1.4.12 Особливості роботи із запитами в Access 9х/2000

1.4.12.1 Нововведення у використанні майстра запиту

Якщо натиснути на Create query in design view (створити запит у режимі конструктора), то поверх запиту з'явиться вікно Show Table (додання таблиці). Вікно дозволяє вибрати всі існуючі таблиці, запити або їхню комбінацію (рис. 1.4).

Рисунок 1.4 – Розкриття підзвітних таблиць

1.4.12.2 Перегляд і редагування пов'язаних записів у вкладених таблицях

Вкладені таблиці, чи підтаблиці (subdatasheet) – це нова можливість Access, що дозволяє переглядати і редагувати пов'язані записи таблиць і запитів JET у межах однієї таблиці. Для таблиць вкладена таблиця використовує інформаційне вікно Relationships, щоб визначити, які підлеглі записи відображати. Вкладена таблиця, заснована на запиті, використовує інформацію про об'єднання. Натиснення знаку “плюс” (+) в невеликому квадратику відкриває вкладену таблицю першого рівня, якщо існують додаткові рівні даних, ви так само можете відкрити відповідні таблиці.

1.4.12.3 Новий тип даних

Поля Меmо – ці поля подібні текстовим, але можуть містити до 65535 символів. Вони часто використовуються для включення в таблиці докладних коментарів. Поля цього типу не можуть бути ключовими. Відображаються Меmо -поля в режимі таблиці так само, як і інші.

1.4.12.4 Імпорт даних через буфер обміну

Буфер обміну є найбільш швидким та універсальним методом імпорту та експорту даних не тільки між окремими програмами даних Office, але також між іншими програмами, написаними для Windows. Імпорт даних здійснюється в такій послідовності.

Відкрити файл, з якого буде здійснюватись імпорт даних.

Виділити дані для імпорту і натиснути кнопку Copy на панелі інструментів.

В режимі конструктора відкрити таблицю, в яку треба вставити імпортовані дані.

Виділити праве верхнє поле запису того блоку, таблиці, куди потрібно внести імпортовані дані (для пустої таблиці – це перше поле запису).

Натиснути кнопку Paste (Вставити із буфера). Запити використовуються для перегляду, зміни і аналізу даних різними способами. Запити також можна використовувати як джерела записів для форм, звітів і сторінок доступу до даних.

Найбільш розповсюджений тип запитів — запит на вибірку. Запит на вибірку відбирає дані з однієї або декількох таблиць, за заданими умовами, а потім відображає їх у потрібному порядку.

Запит можна створити за допомогою майстра або самостійно. В другому випадку слід в режимі конструктора вибрати таблиці або запити, які містять необхідні дані, і заповнити бланк запиту.

Формувати запит краще в режимі «Конструктор». При формуванні параметричного запиту бажано під час його виконання не вводити параметр відбору, а використовувати вибір його із списку параметрів (рис. 1.5).

1.5 Оформлення звітів

Звіт – це ефективний спосіб подання даних в друкованому форматі.

Звіти створюються на основі таблиць або запитів за допомогою «Мастера», необхідно вибрати джерело записів, налаштувати зовнішній вигляд звіту – і все, звіт готовий. В режимі «Конструктор» можна налагодити більш прийнятний зовнішній вигляд (рис. 1.6).

Рисунок 1.5 – Формування запита в режимі “Конструктор”

Рисунок 1.6 – Приклад зовнішнього вигляду звіту