Проектирование базы данных.

Перед созданием новой реляционной базы данных с помощью Access пользователь должен определить, цель создания БД, основные ее функции, из каких таблиц должна состоять БД, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы, т. е. должна быть определена структура БД. Указанные вопросы решаются на этапе проектирования базы данных без использования компьютера, а с помощью бумаги и карандаша.

При проектировании таблиц рекомендуется руководствоваться следующими правилами:

1. информация в таблицах не должна дублироваться

2. не должно быть противоречий между таблицами

3. каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему

Разработка структуры БД начинается с составления списка полей. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяется тип для каждого поля.

• текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

• поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

• числовой – тип данных для хранения чисел;

• дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;

• денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

• счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

• логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

• поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

• гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

• мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

• байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);

• целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

• длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

• одинарное с плавающей точкой (Single) – числа от минус 3,410³⁸ до +3,410³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

• двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1,79710³⁰⁸ до +1,79710³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

Далее необходимо распределить поля по базовым таблицам, чаще всего по функциональному признаку. Например, при создании БД, содержащей сведения о книгах, издаваемы издательством, целесообразно в одну таблицу поместить данные, относящиеся к книге (название, год издания, название учебной дисциплины, стоимость одного экземпляра, количество имеющихся в издательстве экземпляров, Ф.И.О. автора, стоимость одного экземпляра), в другую – данные об авторе (Ф.И.О., название книги, страна проживания, год выпуска, твердая или мягкая обложка), в третью – об издательстве (название, город, район, индекс, телефон, факс). В дальнейшем при таком распределении полей по таблицам пользователю будет легче ориентироваться в информации, содержащейся в базе.

Таким образом, в соответствии с заданием БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» мы определили состав таблиц БД и тип данных, которые будут занесены в нее. Следующим шагом является определение в каждой таблице ключевого поля. Значение ключевого поля не может повторяться в строках (записях) таблицы. Записи однозначно должны быть идентифицированы значением ключевого поля. Если в таблицах нет полей, которые используются как ключевые, то в качестве ключевого поля можно выбрать поле Код типа Счётчик.

Распределив поля по таблицам и определив в каждой таблице ключевое поле, создаётся чертёж, называемый схемой данных (Рис.1) . Схема данных включает в себя таблицы, каждая из которых состоит из заголовка таблицы и перечня содержащихся в ней полей. Связи между таблицами должны быть отображены в виде линий, соединяющих ключевые поля таблиц.

Закончив этап проектирования, можно приступать к созданию базы данных с помощью СУБД Access.

Рис.1. Схема данных