2.2 Документальне оформлення і синтетичний облікзаготовления матеріалів

Первинні документи з надходженню і витраті виробничих запасів відіграють істотне значення у створенні матеріального обліку, оскільки є її основою. Безпосередньо по первинним документам здійснюється попередній, поточний і подальший контролю над рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів. Вигляд і форма вступників документів залежить та умовами договору ЄС і умов поставки. З іншого боку, та умовами договору часто залежить склад транспортно-заготівельних витрат (даліТЗР) [12, з. 140].

У ТОВ ">Монострой" облік матеріалів комп'ютеризований. Здійснюється з допомогою програми 1С: Бухгалтерія, версія 6.6.

Матеріали у власність ТОВ ">Монострой" надходять, переважно, від місцевих податків та іногородніх постачальників (за безготівковий розрахунок) і зажадав від підзвітних осіб,закупивших матеріали гаразд готівкового розрахунку.

Надходження матеріалів від постачальників (за безготівковий розрахунок) контролює насамперед відділ постачання, бо за працювати з такими постачальниками в обов'язковому порядку полягає договір поставки (Додаток 2). Працівники відділу постачання опікуються виконанням постачальниками договірних зобов'язань, пред'являють їм претензії з якості танедостачам матеріалів, розшукують вантажі, якщо вони своєчасно не прибутку на організацію.

Матеріали складу ТОВ ">Монострой" від місцевих податків та іногородніх постачальників зазвичай доставляє експедитор, або співробітник відділу постачання. Якщо вантаж прибув від транспортних організацій (наприклад, залізниця), то експедитор особливу увагу повинен приділяти стану тари, пломб, а разі їх ушкодження вимагати перевірки здачі вантажу. Якщо матеріали доставляються зі складу постачальника автотранспортом покупця, то експедитору ТОВ ">Монострой" виписується доручення отримання матеріалів від конкретного постачальника (Додаток 3). З цього дорученням він

їде складу постачальника і навіть отримує вантаж. Працівники організації постачальника роблять позначки на доручення експедитора ТОВ ">Монострой", проставляють номер рахунків-фактури і дату отримання на відривному талоні доручення, дають йому супровідні документи (товарно-транспортні накладні, платіжні доручення тощо), а рахунки-фактури надсилають в бухгалтерію поштою.

>Экспедитор здає завдані матеріали складуматериально-ответственному особі (комірнику). При приймання у експедитора матеріалів комірник перевіряє відповідність кількості, якості і асортименту які поступили матеріалів документам постачальника. Одні їх них відбивають кількість відправленого вантажу (накладні), інші – якість (сертифікати, посвідчення, технічні паспорти). За повної відповідність кількості фактично які поступили матеріалів документам постачальника матеріально-відповідальне обличчя виписує прибутковий ордер форми №М-4 (Додаток 5). Якщо розбіжностей ні з кількості, ані як прибулого вантажу з документами постачальника немає, то, на документах постачальника проставляється і заповнюється спеціальний штамп з основними реквізитамиприходного ордера. У ТОВ ">Монострой" матеріально-відповідальне обличчя просто ставить свій підпис.

Комірник ТОВ ">Монострой" щодня надходження матеріалівприходует їх у картку складського обліку матеріалів. На складі організації картки ведуться лише за числом (Додаток 6), а бухгалтерії – за кількістю сумі. Щодня комірник передає в бухгалтерію реєстр на що надійшли матеріали. Бухгалтерія повинна рознести усю інформацію в комп'ютерну програму 1С: Бухгалтерія. Оскільки відділ постачання відповідально належить до виконання своїх зобов'язань, то комерційні зв'язки України із постачальниками налагоджені добре. І документи, що підтверджують прихід матеріалів (рахунки-фактури) надходять своєчасно чи також працівники відділу постачання їдуть по них самі.

Для синтетичного обліку матеріалів призначений рахунок 10 "Матеріали". Рахунок 10 "Матеріали" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух сировини, матеріалів, палива, запасними частинами інвентарю і місцевих господарських приладь, тари та інших цінностей організації (зокрема що у шляху й переробці).Оприходование матеріалів відбивається записом по дебету рахунки 10 "Матеріали" і кредиту рахунків 60 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", 20 "Основне виробництво", 23 "Допоміжні виробництва", 71 "Розрахунки з підзвітними особами", 76 "Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами" тощо залежно від цього, звідки надійшли ті чи інші цінності, і південь від характеру витрат за заготівлі і доставці матеріалів організацію. У цьому матеріали приймаються до бухгалтерського обліку незалежно від цього, що вони надійшли — до чи помирають після отримання розрахункових документів постачальника [6].

Приклад:

Після набуття рахунки-фактури від постачальника бухгалтер звіряє кількість в реєстрі комірника з кількістю зазначеній усчете-фактуре. Якщо розбіжностей не виявлено, то робиться запис в комп'ютері: надійшли матеріали, зокрема 5 березня 2008 року у ТОВ ">Монострой" від ТОВЦентрСтрой надійшовгипсокортон у кількості 60 штук, загальну суму 12180 рублів (Додаток 7) і автоматично складаються проводки:

>Д-тсч. 10-8 "Будівельні матеріали"К-тсч. 60 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" –>10322-03руб. (надійшли матеріали від постачальників)

>Д-тсч. 19-3 "ПДВ щодо придбаним цінностям"К-тсч. 60 Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" – 1857-97 крб. (виділено ПДВ з котрі вступили матеріалам)

Для обліку матеріалів, що перебувають за різнимиматериально-ответственними особами, у бухгалтерії ТОВ ">Монострой" використовуються незадіяні в Плані рахунків бухгалтерського обліку, рахунок 17, який організація озаглавила також "Матеріали" з відкритими щодо ньогосубсчетами. На якому враховується матеріали лише за числом. Застосування цього рахунки потрібно тільки до зручності обліку, і проведення інвентаризації на яких складах.

І якщо краще бухгалтер ТОВ ">Монострой" зробить після розноски всіх даних із приходу матеріалів роздруківку картки матеріально-відповідального особи – Власова В.П., то побачить якого числа, якими матеріалами, скільки і зажадав від якого постачальника, і яким документа надійшли.

Якщо матеріали вступають у ТОВ ">Монострой" шляхом закупівель через підзвітних осіб за розрахунок готівкою, то тут для цього працівник відділу постачання має становити заявку тих матеріали, які потрібно придбати, вказати з якою метою це потрібно, обгрунтувати виробничу необхідність, і вказати уявну суму закупівлі. Цю заявку він має підписати керівник організації. Після цього він іде до касира, де йому виписується видатковий касовий ордер (далі РКО) у сумі, зазначену в заявці (Додаток 8). РКО підписується керівником й головним бухгалтером організації, потім самим підзвітним обличчям. Після цього касир з каси видає необхідну гроші, вказуючи в РКОкорреспондирующий рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами". За цю суму працівник відділу постачання повинен звітувати в триденний термін, склавши авансовий звіт [2].

Приклад:

Позаяк у ТОВ ">Монострой" бухгалтерський облік комп'ютеризований, то авансові звіти становить безпосередньо бухгалтер. І тому працівник відділу постачання, узявши кошти у підзвіт, в триденний термін здає в бухгалтерію документи, що підтверджують витрата узятих ним грошей (рахунків-фактури з квитанцією доприходному касовому ордеру, товарні чеки з обов'язково прикладеними до них касовими чеками) (Додаток 9). Цими документах також мають бути підпис особисті друку матеріально-відповідальних осіб, отримали дані матеріали. З цих документів бухгалтер робитьразноску в комп'ютер та складається авансовий звіт (Додаток 10) [17, з. 136].

Причому у бухгалтерський облік автоматично складаються проводки:

>Д-тсч. 71 "Розрахунки з підзвітними особами"К-тсч. 50 "Каса" – 1498 крб.

>Д-тсч. 10-9 ">Инвентарь й господарські приналежності"К-тсч. 71 "Розрахунки з підзвітними особами" – 1498 крб.

І в кожному документа й з кожної сумі. Внутрішньо переміщення матеріалів відбувається автоматично (бухгалтер в комп'ютері, у документі авансового звіту ставить рахунки матеріально-відповідальних осіб, які помітні відкривши цей документ ще у програмі 1С: Бухгалтерія), в такий спосіб відбувається списання коштів із матеріально-відповідального обличчя і оприбуткування матеріалів на відповідних осіб.