Состав письма

1. Заголовок (letterhead)

Заголовок, как правило, печатается типографским способом на блан­ке или, при работе с компьютером, вводится посредством програм­мы. Английский заголовок должен содержать фамилию, адрес, но­мера телефона и телефакса, а также адрес электронной почты. Как правило, также упоминаются фамилии директоров и зарегистриро­ванные номера офисов.

2. Строка ссылки (reference line)

Строка ссылки состоит, как правило, из инициалов лица, продикто­вавшего письмо, и инициалов оформителя. Иногда строка ссылки содержит также деловой знак, который необходимо указывать в от­вете, особенно если дело касается учреждений или крупных фирм с большим количеством отделов.

3. Дата (date)

Современная форма написания даты предоставляет различные возможности, например:

3 July 2010

3rd July 2010

July 3rd 2010

July 3 rd, 2010

July 3, 2010

Следует обращать внимание на подчиняющуюся иным принципам американскую манеру написания даты только цифрами, по возмож­ности избегая такого способа:

2010-7-3

Такое написание даты (3 июля 2010 г.) весьма распространено в Аме­рике, но может привести к путанице. Потому название месяца нужно указывать прописью или, для более длинных названий месяцев, да­вать сокращенное указание, например:

3 Feb 2010

Важно, однако, иметь в виду, что во многих компьютерных програм­мах дата автоматически проставляется цифрами (год, месяц, число), например:

2010-07-03

4. Адрес получателя (inside address)

Примеры:

Mr J.L. Smith

Mrs A J Gulliver

Ms Jane Mason

Miss Rosemary Thunderbell

Messrs Black & Sons

Отдельные лица или сообщества лиц, как правило, обозначаются ука­занным способом. Messrs употребляется при обозначении сообщества лиц только перед фамилиями лиц и опускается, если у сообщества лиц есть название, не являющееся именем лица, например:

The British North Sea Oil Company

The Birmingham Polo Club

Если письмо адресуют на имя общества с ограниченной ответственно­стью или корпорации, которые в английском языке обозначаются по­средством конечного Ltd или Plc в Америке также часто Inc, в Южной Америке Pty и т.д., указывается только название формы, например:

The New York Fire Engine Inc.

Robertson & Partners Ltd

Harward & Freytag Plc

5. Обращение (salutation)

Ваше обращение к лицу или фирме часто зависит от указания полу­чателя в адресе. Если указан Mr A J Gulliver, к нему следует обращать­ся таким образом:

Dear Sir Dear Mr Gulliver

или, как часто бывает в английском языке, по имени:

Dear Adam

То же относится и к дамам. Если указана Ms Jane Mason, обращение будет следующим:

Dear Madam

Dear Ms Mason

Dear Jane

Сокращение Ms происходит из Америки, где женщины не желали указывать перед своим именем Mrs или Miss, а просто указывали по­средством Ms на свою принадлежность женскому полу. При этом, конечно же, употреблялись и более подробные указания Mrs и Miss. Сокращения Mr., Mrs., Ms. в американских письмах часто снабжаются точкой, что для британских деловых писем, напротив, является ред­костью.

Если обращаются к обществу, в котором еще никого не знают по име­ни, пишут: Dear Sirs или Dear Sir or Madam. В США употребительно также обращение Gentlemen или Ladies and Gentlemen. В компьютерную эпоху в основном отказались от знаков препинания в адресе и обращении при форме письма в виде блока.

Например:

LANCASHIRE ENTERPRISES plc Enterprise House 17 Ribblesdale Place • Winckley Square Preston PR1 3NA Tel: (01772) 203020 • Fax (01772) 204129 Telex: 67257 LANENT G Your ref.: JB/lf Our ref.: Pa. 143.421 14 March 2005 Mr Johannes Becker Europlastik GmbH Postweg 7 D-82178 Puchheim Germany Dear Mr Becker Your enquiry of 2 March 2005 Thank you very much for your recent enquiry about our products and those of the firms we represent. We enclose our current catalogue and price lists, together with our terms of delivery. Discounts are, of course, dependent on the size of the order submitted. We would be only too happy to send you samples of specific products, subject to certain conditions, or to arrange for a representative to visit you and help you to define your needs more closely. If you have any questions, please do not hesitate to contact me or our Sales Manager, Annette Mason, at the telephone number above. We look forward to hearing from you shortly. Yours sincerely Lancashire Enterprises plc Signature J.L. Palmerstone Managing Director Enc cc: Annette Mason, Sales Dept. Lancashire House Watery Lane Tel.: (01772) 203020 Fax (01772) 721029 Registered office: Enterprise House 17 Ribblesdale Place Winckley Square Preston PR13NA Registered in England and Wales No: 2401383 A member of 1MRO Lancaster House 36 rue Breydel 1040 Brussels Belgium Tel: 3222303438

В тексте письма пунктуация по-прежнему имеет огромную важность. Напротив, в американских письмах знаки препинания часто употребляются в обращении и заключительной формуле. Редкая для деловых писем форма с включениями, как пра­вило, требует полной расстановки знаков препинания.