24 Коммуникация определяется как процесс передачи информации и понимания между двумя или более людьми. По своей сути, она, по крайней мере, включает две стороны – отправителя и получателя.

Коммуникационные процессы:

Стадия 1. Первая стадия коммуникационного процесса является «способностью к формированию и восприятию идей». Отправитель обладает информацией для или нуждается в информации от другого человека. Эта информация может состоять из идей, фактов, мнений и т.д. В результате принимается решение о необходимости коммуникации.

Стадия 2. Следующая стадия является «кодирование». На данной стадии коммуникационного процесса отправитель преобразует сообщение, которое должно передаваться набором знаков, понятных для получателя. Для эффективной передачи выбранные символы должны в наибольшей степени подходить для средства (массовой информации), с помощью которого будет распространяться данное сообщение.

Стадия 3. Третья стадия представляет собой фактическую передачу закодированного сообщения. Как уже упоминалось, сообщение может быть передано различными способами: в письменном виде (письмо, информационный бюллетень) или устно (обсуждение, телефон, выступление).

Стадия 4. Человек, для которого предназначено сообщение, его получает.

Стадия 5. Данная стадия включает «раскодирование», когда получатель сообщения интерпретирует его. В зависимости от навыков отправителя в кодировании и передаче и от навыков получателя в получении и раскодировании, значение сообщения может быть понято верно или нет.

Стадия 6. «Понимание» является шестой стадией коммуникационного процесса.

Стадия 7. Заключительная стадия является «обратной связью».

Это позволяет отправителю определять, правильно ли было понято сообщение.

Значение: Успех любой консультационной службы зависит от коммуникации. В любом начинании включая двух или более человек коммуникация необходима для координации индивидуальных усилий.

· Коммуникация не только жизненно важна в формулировании и реализации планов консультационной службы, но также является основным средством выполнения различных организационных мероприятий. Составление бюджета, например, является исключительно важным информационным видом деятельности.

Руководители должны мотивировать других выполнять работу. Мудрые руководители полагаются на слова, которые ясно и убедительно позволяют мотивировать подчиненных, коллег и начальников.

Изменение является универсальным аспектом деятельности всех организаций. В конечном счете коммуникация лежит в основе всех методов введения изменений.

Коммуникация часто оказывается одной из слабых сторон руководства. Понимание коммуникационного процесса и различных барьеров на пути коммуникации может содействовать усовершенствованию деятельности руководителя.

Коммуникация важна для эффективных отношений внутри организации. Так как консультационная служба должна контактировать с клиентами, законодателями, представителями органов власти и управления, поставщиками средств производства, значимость должным образом организованной коммуникации с внешними организациями не может быть переоценена.

25 Барьеры Барьеры могут быть сгруппированы в четыре категории: (1) внутриличностные, (2) межличностные, (3) структурные, (4) технологические. Внутриличностные факторы. Эти факторы касаются индивидуального человека, вовлеченного в коммуникационный процесс. Они включают избирательное восприятие и индивидуальные различия в коммуникационных навыках. Избирательное восприятие -то, как мы воспринимаем объект, зависит не только от того, как мы видим это, но также от того, как наши мысли о нем преобразуются в осмысленную коммуникацию.

Индивидуальные различия в коммуникационных навыках (умениях) - люди также различаются по их способности развивать и применять основные коммуникационные навыки (Некоторые не способны хорошо выражать себя в устной форме, но вполне справляются с написанием ясных и понятных сообщений, другие могут хорошо выступать, но плохо слушают).

Межличностные факторы. Эти факторы касаются отношений между индивидуальным лицами, вовлеченными в коммуникационный процесс: климат, доверие и доверие к источнику.

Приемы улучшения коммуникабельности сотрудника ИКС. Умение налаживать и поддерживать контакты специалиста ИКС является важнейшей частью его деятельности.

26 Общение предполагает обмен информацией, что составляет суть коммуникации. Коммуникация как передача информации предполагает, что тот, кто передал ее, лишается этой информации и не получает полноценной обратной связи. Передача информации происходит при общении равноправных, равноценных и свободных партнеров. Работа сотрудников ИКС постоянно связана с коммуникацией между людьми.

Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.

Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.

27

29 см. вопрос 17

30 Индивид.методы. Преимущества:

1. Индивидуальные дискуссии, беседы и встречи с товаропроизводителями при посещении их хозяйств или в офисе ИКС, а также телефонные контакты с ними являются одним из важнейших методов работы ИКС. Они являются хорошим средством передачи информации, необходимой в решении уникальных проблем, связанных, например, с внедрением новых технологий выращивания тех или иных сельскохозяйственных культур

2. Во время двусторонней дискуссии возможно соотнести и обобщить информацию полученную от фермера и информацию имеющуюся у работника ИКС в области различных исследований проблем и причин их возникновения с целью найти возможные пути решения.

3. Работник ИКС может помочь товаропроизводителю в выборе между альтернативными путями решения задач и прояснить отношение фермера к ним.

4. Применяя двустороннюю дискуссию, работник консультационной службы может поднять доверие к себе у фермера, проявляя искреннюю заинтересованность в человеке и его семье.

Недостатки.

1. Высокие затраты во времени и материальные затраты на поездки.

2. Работники консультационной службы могут иногда давать неверную информацию, если они не готовы признать, что у них нет всей необходимой информации или они следуют каким-то собственным предубеждениям.

4. Метод имеет в своей основе полное доверие между работником ИКС и фермером.

5. Двусторонняя дискуссия обычно завязывается самим фермером, который уже понимает, что у него существует какая-то проблема, уже вызвавшая определенные затруднения. Если бы работник ИКС узнал о проблеме раньше, до возникновения этих затруднений, то было бы возможным найти лучшее решение.

6. Двустороннее обсуждение направлено на решение какой-то специфической проблемы фермера.

31Формы индивид. конс. Личные контакты с товаропроизводителями исключительно важны в работе сотрудника консультационной службы и незаменимы для налаживания и поддержания хороших отношений между ними. Личное влияние работника ИКС может стать решающим фактором в момент принятия клиентом принципиального решения.

Индивидуальные методы деятельности ИКС представлены различными формами, основные из них: посещение хозяйств, посещение товаропроизводителем офиса икс, письма.

Посещения ферм - наиболее распространенная форма контактов между фермером и агентом, и часто занимает более половины времени его деятельности. Поскольку такие посещения в целом требуют очень много времени, очень важно заранее знать цель визита и аккуратно планировать визит.

32 Посещения ферм - наиболее распространенная форма контактов между фермером и агентом, и часто занимает более половины времени его деятельности. Поскольку такие посещения в целом требуют очень много времени, очень важно заранее знать цель визита и аккуратно планировать визит.

Посещения ферм способствуют:

• познакомить агента с фермером и с его семьей;

• натолкнуть агента на мысль о необходимости какого-либо специального совета;

• расширить знание агентом местности и проблем фермеров, характерных для этой местности;

• внедрять новейшие рекомендации или проследить за их внедрением и дать оценку полученным результатам;

• вызвать общую заинтересованность фермеров и стимулировать их принимать участие в работе консультационной службы.

Обычно посещения ферм осуществляются на плановой основе. Тем не менее, агент часто проводит и непредвиденные визиты, если он проезжает мимо и будет удобно заехать на какую-то ферму. Такие неофициальные посещения могут не иметь конкретной цели, но очень полезны для поддержания связей с фермерами. Даже если агент просто заехал поздороваться с фермером и его семьей, этот короткий визит может значительно повлиять на чувство взаимного уважения и дружбы, что является залогом успеха деятельности консультационной службы.

Следует помнить, что посещения ферм является частью общего плана работы агента и должны быть занесены в его ежемесячный график деятельности. При разработке планов посещения фермерских хозяйств следует руководствоваться следующими принципами. В первую очередь обдумайте цель вашего визита. Перед визитом работник должен просмотреть свое досье на посещаемую ферму и уточнить всю информацию, которая может пригодиться. Работнику необходимо знать абсолютно все о ферме, куда он собирается, вплоть до мельчайших деталей. Он обязан сделать для себя необходимые предварительные выводы. Ни в коем случае работник ИКС не должен показывать незнание содержания деятельности фермы или смотреть в бумаги во время визита. Сотрудник ИКС не должен забывать об основной просветительской задаче консультационной службы и о своей роли в этом процессе. А она состоит не только в передаче новых знаний или рекомендаций фермерам, но и в том, чтобы добиться расположения фермера, вызвать его интерес и доверие к консультационной службе. При прибытии на ферму очень важно правильно начать разговор. Нужно иметь в виду, что первые несколько минут общения максимально важны для создания хороших взаимоотношений, особенно это относится к первой встрече. Сотрудник ИКС должен чувствовать тот момент, когда можно приступить и к деловому разговору. Выбор темы для обсуждения тоже очень важен в работе специалиста консультационной службы. Если ему небезразличны нужды фермеров, он будет обсуждать то, что касается именно этих текущих нужд.

При посещении ферм постарайтесь соблюдать нижеследующие условия:

• Появляйтесь на ферму в точно назначенное время.

• Здоровайтесь с фермером и его семьей.

• Хвалите работу фермера.

• Провоцируйте фермера на дискуссии и разъяснения.

• Предоставляйте всю необходимую техническую информацию или информацию любого другого плана.

• Записывайте детали визита.

• Договаривайтесь с фермером о следующей встрече: где по какому поводу.

33 Групповые методы. Главное преимущество групповых методов и их привлекательность по сравнению с массовыми методами состоит в более конкретной обратной связи работника ИКС с товаропроизводителями. При использовании групповых методов устанавливаются деловые рабочие контакты работника ИКС с товаропроизводителями, развиваются различные формы взаимодействия между членами групп. Групповые методы в деятельности ИКС являются более эффективными, если они предусматривают работу с товаропроизводителями, имеющими схожие проблемы. Часто эти проблемы требуют согласованного действия, например, по защите почв от водной или ветровой эрозии на отдельных территориях района, подверженных этим процессам. Немаловажно и то, чтобы состав членов группы имел примерно одинаковый уровень образования и профессиональных навыков, а также уровень хозяйствования. Групповые методы работы с товаропроизводителями включают: лекции, дискуссии, полевые дни, семинары, выставки и т.п. Виды групповых методов: групповая дискуссия, полевой день, лекционная работа, семинар.

Конечно же групповой метод более дорогостоящий с учетом затрат на одного обучающегося по сравнению с массовыми методами. И несмотря на это, он является более предпочтительным для ИКС, т.к. обеспечивает прямую и непосредственную связь с первичными товаропроизводителями, оказывает положительное влияние на их производственную деятельность, что в конечном итоге обеспечивает его высокую экономическую эффективность.

34 Групп.демонстрации. По сравнению с другими используемыми ИКС приемами и методами работы с товаропроизводителями, полевой день имеет несколько специфических положений.

1. Оторвать фермеров от хорошо известного и, может быть, надоевшего окружения и повседневной рутинной работы, чтобы он смог получить определенный положительный опыт хозяйствования из первых рук, т.е. от такого же фермера, как и он сам. В работе ИКС это превосходный метод изменения отношения первичного товаропроизводителя к достижениям науки и инновационному процессу.

2. В отличие от заранее подготовленной лекции или выставки, где демонстрируемые экспонаты внимательно и заблаговременно отобраны, экскурсия в поле дает прямой доступ фермеру к имеющейся информации по той или иной проблеме. К полученной в поле многообразной информации фермер становится более восприимчив, чем на лекции, а сама информация становится более доказательной.

3. Полевой день предоставляет фермеру возможность более широкого знакомства и общения с людьми вне фермерского хозяйства, улучшения взаимоотношений в социальной среде, расширяет его кругозор, позволяет ненавязчиво влиять на мотивацию товаропроизводителя.

Цели проведения полевого дня. Первым шагом в планировании полевого дня является определение его целей. Принимая во внимание, что основная цель полевого дня - обучение фермеров, необходимо сразу же определить составляющие данной цели: кто будет обучаться и чему мы собираемся научить наших клиентов. Для решения этих вопросов необходимо изучение потребностей и интересов обучающихся. Интересы обучающихся в плане проведения полевого дня должны размещаться в логическом порядке. Это даст возможность с высоким эффектом реализовать цели обучения

35 презентации

Другими словами, презентация в нашем понимании —это демонстрационные материалы для почти любого более или менее публичноговыступления, от доклада начальству до рекламной акции или лекции в вузе. Компьютерная презентация —это файл, в который такие материалы собраны. Подобно тому как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов . Эти слайды можно не только выводить на экран компьютера или специального проектора по ходу выступления, но и напечатать на бумаге или прозрачной пленке. Достоинства такой презентации по сравнению с ворохом плакатов очевидны:

   Последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем бегая с указкой меж развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, компьютерные позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения.

   Конспект. Презентация — это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера. 

   Мультимедийные эффекты. Слайд презентации —не просто изображение. В нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио и видеофрагменты. Копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании слушатели могут получить все показанные материалы.

   Транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых путешествий то на одно, то на другое “мероприятие ”. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а если есть необходимое оборудование —и вовсе перенести выступление в Internet и не тратить время на разъезды.

• Мультимедиа-презентации легко использовать на выставках для демонстрации отличительных особенностей компании, продукта или услуги.

• Динамичная и продуманная подача любых разработанных материалов в CD презентации повышает статус компании.

• Использование различных мультимедийных технологий при создании презентации оживит любой материал и упрощает восприятие информации.

• Создание презентации к определённому событию, позволит быстро ознакомить с наиболее важной информацией. Ваши партнёры и клиенты по достоинству оценят Ваш профессиональных подход.

• Созданные презентации можно использоваться как раздаточный (cd, dvd, combo, flash и т.п.) или иллюстрирующий материал (плазма, проектор, пк и т.п.).

36 Формирование целевых групп. При реализации групповых методов формируются целевые группы товаропроизводителей, осуществляется развитие этих групп и совершенствование их деятельности, организуются групповые встречи на регулярной основе и т.п.

Считается наиболее целесообразным размер группы не более 20-40 человек. При применении отдельных групповых методов оптимальный размер группы может составлять до 10-12 человек, В небольших по численности группах появляются возможности установления более тесных контактов между ее участниками.

Работники ИКС имеют возможность выявлять среди товаропроизводителей неформальных лидеров. Именно через неформальных лидеров наиболее эффективно осуществляются процессы обучения, распространения знаний и внедрение науки в производство. Характеристика категорий товаропроизводителей показывает, что среди инноваторов и представителей раннего большинства найти неформальных лидеров практически не представляется возможным. Люди, принадлежащие к первой категории, не любят делиться своим опытом с окружающими и работают, в основном, на себя. Представители же раннего большинства часто не отличаются высокой компетентностью. Таким образом, неформальные лидеры чаще всего сосредоточены в группе ранних внедренцев.

37

38 Массовые мет. Одним из важнейших инструментов в деятельности информационно-консультационной службы являются средства массовой информации, составляющие основу массовых методов ИКС. Данный метод передачи информации к потребителю включает в себя: радио, телевидение аудио- и видеотехнику, электронные средства, печатные средства (специализированные журналы, фермерские газеты, брошюры, плакаты, буклеты, официальные сообщения), средства наглядной агитации.

Привлекательность средств массовой информации для ИКС состоит в том, что с их помощью можно быстро и сравнительно дешево донести информацию до большого количества людей.

При работе ИКС со СМИ следует иметь в виду их избирательное воздействие на товаропроизводителей: избирательное внимание, восприятие, запоминание, дискуссии

41. Обратная связь Последним этапом подготовки и реализации программы обучения информационно –консультационной службы является окончательная оценка программы. Она позволяет определить насколько достигнуты сформулированные цели, каким образом и какие достигнуты результаты, и, наконец, как эта информация будет использоваться для усовершенствования дальнейшей работы информационно –консультационной службы.

Процесс передачи информации о качестве обучения работникам, которые осуществляют это обучение, называется обратной связью. Обратная связь направлена на усовершенствование качественного уровня преподавания путем определения отношения слушателя к эффективности и способам обучения. Таким образом, цель обратной связи - усовершенствовать процесс обучения, улучшить его качество и

установить, соответствует ли оно потребностям клиента.

Для организации эффективного участия слушателей в процессе обратной связи необходимо:

наличие условий, способствующих свободному обмену мнений и поощрению слушателей выдвигать свои идеи о процессе обучения;

осознание целей и значимости участия в оценке обучающего мероприятия самими слушателями.

Для осуществления успешного обучения в ИКС необходимо регулярно осуществлять обратную связь.

42. Правила слушания. Умение слушать собеседника является важнейшим компонентом полемики. Ведь чтобы включиться в полемику, нужно чётко представлять мнение оппонента по данному вопросу и это мнение нужно уметь выслушать. Слушать труднее, чем говорить и это объясняется физиологическими особенностями человека. Для успешного взаимодействия в ситуациях делового общения надо научиться именно слушать партнёра, т. е. тренировать способность сосредоточенного восприятия информации.

Умение слушать является критерием коммуникабельности, а в процессе слушания реализуются две важнейшие коммуникативные функции: восприятие информации и осуществление обратной связи, т. е. передача говорящему информации о том, как слушающий воспринимает его поведение и речь.

Пассивное выслушивание характеризуется как невмешательство в разговор, за исключением индифферентных фраз типа «Это очень интересно», «Я вас понимаю». В ситуациях делового общения пассивное слушание уместно лишь как предупредительная, антиконфликтная мера в тех случаях, когда собеседник начинает активно проявлять свои чувства и стремится высказать свою точку зрения, поскольку до этого он не имел такой возможности, или когда человек испытывает трудности в выражении своих мыслей, и реплики слушателя ещё больше мешают ему. Иногда слушатель занимает пассивную позицию перед вышестоящим по должности человеком для демонстрации своего согласия с ним.

Безусловно ясно, что позиция пассивного слушателя не даст развернуться плодотворной дискуссии, поэтому здесь на первое место выступает активное слушание.

Активное слушание состоит в том, что слушающий пытается предугадать, что скажет собеседник своей следующей фразой. Внешним проявлением этого являются слова, подсказываемые собеседнику, когда тот ищет подходящее слово. Точная подсказка воодушевляет говорящего, ибо свидетельствует об интересе слушателя, его внимании и полном взаимопонимании. Активный слушатель задаёт уточняющие вопросы, сам процесс их формулирования является дополнительной нагрузкой мышлению.

Именно активный слушатель при несогласии с позицией говорящего или при желании уточнить некоторые моменты обсуждаемой проблемы может начать полемику.