Коммуникации в современной организации

Сущность и виды коммуникации

В переводе с английского языка communicate значит «передавать», «сообщать». Исходя из этого, коммуникация, представляет собой процесс передачи информации, опыта и сведений от одного человека к другому. Процесс коммуникации, или общение, предполагает, что менеджер прежде всего делится информацией.

Коммуникации позволяют координировать дея­тельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты, поэтому коммуникация имеет большое значение для эффективного функционирования организации. Коммуникации могут быть как формальные (информационные связи в организации), так и неформальные (слухи). Далее изучаем формальные коммуникации.

Существует два вида коммуникаций: 1) внешние; 2) внутренние.

Внешние коммуникации представляют собой обмен информацией, происходящий между организацией и внешней средой. Такой обмен позволяет организации знать потребности потенциальных покупателей, анализировать деятельность посредников и конкурентов, а также отслеживать новые технологии, изменения в науке. От организации коммуникации зависит эффективность работы фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии и чем она достовернее, тем продуктивнее оно работает.

Внутренние коммуникации - это обмен информацией, происходящий внутри организации, между ее структурными подразделениями. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окру­жения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внима­ние уделяется созданию определенного образа организа­ции на местном, общенациональном или международном уровнях. Подчиняясь государству, организации заполня­ют разнообразные письменные отчеты. При этом обсужде­ния, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

- межуровневые коммуникации — перемещение ин­формации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение под­чиненным уровням о принятом управленческом ре­шении), по восходящей (отчеты, предложения, объяс­нительные записки);

- коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация со­стоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продви­гая организацию в нужном направлении;

- коммуникации «руководитель — подчиненный». Свя­заны с прояснением задач, приоритетов и ожидае­мых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективно­сти работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовер­шенствованиях и предложениях подчиненным.

Элементы и этапы коммуникационного процесса

Коммуникационный, процесс — это обмен информа­цией между двумя или более людьми. Основная цель про­цесса — обеспечение понимания информации, являющей­ся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре ба­зовых элемента:

1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или со­бирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение — собственно информация, закодирован­ная с помощью символов;

3) канал — средство передачи информации;

4) получатель — лицо, которому предназначена ин­формация и которое интерпретирует ее.

Формирует кодирует и выбирает передаёт по декодирует

или отбирает канал каналу

Отправитель

ИДЕЯ

Сообщение

Получатель

Понята ли идея?

Рисунок - Простая модель процесса обмена информацией

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их зада­ча — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

1) зарождение идеи;

2) кодирование и выбор канала;

3) передачу;

4) декодирование.

Зарождение идеи является начальным этапом коммуникационного процесса, на котором отправитель информации принимает решение о то идею или информационное сообщение необходимо сделать предметом обмена. На этом этапе большое значение придается формированию и формулировке сообщения.

Кодирование и выбор канала работы на этом этапе заключается в том, что отправитель с помощью символов кодирует предаваемую информацию используя для этого вербальные и невербальные символы. В процессе кодирования идея приобретает доступную и понятную форму сообщения. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Такое коди­рование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, исполь­зованных для кодирования. Передача информации заключается в использовании выбранного канала для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которая является одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до получателя. К общеизвестным каналам относятся: переда­ча речи и письменных материалов, электронные средства связи (компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции).

Декодирование представляет собой перевод символов отправителя в мысли получателя. Информация, передаваемая отправителем, должна быть передана получателю с минимальными потерями как в смысловом значении, так и в своем объеме. Когда информация передается от руководителя нижестоящим сотрудникам, необходимо проверить, выполнено ли то, что от них требовалось и насколько полно это сделано, т.к. это в некоторой степени является показателем качества полученной ими информации. Если передаваемая информация получена с искажениями или же не полностью, можно повторить процесс передачи, изменив при этом вид кодировки и канал.

При наличии обратной связи отправитель и получа­тель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь мо­жет способствовать значительному повышению эффектив­ности обмена управленческой информацией.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, по­зволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать прегра­ды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информаци­ей, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых мо­жет изменяться смысл в процессах кодирования и деко­дирования, и до различий в организационном статусе меж­ду руководителем и подчиненным.

Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

В данном случае рассматриваются не индивиды, как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает в себя потоки по­сланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и получен­ным значением.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диаго­нальных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации:

- между заместителями;

- между начальниками отделов;

- между подчиненными.

Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной орга­низационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным пото­кам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Например, коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.