6. Тема (subject line)

По поводу указания темы в отдельных частях Европейского Союза еще нет единого мнения. В то время как в Германии существует от­четливая тенденция рассматривать тему как составную часть письма, в Великобритании это не является обязательным. Хотя в целом гово­рится, что тематическая строка должна помещаться в английском письме после обращения, а не перед ним, однако встречаются и от­клонения от этого правила.

7. Текст письма (body of the letter)

Письмо состоит из абзацев, каждый из которых выражает од­ну законченную мысль.

В большинстве писем абзацы печатаются без отступа. В неко­торых письмах, особенно английских, абзацы начинают с крас­ной строки, отступив пять интервалов от левого поля. Левое поле обычно бывает шириной 1,5 — 2 см. Поле справа — несколько уже. Чем короче письмо, тем больше оставляются поля справа и слева, чтобы, как указывают английские учебники деловой пере­писки, письмо имело более "внушительный вид".

Письма, поступающие от зарубежных отправителей на анг­лийском языке, обычно напечатаны с одним интервалом между строками внутри абзаца и с двумя интервалами между абзацами. Если письмо очень короткое, оно часто бывает напечатано с двумя интер­валами между строками.

Для последующих страниц используются либо обычные листы, либо бланки. Бланки используются в основном крупными и сред­ними фирмами. В начале каждой последующей страницы указыва­ется ее номер, например: -2-; /2, Sheet 2, Continuation Sheet No. 2, Page 2.

В письмах американских фирм часто в этих случаях использу­ется такое обозначение : ./..

Иногда на последующих страницах также указывается дата письма и адресат. Для продолжения первой страницы письма мо­жет использоваться оборотная сторона листа. В этом случае в конце первой страницы часто ставится обозначение "pto", что яв­ляется сокращением от "please turn over". В американских письмах в этих случаях либо не делается никакого указания, либо ставится слово "over".

В кратком деловом письме можно выделить три части:

- вступление (ссылка на предыдущее письмо, краткая констата­ция какого-либо факта и т. д.);

- основная часть (собственно цель письма) (просьба, указание, дополнительные сведения и т. д.);

- заключительная фраза (благодарность, просьба писать в случае, когда что-либо неясно и т. д.)

Особое значение имеет изложение основного содержания письма. Вся информация должна даваться кратко, логично, пре­дельно ясно и однозначно. Однако чрезмерное увлечение лако­ничностью неоправданно, так как это может привести к дополни­тельным вопросам, разъяснениям и уточнениям, что затянет пере­писку и практическое решение вопроса.

Если в письме даются какие-либо инструкции и указания, луч­ше как-то определить время их исполнения. Такие определения, как "in the near future" слишком расплывчаты и нежелательны.

Тон письма

Тон письма не должен быть ни высокопарным, ни небрежным. Рекомендуется использовать нейтральный и позитивный тон.

Рекомендуемый тон	Нежелательный отрицательный тон
We shall be glad to pay just as soon as we receive...	We cannot pay until we receive...
We will send you the statement shortly after…	We cannot send you the statement before...
We asked you to sign the paper but...	Though we asked you to sign the paper you ...
We are sure that your non-payment is an oversight.	We do not understand your failure to pay the bill.
We are sorry to learn from your letter that…	We have your letter in which you claim that …
This sum balances your account.	This corrects the mistake you made in the amount of the cheque due to us.