Создание отчетов
Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Д
ля
создания отчета с помощью Мастера
вначале нужно нажать кнопку Создать
– Мастер отчетов, затем в появившемся
окне (Рис. 20) выбрать поля, которые будут
отображаться в будущем отчете, для этого
Рис. 20
необходимые поля перенести (двойным нажатием левой кнопки мыши) из доступных в выбранные. Нажимаем Далее.
З
атем
пользователю необходимо выбрать вид
пре5дставления данных (Рис. 21). Для данного
отчета БД выбран вид представления
«название книги»
Рис. 21
Следующим шагом является добавление уровней. Это делается для группировки записей поля в отчете (Рис. 22), т.е. записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля.
Р
ис.
22
П
осле
задания уровней группировки пользователю
следует нажать кнопку Далее. В
появившемся окне (Рис. 23) пользователь
выбираются способы сортировки записей,
например, для отчета конкретной БД
способ
Рис. 23
сортировки для всех полей был выбран по возрастанию.
Следующим шагом является выбор вида макета для отчета (Рис. 24). Для данного отчета вид макета – табличный. После нажатия кнопки Далее. Перед пользователем появляется окно выбора стиля отчета (Рис. 25). Для заданной БД стиль отчета – Деловой.
Р
ис.
24
Р
ис.
25
Создание кнопочной формы
Кнопочная форма
создается с помощью конструктора форм.
Кнопки на форме устанавливаются через
кнопку
,
после ее нажатия пользователю следует
указать нажатием левой кнопки мыши на
форме место будущей кнопки (Рис. 26)
Р
ис.
26
Д
ля
создания действий для кнопок используются
Макросы.
Для входа в них необходимо в окне БД
перейти по вкладке Макросы
(Рис. 27)
Рис. 27
После нажатия по кнопке Создать, перед пользователем появляется окно описания функций и свойств будущего макроса (Рис. 28). С помощью данного окна можно макросу придать различные функции, такие как: открытие запроса, отчета, формы и т. д.
Рис. 28
В верхней части указывается макрокоманда макроса, т.е. то действие, которое осуществляет данный макрос. В нижней части макроса пользователем устанавливаются аргументы макрокоманды, к ним относятся наименование запроса, таблицы, формы или отчета которую открывает макрос, режим данных (на что направлено действие макроса – изменение, добавление или только чтение данных). После задания необходимых параметров следует закрыть макрос и подтвердить сохранения изменений.
Таким образом, в БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» были созданы различные макросы для открытия запросов, форм и отчета.
После создания макросов, их необходимо связать с кнопками на кнопочной форме. Для этого необходимо в кнопочной форме (в режиме конструктора) двойным нажатием по кнопке вызвать окно свойств кнопки (Рис. 29). На вкладке События в поле Нажатие кнопки пользователю следует указать название того макроса, действие которого необходимо привязать к данной кнопке (открытие формы, запроса и т. д.). После задания действия кнопки, пользователю следует закрыть свойства кнопки.
Р
ис.
29