1.3.9 Особливості роботи з формами в Access
Вкладені таблиці і підлеглі форми дозволяють відображати нижні чи рівні зв'язки одного до багатьох у підлеглих формах табличного виду.
Одночасне редагування форм і підлеглих форм. Access дозволяє одночасне редагування в режимі “Конструктора”форм і підлеглих форм. Підлегла форма в режимі конструктора відображається в області, яку ви призначили для відображення підлеглої форми в режимі перегляду і виконання.
Зміна властивостей форми. Раніше, щоб змінити властивості елемента керування форми чи звіту, користувачу доводилося відкривати форму чи звіт у вікні “Конструктора”, змінювати властивості, а потім переключатися в режим перегляду і перевіряти результати операції. Тепер більшість властивостей можна обновляти безпосередньо з вікна “Form”, не переходячи у вікно “Конструктора”. Користувач, скажімо, може прямо в режимі перегляду вибрати поле форми і змінити його розмір, границі і колір, після чого результат відразу ж з'явиться на екрані.
Name Auto Correct (автозаміна імен). Автоматично перетворить ваші форми і запити згідно зі зміною імен об'єктів, наприклад, при зміні імені поля чи в таблиці. Для того щоб скористатися перевагами Name Auto Correct, перш ніж вносити зміни, необхідно установити прапорець опції Track Name Auto Correct Info на вкладці General (загальні) діалогового вікна Option (параметри).
Групування керуючих елементів дозволяє змінювати значення багатьох властивостей керування елементів, не переходячи в режим конструктора.
Опції вирівнювання по горизонталі і вертикалі для написів дозволяють поліпшити зовнішній вигляд форм і звітів.
Додані графічні формати дозволяють приймати стандартні для Web файли *.gif *.jpg, а також додаткові формати графічних файлів як фонові зображення для форм.
Переміщення декількох об'єктів керування. Можна створити групу з декількох виділених об'єктів, виберіть Format (Формат) Group (Групувати). Визначені об'єкти втратять свої індивідуальні рамки виділення і будуть охоплені загальною рамкою виділення.
Нова кнопка на панелі інструментів у режимі форми. Відображає вікно Properties (Властивості) для форми і її об'єкта в режимі перегляду форм.
Розробляти форми простіше з використанням «Мастера» (рис. 1.2).
Рисунок 1.2 – Вибір режиму створення форми
Встановлюється режим «Мастер форм» і обирається головна таблиця (рис. 1.3).
Інформація, яку необхідно відображати за допомогою форми, переміщується з вікна «Доступные поля» у вікно «Выбранные поля». При необхідності об’єднати в одній формі інформацію з різних таблиць, їх можна додати у вікні «Таблицы и запросы».
Рисунок 1.3 – Вибір полів таблиці для відображення у формі
1.4 Розробка запитів
1.4.1 Необхідність запитів
Для доступу до даних є гнучкий і зручний засіб - запити. Для однієї і тієї ж таблиці можна створити багато різних запитів, кожний із яких зможе взяти з таблиці лише малу частину інформації, але саме ту частину, яка у даний момент необхідна. Наприклад, у співробітника бухгалтерії повинен бути запит, що дозволить визначити скільки днів у році через хворобу був відсутнім той або інший працівник, але в нього не повинно бути запиту, що дозволяє дізнатись, чим працівник хворів і де лікувався, а в головного лікаря такий запит повинен бути.
У результаті роботи запиту з загальної вихідної бази формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, яка відповідає запиту.
Важливою властивістю запитів є те, що при створенні результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можуть упорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіюватися), об'єднуватися, розділятися, змінюватися і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися.
Результати обробки позначаються тільки на змісті результуючої таблиці, а вона має тимчасовий характер і іноді її навіть називають моментальним знімком. І ще одною цінною властивістю запитів є їхня можливість виконувати підсумкові обчислення. Запит може не тільки видати результуючу таблицю, але і знайти, наприклад, середнє (найбільше, найменше, сумарне і т.п.) значення по якомусь полю.