Создание форм

Таблицы также можно заполнять с помощью Форм. Создать форму можно с помощью Мастера или Конструктора.

В окне базы данных откройте панель Формы и щёлкните на кнопке Создать. В окне Новая форма выбираем способ создания формы – Мастер форм, источник данных – таблицу Название издательства и щёлкаем на кнопку ОК. В появившемся окне Создание форм (Рис.9) с помощью кнопок переносим поля из доступных в выбранные. После этого нажимаем Далее.

Рис.9. Создание форм

В появившемся окне (Рис.10) выбираем внешний вид формы, для этого следует выделить название типа формы. Для базы данных «Перечень книг, выпускаемых издательством» внешний вид формы – в один столбец. Нажимаем Далее.

Рис. 10.

После выбора внешнего вида формы выбирается стиль формы (Рис.11). Для этого выделяется название того стиля, который будет использоваться для будущей формы. Для БД, содержащей перечень книг стиль формы выбран Стандартный.

Р ис.11

Аналогично делаются формы для заполнения таблиц «ФИО автора», «Название книги».

П осле нажатия кнопки Далее перед вами появится форма, с помощью которой можно заполнять и редактировать записи в таблицах, входящих в состав БД (Рис.12).

Рис.12. Форма для заполнения таблицы «Название издательства»

Аналогично делаются формы для заполнения таблиц «ФИО автора», «Название книги».

Создание Запросов

Запрос – это совокупность критериев поиска для отображения информации или для выполнения определенных действий. Результатом запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами.

Для создания запросов необходимо войти в окно Запросов, щелкнув по кнопке Запросы на панели Объекты (Рис.13).

Рис.13. Запросы в окне БД

Затем щелкаем по кнопке Создать и в появившемся окне выбираем Конструктор (Рис.14). Нажимаем Далее.

Р ис.14.Создание запроса

В появившемся окне выбираем те таблицы, которые будут использоваться в запросе (Рис.15). Для добавления таблицы следует выделить ее название и нажать кнопку Далее. Таким образом для БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» в запросы были добавлены таблицы: название издательства, название книги, ФИО автора.

Р ис.15. Добавление таблицы.

Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку (Рис. 16).

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

• в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

• в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

• в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише Ctrl), которые затем перетащить в строку Поле нижней части бланка;

• для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле.

Рис. 16. Бланк запроса.

В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – по возрастанию или убыванию.

К ритерии поиска задаются в строке Условие отбора. Для вывода в результирующей таблице списка книг определенного автора необходимо в ячейку строки Условие отбора поля ФИО автора ввести какое-либо значение, например Габриелян О.С., также данное значение можно вводить в режиме диалога, т.е. каждый раз при открытии определенного запроса перед пользователем будет появляться диалоговое окно с просьбой ввести значение по которому будет проводиться отбор данных. Для создания подобного диалогового окна необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по полю Условие отбора, и в появившемся контекстном меню следует выбрать строку Построить (Рис. 17)

Рис.17

В новом окне – Построитель выражений (Рис. 18), в верхней части можно написать в квадратных скобках [] то, что будет запрашивать компьютер у пользователя при открытии запроса. Как пример, в одном из запросов БД «Перечень книг, выпускаемы издательством» при его открытии перед пользователем высвечивается сообщение «Введите автора» (Рис.19).

Р ис. 19. Построитель выражений.

Рис. 19. Диалоговое окно запроса значения параметра.

Если необходимо вывести список книг нескольких авторов, например Пушкина А.С. и Габриеляна О.С., то в строке Условие отбора указывается одно из значений поля ФИО автора – Габриеляна О.С., а в строке или – другое значение этого поля –Пушкин А.С.. Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке Условие отбора, введя в ячейку поля ФИО автора выражение: Пушкин А.С. OR Габриелян О.С., в котором ключевое слово OR указывает на использование в выражении логической операции ИЛИ.

Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка книг, количество экземпляров которых меньше числа книг введенного пользователем, необходимо ввести в ячейку поля Количество имеющихся экземпляров выражение < [введите количество экземпляров].

Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке (Запуск), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос  Запуск.

При закрытии диалогового окна Запрос на выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл  Сохранить.

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует выделить в окне базы данных и щелкнуть по кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка  Удалить.

Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.