2.2. Бланки документов и их виды

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содер­жащими необходимую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плот­ности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформ­ленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее и нижнее поля.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с распо­ложением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис.2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением посто­янных реквизитов считается более выгодным, посколь­ку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рациональ­но для оформления писем, так как в этом случае пра­вый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое рас­положение также удобно для документов, которые тре­буют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Бланки обычно изготавливают типографским спо­собом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислитель­ной техники непосредственно при изготовлении кон­кретного документа. Исключение составляют блан­ки организаций с изображением Государственного гер­ба Российской Федерации или гербов субъектов Рос­сийской Федерации, которые изготавливают типограф­ским способом с последующим строгим учетом и хра­нением.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должнос­тного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет пра­во подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что письмах, в отличие от других документов, указы­ваются адресные данные организаций — получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатыва­ются на основе общего бланка. Такие бланки целесооб­разно создавать, если в организации находит примене­ние большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наи­менование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных до­кументов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных до­кументов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные уголки для верхних границ зон рас­положения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов органи­зации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отмет­ки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Ограничительные отметки представляют собой от­резки прямой линии, уголки, крестики.