Глава 11. Координация как функция менеджмента Сущность понятия координация в менеджменте

Слово координация латинского происхождения и имеет значение совместного приведения в порядок, в соответствие различных составных частей.

Координировать – значит, прежде всего, согласовывать все операции на предприятии таким образом, чтобы облегчить их функционирование и успех, придать материальному и социальному организму каждого подразделения надлежащие пропорции, четко выверить все по времени, надежно все застраховать.

В хорошо скоординированном предприятии обычно замечают следующее.

1. Каждая служба работает в согласии с остальными: служба снабжения четко знает, что и в какое время она должна доставить, служба производства точно знает, какой объем продукции и к какому сроку нужно выпустить, не опаздывает и не перепроизводит.

2. Отделы и подотделы в каждой службе точно осведомлены об их участии в общем деле, об их роли, рисках с точки зрения общей концепции фирмы, об их ответственности.

3. Программа в различных службах и отделах постоянно согласуется с обстоятельствами, существующими на местах, и параллельно с требованиями организации в целом, сроками и программами всех остальных служб. Совершенно очевидно, что без современных средств связи и компьютерных технологий это невозможно.

Координация в малых специализированных фирмах осуществляется за счет регулярных совещаний. Нам известно, что каждое медицинское учреждение проводит ежедневно утреннее совещание, которое называется «пятиминутка».

Совещания, как правило, документируются. Обычно речь идет о протоколе. При этом в различных организациях проводятся конфиденциальные совещания, где протокол не ведется. Иногда руководители, уверенные в своих силах, готовят протокол совещания заранее в надежде, что именно таким образом будет идти ход событий. Главное на совещании – получить максимум информации и не допустить того, чтобы участники совещания не работали. Руководитель должен четко отслеживать в своих группах соглашателей, т.е. тех, которые готовы поддакивать. Поэтому он должен как можно позже высказывать свое мнение, чтобы получить максимум разных точек зрения. Кроме того, руководитель должен определять тех, которые готовы соглашаться, считывая не озвученную информацию, желая понравиться шефу, они мешают принимать взвешенные решения.

На низовом формальном уровне управленческая позиция осознается как приобретение определенного должностного статуса, при котором наделенному правами и обязанностями руководителю нужно обеспечивать координацию в пределах своей компетенции.

На более высоком, полуформальном уровне управленческая позиция осознается как переживание ответственности за выполнение заданий подчиненными, что обеспечивается предоставленной руководителю по координации исполнения функций работниками.

На высшем, неформальном уровне управленческая позиция реализуется распределением задач и делегированием функций.

Первый «блок» фиксирует организационную суженность управленческой позиции руководителя, второй – расширенную зону проявления его официальных полномочий, которая характеризуется большей свободой организационного маневра.

влияние путем делегирования

10

неформальный

исполнение

полуформальный

порядок

формальный

роли

обязанности

функции

10

Рис. 11.1. -

Координация обычно выступает как совокупность устойчивых связей в организации. Если линейные связи – это отношение, в которых начальник реализует свои властные полномочия и осуществляет прямое руководство подчиненными, то горизонтальные связи – это связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Для усиления механизма горизонтального взаимодействия часто назначаются специальные лица, ответственные за реализацию двусторонних контактов при координации деятельности подразделений (это могут быть заместители руководителей). Повышение эффективности косвенных связей зависит от понимания характера отношений и мотивов, возникающих при реализации функциональных прав.