Тема 5. Бизнес-презентация

В современной деловой практике в качестве специализирован­ной формы делового общения используется презентация. Ее осо­бенность состоит в том, что это первое официальное представление фирмы (предприятия, корпорации) и ее продукта (товара, услуги) на внутреннем или международном рынке.

В современных рыночных условиях бизнес-презентация становится не­обходимым условием утверждения на рынке услуг и товаров. При ее успешном проведении имидж и престиж фирмы более привлека­тельны и способствуют успешному заключению договоров и кон­трактов. На презентации, как правило, присутствуют заинтересо­ванные группы, пресса, представители бизнеса.

Структура презентации может меняться в зависимости от ее на­правленности, но основные элементы, составляющие ее алгоритм, базовый уровень, постоянны: краткие выступления ведущего пре­зентации, экспертов, руководителей фирмы; ответы на вопросы при­глашенных потенциальных партнеров; демонстрация презентуемых товаров или услуг; вручение сувениров и рекламных подарков с символами фирмы; завершение презентации, которое может сопро­вождаться фуршетом, банкетом, концертом. Временные рамки пре­зентации обычно не превышают двух часов.

Уровень позитивной коммуникативности на презентации детер­минируется большей частью выступлением ведущего, который с помощью разного рода психотехнических приемов, визуальных тех­нических средств определяет эмоционально-аффективную направ­ленность коммуникативных контактов. Там, где возникает необхо­димость (например, при демонстрации сложных технических прибо­ров, промышленного оборудования), используется прием вовлечения потенциальных партнеров в операциональные действия и осуществ­ляется анализ их предложений и потребностей.

«Типы презентации определяются ее основными задачами, целями, способами проведения. По способу проведения принято различать презентации: по памяти (заранее подготовленный наизусть текст подается ведущим презентации таким образом, что из него логично следует необходимость покупки, заключения контракта); по плану (с применением личностного подхода к потенциальному партнеру по заранее подготовленному сценарию); с удовлетворением потребно­стей (потребности партнеров выявляются заранее вербализированным способом – постановкой открытых вопросов, затрагивающих качество презентируемого товара или услуги); с решением проблем (потребности потенциального партнера тщательно анализируются и на основе этого анализа оформляется письменно предложение по удовлетворению его потребностей).

Большое значение на презентации имеют также разнообразные коммуникативные приемы, которые позволяют более эффективно вовлечь потенциального партнера в совместные действия. Например, при презентации товара для продажи активно используются компли­ментарный подход (использование комплиментов в общении с по­тенциальным партнером), представление образца презентируемых товаров или услуги, ссылки на авторитетных клиентов фирмы, указание на преимущества предлагаемого на презентации продукта.

Таким образом, презентация в целом способствует укреплению положительного имиджа фирмы или предприятия» [64].

Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам. Они дают возможность пригласить «нужных» людей как для укрепления старых связей, так и для установления новых деловых контактов. Цель презентации – убедить людей предпринять какие-либо действия или воздержаться от таковых, пересмотреть свою позицию в отношении каких-то проблем, изменить мнение по некоторым вопросам.

Презентация ограничена по времени и не должна быть всеобъемлющей. Наиболее оптимальная структура выступления – 3 части (вступление, основная часть, заключение). По мнению психологов грамотно построенные вступление и заключение могут определять до 80 процентов успеха любой презентации.

Поведение и речь во время презентации

1. Ваша речь должна соответствовать статусу и профессиональному уровню аудитории.

2. Для поддержания внимания рекомендуется варьировать громкость, тон и ритм речи каждые 5 минут.

3. Не пытайтесь вместить более чем две значительные мысли в течение 20 минут. Те факты, которые аудитория должна запомнить, следует излагать в начале и в конце выступления.

4. Следует стараться каждый раздел завершать интересным материалом. Если разделы неодинаковой продолжительности, то самый длинный должен быть первым, а короткий – последним.

5. Отведите время на вопросы и ответы и скажите об этом.

6. Реакцией на трудный вопрос любого типа должно быть подавление эмоционального накала. Существуют 5 вариантов того, как справиться с трудными вопросами:

– ответить на вопрос;

– признать свое незнание и пообещать ответить на него позже;

– переадресовать его эксперту, если он приглашен;

– переадресовать его человеку, задавшему вопрос;

– предложить его для всеобщего обсуждения.

Внешний вид на презентации

1. Соответствуйте ожиданиям аудитории.

2. Ваша одежда должна «поддерживать» ваш статус. Это значит, что вы должны быть одеты чуть более формально, чем ваша аудитория.

3. Цветовая гамма одежды порождает эмоциональный фон аудитории.

4. Следует помнить, что:

– деловые дамы, одевая брюки на презентацию, уменьшают свою эффективность как презентатора;

– как женщинам, так и мужчинам не следует использовать некоторые оттенки коричневого цвета в «презентационном» костюме.

5. Не позволяйте, чтобы Ваши волосы закрывали брови – аудитория должна видеть Ваше лицо. Помните, что чем дальше линия волос отстоит от линии бровей и чем четче эти две линии – тем более Вы выглядите деловым и уверенным.

• План практического занятия

  1. Речь и деловой этикет презентации.

  2. Внешний вид на деловой презентации.

  3. Манера выступления.

  4. Структура презентации.

• Вопросы для обсуждения

  1. Как начинать презентацию?

  2. Как говорить с аудиторией на ее языке?

  3. Как подобрать цветовую гамму одежды?

  4. Как легко испортить первое впечатление?

  5. Управление речевыми характеристиками.

• Рекомендуемая литература

  1. Венедиктова В.И. О деловой этике и этикете. – М.: Фонд «Правовая культура», 1994. – 100 с.

  2. Волгин Б.В. Деловые совещания. - М.: Деловая мысль, 1998. – 156 с.

  3. Джей Э. Эффективная презентация. – Минск: Амалфея, 1997. – 203 с.

  4. Ксенчук М.К., Киянова М.К. Технология успеха. – М.: Дело, 1993. – 150 с.

  5. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию. Или переговоры без поражения. – М.: Изд-во Наука, 1990. – 126 с.

• Материал для размышления

Этические требования к выступлению в аудитории

Публичное выступление – это устное монологическое высказывание с целью оказания воздействия на аудиторию. В сфере делового общения наиболее часто используются такие жанры, как доклад, информационная, приветственная и торговая речь.