми. Метод називається неперервним, так як повинен використовуватись постійно, а кібернетичним – оскільки для нього характерні зворотні зв’язки; застосування методу обумовлене постійними змінами умов функціонування та стану фірми. Проектування фірми є циклічним процесом. В кожному циклі можна виділити три фази, які можуть бути розділені на кроки і їх сукупність складає загальний цикл проектування фірми (рис.4.6) [27, 48].

Фаза 1. Розробка замислу проекту фірми.

Крок 1. Концептуальна стадія проектування фірми

Насамперед необхідне проведення попереднього аналізу, направленого на визначення загальної економічної доцільності створення та розробки концепції проекту фірми. Від якості виконання даної стадії проектування у вирішальному ступені залежить кінцева фінансово-економічна ефективність створення фірми.

При формуванні концепції проекту фірми доцільно провести наступні заходи:

• Сформулювати ідею проекту, що включає опис бажаного складу учасників та перспектив позиціонування фірми на товарних та фінансових ринках України та світу; при цьому необхідна підготовка початкової (ініціативної) інформації про створення фірми, яка повинна включати дані про область, цілі та задачі діяльності фірми, вимоги, що пред’являються до її учасників.

• Попередньо виявити коло як потенційних вітчизняних, так і іноземних учасників фірми в одному із наступних варіантів: відкритому, коли інформація про майбутнє створення фірми доводиться до широкого кола усіх можливих кандидатур учасників (число яких буде значно перевищувати реальний склад майбутньої фірми); закритому, коли запрошуються до спільної діяльності раніше обрані особи, достатньо відомі ініціатору; змішаному, коли одна частина учасників запрошується за закритим, а інша – за відкритим варіантом.

• Отримати попередню згоду (заявку) на участь у майбутній фірмі, скласти початковий перелік учасників групи, а також зібрати необхідну економічну інформацію по їхній діяльності.

• Провести експертизу попереднього складу учасників фірми з точки зору їх економічного потенціалу, ступеню можливої кооперації, відповідності законодавчим обмеженням, що необхідні для реалізації основного замислу фірми. Фірми, що заявили про можливість своєї участі у підприємстві, що проектується, підлягають експертній оцінці із залученням інформації про можливі форми та напрями спільної діяльності, величину вкладу в установчий капітал створюваної фірми, наявність грошових засобів (у касі, на розрахункових рахунках, валютних рахунках), величину короткострокових обов’язків (сума короткострокових кредитів банків, кредитів банків для робітників, короткострокових займів, короткострокової дебіторської заборгованості і т. інш.), розмір власних засобів, величину простроченої заборгованості перед бюджетом, кредиторської та дебіторської заборгованості, стан основних засобів (вартість початкова, кінцева, величина фізичного зносу по основним видам устаткування). За підсумками попереднього аналізу відбирається коло найбільш реальних учасників фірми, що готові до реалізації загальної концепції спільної діяльності.

Передумови, Виявлення резуль- Оптимізація,

припущення, цінності, татів, властивостей, складність,

пізнавальні стилі критеріїв, вимірюваль субоптимізація,

системи пізнання ної шкали та моделі узаконення,

вимірювання експертиза

Потреби та бажання,

очікування, прагнення, Використання Система управ взаємозаміни, компроміси, моделей, вимірювання ління, планування, результатів,

пріоритети, етичні аспекти діагностика

Допустимі варіанти Вибрані варіанти Проект, що реалізується

Рис. 4.6. Схема циклу проектування фірми

• Підготувати проект попереднього рішення про напрями діяльності фірми, основні види продукції, що випускається.

• Отримати маркетингову інформацію про стан ринку по напрямам спеціалізації та групам виробів фірми, провести аналіз відповідності проектованої номенклатури виробів фірми поточним та перспективним потребам вітчизняних та іноземних ринків.

• Виявити складові потенціальної ефективності майбутньої фірми, що пов’язані із можливістю створення (за рахунок розширення коопераційних зв’язків) нових конкурентоздатних виробів та з прискоренням реалізації продукції у споживачів.

• Формулювання основних положень концепції проекту фірми, їх узгодження з потенційними засновниками.

• Прийняти рішення про доцільність розробки проекту фірми, про затвердження складу групи розробників проекту та плану її діяльності.

Крок 2. Дослідження світорозуміння замовників та проектувальників

Світорозуміння особистості подібне кольоровим окулярам, через які сприймаються та організовуються розрізнені факти реальності. Проектувальнику слід бути освідомленим про світорозуміння замовників проекту фірми, щоб запропонувати проект, який узгоджувався б з їхніми потребами та очікуваннями. В той же час світорозуміння проектувальників грає значну роль у формуванні їх образу реальності, і замовник повинен бути освідомлений про властиві їм припущення, пізнавальні стилі та системи пізнання.

Визначення бізнес-проблеми залежить від світорозуміння проектувальника, потреби замовника проекту, що ініціюють цілі фірми, і можуть впливати на визначення проблеми.

Крок 3. Визначення цілей діяльності фірми

В процесі визначення цілей діяльності фірми враховуються:

• потреби та бажання зацікавлених осіб;

• очікування та прагнення зацікавлених осіб;

• взаємозаміни, компроміси та пріоритети;

• етичні аспекти проекту фірми.

Процес визначення цілей діяльності фірми охоплює всіх зацікавлених осіб, тобто власників, проектувальників, менеджерів та інших, які мають відношення до витрат на проект фірми та (або) до прибутку від його реалізації. Повинен бути побудований процес, який шляхом обліку відносної важливості інтересів приведе до формування цілей, що задовольняють всіх. Під процесом визначення цілей мається на увазі також прогнозування поведінки спроектованої фірми.

Цілі та прагнення відрізняються за ступенем абстракції. Ціль, або високі помисли, – загальний термін, в той час, як прагнення – більш конкретний, конструктивний термін, визначення якого повинне включати в себе метод виміру і напрямки його досягнення.

Етичні аспекти проектування фірм пов’язані із соціальною відповідальністю учасників, зокрема проектувальників, за результати свого проекту. Етичні питання виникають у зв’язку з оцінкою можливих вигод та шкідливих наслідків, які можуть виникнути після реалізації проекту фірми. Важливо порівняти ці суперечливі результати реалізації проекту фірми з ціллю збільшення вигод та мінімізації шкоди.

Крок 4. Пошук та розробка варіантів

В залежності від концепції проекту фірми, що розглядається, необхідно створювати варіанти проектів фірми для того, щоб реалізувати прагнення замовників проекту.

Процес пошуку, при якому народжуються самі різні варіанти, все ще недостатньо вивчений. Одна з теорій описує пошук варіантів як процес формування системи: ціль – засоби – результати. При цьому розумінні розглядаються можливі варіанти, а задачі та цілі діляться на підзадачі та підцілі. У відповідності з концепцією інкременталізму в процесі пошуку відшукуються тільки ті варіанти, які лише трохи відрізняються від вже існуючих позицій. Така консервативна стратегія виходить з передумови, що сміливі рішення приводять до помітного ризику через нестачу інформації і невміння передбачати можливі наслідки. Концепція інкременталізму піддається критиці за пасивність до нововведень і творчості взагалі. Системний підхід у своїй психологічній основі протилежний до концепції інкременталізму, оскільки в останньому випадку не розглядається проблема (чи система) в цілому. Очевидно, що процес генерування і пошуку варіантів є центральним і вирішальним для успішного досягнення цілей. Базовими характеристиками варіанту проекту фірми є відповіді на питання:

• що виробляти - яка саме продукція (товари / послуги), якої якості і в якій кількості має бути вироблена в прогнозному періоді;

• як виробляти - які ресурси, технології і системи управління використовуватимуться для виробництва продукції;

• для кого виробляти - ця проблема, пов'язана з розподілом благ: кому дістануться вироблені блага і в якій кількості матиме в розпорядженні їх фірма.

Пошук і розробка варіантів залежать від наявних обмежень на час, ціну і ресурси. Окрім цього, пошук варіантів обмежується багажем знань проектувальників фірми і тим фактом, що для вибору найкращого варіанту можна порівняти лише невелике число варіантів. Процес проходить в три стадії:

• варіанти проектів і взаємозв'язок учасників - пропоновані проекти організації фірми завжди повинні порівнюватися на основі системного підходу, тобто мають бути розглянуті всі ті учасники, які впливають на проектовану систему і її підсистеми.

• визначення результатів - для того, щоб оцінити перевагу одного варіанту перед іншим, необхідно виявити результати і наслідки усіх допустимих варіантів; бажано враховувати при цьому вірогідність їх появи.

• досягнення згоди - процес "узаконення рішення", в якому проектувальники дістають схвалення своїх замовників, вимагає, щоб замовники брали участь у визначенні цілей так само, як і у формуванні варіантів і таку взаємодію необхідно реалізувати якомога раніше.

Фаза 2. Оцінка варіантів проекту організації фірми.

Крок 5. Визначення результатів, властивостей, критеріїв, вимірювальної шкали і моделі вимірів

• Визначення результатів. Варіанти проектів призводять до прогнозованих результатів їх реалізації. Визначення результату - один з найбільш важких аспектів процесу проектування фірм. Будь-який результат, який може бути спрогнозований, підлягає вимірюванню.

• Визначення властивостей і критеріїв. Кількісні параметри використовуються для того, щоб оцінити відповідність проекту фірми встановленим цілям фірми. Заходи ефективності грають роль сполучної ланки між фазою формування стратегії і фазою оцінювання в циклі проектування. Завдання проектувальника систем полягає в тому, щоб знайти відповідні заходи ефективності для кожного елементу діяльності фірми. Властивості, звичайно, можуть бути визначені шляхом виміру результатів того процесу, який вони характеризують. До вибору кожної властивості слід підходити критично в сенсі відповідності поставленим цілям.

• Визначення вимірювальної шкали. Після визначення властивостей слід їх виміряти. Якщо явища і їх властивості можуть бути описані і пояснені, то вони зазвичай піддаються і якомусь кількісному дослідженню. Таким чином, завжди існує вимірювальна шкала. Проста класифікація явищ і їх властивостей має на увазі використання простішої із шкал - шкали найменувань. Якщо ж явища і їх властивості можуть бути якось ранжировані, то переходять до порядкової шкали. Подальше удосконалення шкали залежить від введення додаткових обмежень на властивості досліджуваних явищ.

• Визначення моделі вимірів. Моделі вимірів використовуються для переходу від спостережень до числових функцій, які описують властивості, що вивчаються. Ці моделі також включають засоби пояснення подій і явищ і дозволяють сформулювати і обґрунтувати стратегію формування проекту.

• Визначення придатності даних. При розгляді більшості кроків передбачалося, що дані, що використані при виборі і оцінюванні властивостей, достовірні і придатні для роботи. Вже на самій ранній стадії процесу проектування фірми проектувальник повинен з'ясувати: а) які джерела інформації (книги, статті, документи) є в його розпорядженні, б) оцінити їх відповідність цілям проекту.

Крок 6. Оцінка варіантів з використанням моделей

Використання моделей є дуже ефективним засобом оцінки варіантів проектів фірми тому, що вони стимулюють проектувальника формалізувати завдання оцінювання. Модель може складатися лише із списку рекомендацій, а може містити і абстрактні математичні побудови. У будь-якому випадку модель слід розглядати як певну формалізацію завдання, що полегшує отримання її рішення. Можна побудувати наступні види моделей для аналізу окремих аспектів оцінювання варіантів проекту фірми :

- моделі вимірів;

- моделі ухвалення рішень, які дозволяють оцінювати різні варіанти і відповідні результати і риски підприємців з єдиних формальних позицій, а також дають стандартну процедуру обчислення і порівняння ресурсів і результатів, витрат і прибутків і інших характеристик, пов'язаних з ефективністю організації фірми (можуть бути одно- і багатоцільовими залежно від того, що відображає цільова функція одну або декілька цілей);

- оптимізаційні моделі, що утворюють спеціальний клас моделей прийняття рішень; для їх побудови зазвичай вимагається опис усієї фірми в цілому;

- моделі досягнення компромісів, які допомагають оцінити зацікавлених осіб і результатами реалізації проектів фірми;

- моделі оцінок і досягнення згоди, які дозволяють перейти від безлічі індивідуальних думок і розрізненої інформації до узагальнених глобальних оцінок.

Крок 7. Процес вибору

В процесі формування альтернативних варіантів проектів створення фірми можна виділити чотири етапи.

На першому етапі формується безліч допустимих по заданих замовниками обмеженнях операційних схем бізнесу фірми (позначення основних суб'єктів бізнесу і опис послідовності операцій між ними). Операційні схеми є графічним засобом відображення взаємозв'язків макроструктурної моделі і бізнес-моделі фірми. Після побудови безлічі допустимих варіантів операційних схем бізнесу фірми вводяться параметри для їх порівняльної оцінки і відбраковування менш прийнятних варіантів. В результаті з множини допустимих отримують початкову множину альтернативних варіантів операційних схем бізнесу фірми.

На другому етапі для кожного альтернативного варіанту операційної схеми бізнесу будується мікроструктурна модель фірми, яка здатна цю схему реалізувати. На проектній стадії будується мікроструктурна модель фірми - опис основних функціональних підрозділів взаємодіючих компонентів фірми і їх участь в реалізації бізнес-процесу, представленого на операційній схемі. Після побудови мікроструктурної моделі проводиться аналіз початкових альтернативних варіантів операційної схеми бізнесу по їх ефективності з урахуванням передбачуваної схеми реалізації. Кількість параметрів для порівняння вибирається так, щоб скоротити безліч альтернативних варіантів, що залишається, до трьох - п'яти.

На третьому етапі формується техніко-економічне обґрунтування альтернативних проектів створення фірми, в якому для кожного варіанту проекту приводиться:

- перелік завдань, що вирішуються в результаті створення фірми;

- обґрунтування вибору організаційної структури фірми;

- організаційно-економічна схема функціонування фірми;

- інвестиційні проекти, що намічаються до реалізації, і обґрунтування до них;

- основні техніко-економічні показники діяльності підприємств (організацій) - учасників фірми і фірми в цілому (величина статутного капіталу, об'єм і структура капіталовкладень, вартість основних і оборотних виробничих засобів, середньосписочна чисельність, у тому числі промислово-виробничого персоналу, собівартість, прибуток і рентабельність продукції, що випускається); показники наводяться за станом на дату представлення документів замовникові;

- основні напрями діяльності учасників фірми і фірми в цілому;

- програма реалізації продукції (робіт, послуг) на дво або трирічний період, оцінка стану і забезпечення конкурентоспроможності продукції, основні споживачі продукції, що виробляється (робіт, послуг);

- екологічні і соціальні проблеми, що вирішуються при створенні фірми.

У разі залучення у фірму іноземних підприємств і організацій, інвестицій і послуг техніко-економічне обґрунтування проекту створення фірми розробляється за участю цих підприємств і організацій.

На четвертому етапі здійснюється підготовка матеріалів для ухвалення рішення керівництвом по вибору базового варіанту проекту фірми з числа альтернативних. Основою для порівняння служить показник (прибутковість/ризик). Матеріали для ухвалення рішення містять пояснення того, яким чином формуються значення показників прибутковості і ризику бізнесу фірми для кожного з альтернативних варіантів.

Слід зазначити, що при порівнянні альтернативних варіантів не враховуються ефективність і витрати на систему управління, оскільки вони передбачаються однаковими для усіх порівнюваних варіантів. Проблему вибору раціональної системи управління для фірми доцільно вирішувати після затвердження базового варіанту проекту.

Фаза 3. Впровадження.

Крок 8. Узаконення вибраного проекту фірм

Узаконення і узгодження. Схвалення і реалізація проекту фірми починається зі схвалення цілей і можливих варіантів проекту замовником системи. Досягнення згоди включає процес узаконення і припускає використання моделі досягнення згоди, на підставі чого пропозиції проектувальників і запити замовників спільно аналізуються і вирішуються конфлікти. Для виміру точності і достовірності обліку думок учасників процесу проектування і міри їх просування до згоди використовують спеціальні методи.

Експерти і експертиза. В різних теоріях узгодження (авторитарній, колективній) експерти грають центральну роль при проектуванні і реалізації системи. Проектування фірм вимагає особливого типу експертів. Їх системи пізнання повинні поєднувати точне формулювання наявних знань, у тому числі і підсвідомих з критичною оцінкою інтуїтивно сприйманої реальності.

Постановка завдання на проектування системи управління. При формуванні системи управління для реалізації вибраного проекту фірми фахівці повинні прагнути до оптимізації цільової функції або максимізації ефективності свого проекту. Проте оптимізація можлива лише у разі замкнутої моделі системи, де припущення і обмеження точно визначені. Протилежні цілі, неможливість чітко визначити моделі відкритих систем, що враховують складність реального світу - усе це не дає можливості досягти оптимуму, теоретично існуючого для такої моделі. У кращому разі тут можна досягти локального екстремуму, який не відповідає усім критеріям оптимальності фірми. Тому неминучий перехід до компромісу, що полягає у використанні комбінації цільових функцій.

Крок 9. Проектування системи управління фірми

Проект системи управління фірми є моделлю розподілу відповідальності і взаємовідносин по звітності співробітників фірми і схемою автоматизованої системи управління фірми (АСУФ) з техніко-економічним обґрунтуванням основних параметрів. Розробкою такого проекту є предмет діяльності проектувальника АСУФ.

Крок 10. Передача проекту на реалізацію

Цикл проектування фірми завершується здачею проекту фірми замовникові. Замовник може прийняти проект при позитивній ув'язненні топ-менеджера, який цей проект повинен реалізувати. Проектувальникові добитися такого позитивного висновку від топ-менеджера можливо тільки на підставі представлення якісно підготовленої документації за проектом; тут практично неминучий конфлікт інтересів. Тому, якщо замовник не вважає потрібним брати на себе відповідальність за проект фірми, що реалізовується, то він повинен з початку циклу проектування включити в групу проектувальників топ-менеджера (групу менеджерів), який відповідатиме за реалізацію проекту фірми. В даному випадку узгодження висновків проектувальників і менеджерів майбутньої фірми може служити достатньою підставою для прийому проекту фірми на реалізацію. При цьому у замовника завжди залишається можливість піддати проект незалежній додатковій експертизі.

Здачею проекту завершується цикл проектування фірми.