4.3. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий

Документы, дела и издания с грифом «КТ» должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

Выданные для работы дела с грифом «КТ» подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в тот же день.

Отдельные дела с грифом «КТ» с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

Передача документов, дел и изданий с грифом «КТ» другим сотрудникам, допущенным к этим документам, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «КТ» из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т. д.

В необходимых случаях директор, его заместители по направлениям или руководители структурных подразделений могут разрешать исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом «КТ» для их согласования, подписи и т. п. в организациях, находящихся в пределах данного города.

Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом «КТ». Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами.

При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих документов, утверждаемый заместителями директора по направлениям или руководителями структурных подразделений.

4.4. Контроль за выполнением требований внутриобъект-ного режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну

Под внутриобъектовым режимом при работе с коммерческой тайной подразумевается соблюдение условий работы, исключающих возможность утечки информации о сведениях, содержащих коммерческую тайну.

Контроль за соблюдением указанного режима осуществляется в целях изучения и оценки состояния сохранности коммерческой тайны, выявления и установления причин недостатков и выработки предложений по их устранению

Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну, осуществляют служба безопасности предприятия и руководитель структурного подразделения путем текущих и плановых проверок.

При проведении проверок создается комиссия, которая комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, допущенных к работе с мате­риалами «КТ».

Плановые проверки проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании приказа или распоряжения руково­дителя предприятия (подразделения).

Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, карточками и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы, консультироваться со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок и отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

При проверках присутствует руководитель структурного подразделения или его заместитель.

По результатам проверок составляется акт или справка о наличии документов, состоянии работы с материалами «КТ», выявленных недостатках и предложениях по их устранению. Акт утверждается руководителем предприятия (подразделения).

При выявлении случаев утраты документов или разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, ставятся в известность руководитель предприятия и его заместитель (помощник) по безопасности. Для расследования указанных случаев приказом руководителя предприятия создается комиссия, которая: определяет соответствие содержания утраченного документа проставленному грифу «КТ» и выявляет обстоятельства утраты (разглашения). По результатам работы комиссии составляется акт.