34. Уніфікацыя службовых дакументаў.

Формализац типа текстов явл. одним из гл средств унификации и стандартизации формы служебных док-ов. Преимущества унификации служебн док.: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицир., что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения, кроме того, работая над составлением док., его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому док. аспектов.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

В наст. время унификации текста док. уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативн. док, создатели которых стремятся как можно более отчетливо отразить принципы работы с док, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деят-ти того или иного учреждения. Работы по унификации и стандартизации док-ов как планомерная общегосударственная деят-ть проводились в период с 70-80-х г. Осн. задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизир систем управления. В процессе выполнения работы унификации док была направлена на создание базы информац-го обеспечения этой общегос. системы. Созд. унифициров. систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления док каждой сист., но и создание альбома унифицирован форм док, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей док., входящих в сист. Исследование процедур документирования типовых управленческих ф-ций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных док., применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов док., с одновременным их сокращением. Результаты работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Были решены задачи обозначение унифицирован. форм док и на этой основе их учет и систематизац, что способствовало упорядочению всей сист. управленческой документации, исключению дублирующих форм док. Влияние унификации док на состояние работы с ними в процессе управления сказалось не только на улучшении качества самих док, но и на организации оперативного хранения док-ов в делопроизводстве и ведомственных архивах.

35=15